La colaboración virtual es el método de colaboración entre miembros de un equipo virtual que se lleva a cabo a través de la comunicación mediada por la tecnología. La colaboración virtual sigue el mismo proceso que la colaboración, pero las partes involucradas en la colaboración virtual no interactúan físicamente y se comunican exclusivamente a través de canales tecnológicos. [1] Los equipos distribuidos utilizan la colaboración virtual para simular la transferencia de información presente en las reuniones cara a cara, comunicándose virtualmente a través de medios verbales, visuales, escritos y digitales.
La colaboración virtual es una práctica común en equipos científicos y empresariales distribuidos por todo el mundo. Lo ideal es que la colaboración virtual sea más eficaz cuando puede simular la interacción cara a cara entre los miembros del equipo mediante la transferencia de información contextual, pero las limitaciones tecnológicas para compartir ciertos tipos de información impiden que la colaboración virtual sea tan eficaz como la interacción cara a cara.
Intercambio de información: la colaboración, por definición, es un proceso de recopilación de conocimientos de diferentes partes con miras a un objetivo común. La colaboración virtual tiene por objeto permitir el intercambio de conocimientos entre partes que no pueden intercambiar información debido a la separación física. Las plataformas de colaboración virtual permiten la transferencia de distintos tipos de información entre colaboradores para trabajar en pos de un objetivo común. [2]
Colaboradores dispersos: los colaboradores dentro de la colaboración virtual están físicamente separados unos de otros y solo pueden interactuar virtualmente. Poder interactuar físicamente con un miembro del equipo ofrece muchos beneficios que la colaboración virtual no puede proporcionar y elimina la necesidad de reuniones virtuales (compartir contexto, relaciones interpersonales, etc.). [3] Los colaboradores pueden reunirse físicamente, pero la interacción fuera de la plataforma virtual puede cambiar la dinámica de la colaboración y clasificarla como no virtual.
Mediación tecnológica: dado que los colaboradores virtuales no pueden interactuar físicamente, utilizan la tecnología para compartir información a través de varios medios. La mayoría de las plataformas de colaboración virtual se llevan a cabo a través de Internet, por ejemplo, el correo electrónico, las videoconferencias y los espacios de trabajo virtuales. Las conferencias de audio también pueden ser un medio de colaboración virtual, ya que la información se comparte a través de un teléfono u otro dispositivo de audio. [4]
1- Sincrónica: La colaboración sincrónica se produce cuando los miembros del equipo pueden compartir información e ideas de forma instantánea. Algunos ejemplos de colaboración virtual sincrónica son la mensajería instantánea, las salas de chat y las videoconferencias o audioconferencias (véase la figura 1). [4]
2- Colaboración asincrónica: la colaboración asincrónica se produce cuando los miembros de un equipo se comunican sin la capacidad de responder instantáneamente a mensajes o ideas. Algunos ejemplos de colaboración virtual asincrónica son el correo electrónico, los foros de debate, el software colaborativo específico de una aplicación o las bases de datos compartidas (véase la figura 1). [4]
Puesta en común de conocimientos: la colaboración virtual ofrece más oportunidades para que los expertos se unan a grupos de proyectos donde sus conocimientos pueden aprovecharse mejor y complementarse con otros expertos cuyo conocimiento contribuya a un objetivo común. La colaboración virtual permite que se formen equipos en función de la materia y la experiencia, sin la restricción de la proximidad física de los colaboradores. El conjunto de conocimientos es mucho mayor en el extranjero que en la mayoría de los entornos de equipos locales, lo que significa que la colaboración virtual ofrece a los equipos la oportunidad de añadir un experto de calidad que se ajuste a las necesidades del equipo. Esto se puede comprobar por el hecho de que los equipos dispersos con expertos contratados tienden a tener mayores ingresos netos que los equipos locales con un experto local. [5]
Rentabilidad: en comparación con las reuniones presenciales de miembros de grupos distribuidos, la colaboración virtual es mucho menos costosa. El tiempo y los costos asociados con el transporte para reunir físicamente a los miembros del equipo de diferentes ubicaciones geográficas pueden ser sustancialmente más altos que el costo de una aplicación de colaboración virtual. [4] El software utilizado para conectar equipos distribuidos se puede encontrar de forma gratuita en Internet, mientras que las aplicaciones más especializadas y con más funciones tienen un costo único o una suscripción paga.
Menor potencia grupal: la colaboración virtual reduce la interacción entre los miembros del equipo, lo que conduce a discusiones ineficaces y a la adopción de opciones que son más riesgosas y quizás menos bien consideradas en la comunicación cara a cara, ya que dicha tarea compleja se vuelve más compleja en la colaboración virtual. Además, debido al anonimato del experto y a la invisibilidad del efecto de estatus, surgen muchos problemas, como la presión para conformarse, la falta de valoración del desempeño y pueden afectar significativamente los procesos y resultados del grupo. [6]
Cohesión reducida: los grupos cohesionados suelen ser cálidos, sociables y personales en lo que respecta a la interacción con otros miembros del grupo. Sin embargo, con la colaboración virtual, las personas tienden a tener más conflictos intragrupales que en el cara a cara, esto se debe a que se intercambian menos comentarios sociales y hay menos participación. [7]
Poca satisfacción: el 93 % del significado se encuentra en las señales faciales y vocales, no en el texto. Por lo tanto, la tecnología como la colaboración virtual carece de expresiones faciales, entonaciones vocales e indicadores de comprensión, por lo que existe una falta de confianza y satisfacción entre los miembros del equipo que colaboran virtualmente. [8]
Límites tecnológicos: debido a que la tecnología no puede transmitir información importante, como el contexto y las expresiones de las emociones, los equipos tienen limitaciones en cuanto a su base de conocimientos y relaciones interpersonales. Muchas de las desventajas que conlleva la colaboración virtual son las mismas que las que se encuentran en los grupos virtuales, debido a que los grupos virtuales no pueden interactuar físicamente entre sí. La tecnología que no respalda de manera efectiva las habilidades de los colaboradores ni el proceso de colaboración dará como resultado una "pérdida de señal" o una gran reducción en el poder de la colaboración virtual [9].
Dependencia de la tecnología: cualquier problema que surja con la tecnología puede obstaculizar un esfuerzo colaborativo debido a la dependencia total de la colaboración virtual de la tecnología para la comunicación. Los equipos que no comprenden cómo utilizar la tecnología de colaboración virtual no pueden realizar sus tareas de manera tan eficiente y tienen mayores niveles de frustración. Los fallos en la tecnología de comunicación también pueden obstaculizar el progreso de las tareas. [10] Además, la tecnología incompatible o diferente utilizada por los miembros del equipo puede dificultar la realización de la tarea. [11]
Comunicación asincrónica y con retrasos: los colaboradores que dependen mutuamente de la información pueden experimentar problemas debido a la falta de sincronización debido a la tecnología. La comunicación asincrónica no brinda a los miembros del equipo actualizaciones constantes en tiempo real, lo que puede generar problemas de coordinación y secuenciación de una tarea. [12] En las videoconferencias y teleconferencias, los retrasos debidos a la comunicación mediada por la tecnología pueden causar confusión entre los colaboradores. [13] Estos problemas de coordinación pueden frustrar a los colaboradores y generar trabajo innecesario.
Medios de exclusión: El método de transferencia de información en la colaboración virtual puede permitir que los miembros del equipo elijan quién recibe y quién no la información. Por ejemplo, un colaborador virtual puede enviar un correo electrónico a otros que ellos elijan, y pueden producirse llamadas telefónicas entre ciertos colaboradores y no entre otros. Este medio de exclusión, ya sea intencional o accidental, puede causar confusión y conflicto dentro de un grupo, obstaculizando los procesos de colaboración. [12]
Se destacan ciertos desafíos para utilizar los resultados de la colaboración virtual. Estos desafíos son: desafíos relacionados con la tecnología, desafíos relacionados con la diversidad cultural y desafíos relacionados con la dispersión geográfica. Para superar estos desafíos, el equipo virtual debe considerar los aspectos de conocimientos, habilidades, capacidades y otras características (KSAO) de los miembros. [14]
El equipo debe conocer tanto la naturaleza de su trabajo como los medios de colaboración virtual que elija, y seleccionar los medios más adecuados para abordar la situación más adecuada. El equipo también debe tener la habilidad de tratar con los medios para superar los problemas que estos puedan surgir.
Los miembros del equipo deben tener un buen conocimiento de las diferencias culturales entre sus integrantes y saber elegir los medios adecuados para suavizar esas diferencias. Se espera que los miembros tengan la habilidad de adaptar su comportamiento comunicativo y el dominio del idioma para lograr la adaptación cultural.
El miembro del equipo debe comprender claramente los pros y contras de elegir medios sincrónicos y asincrónicos para evitar los problemas que surgen de los lugares de trabajo dispersos. También se hace hincapié en la capacidad de gestión del tiempo y la autogestión de los miembros del equipo para superar este desafío.
La confianza entre los miembros de los equipos virtuales afecta la calidad y la cantidad de información compartida. Cuando los equipos virtuales se reúnen cara a cara, se genera confianza y cohesión y se garantiza el intercambio de conocimientos. [15] El intercambio de conocimientos en los equipos virtuales influye en la formación de la confianza y contribuye a la eficacia del equipo. [16] En la comunicación escrita, no se puede estar seguro del compromiso de los demás miembros y es difícil reconocer las emociones de los demás. [17]
Si un proyecto virtual es solo una pequeña parte del trabajo de los miembros del equipo, es posible que estos no tengan tiempo suficiente para el proyecto virtual. Por ejemplo, tienen que procesar la información rápidamente. Un desafío particular en los equipos virtuales es dar seguimiento y responder en el momento adecuado, ya que no responder podría interpretarse como una falta de competencia o compromiso. [18]
Además de estos conocimientos y habilidades, es fundamental que los miembros del equipo estén motivados para afrontar estos desafíos. Ciertas experiencias y características de los miembros del equipo también tendrían un efecto significativo. [14]
Los investigadores y desarrolladores encuentran cada vez más áreas que podrían beneficiarse no sólo de las tecnologías de medios tradicionales, sino también de las tecnologías de medios emergentes, como la realidad virtual. El primer sistema se centró en aplicaciones militares, industriales y médicas, pero poco después se extendió al uso comercial y al entretenimiento.
La colaboración virtual resulta útil en un entorno militar. La aplicación militar respalda entornos esenciales como el diseño, el ensamblaje y el mantenimiento, y supera la limitación de la distancia geográfica de muchos ejércitos y empresas o socios relacionados. Por lo tanto, la colaboración virtual se ha vuelto indispensable para llevar a cabo una operación diaria. Con las tecnologías, la integración del trabajo en equipo completamente distribuido permite que las personas en diferentes estaciones de trabajo en el mismo sitio y las que están en varios lugares trabajen juntas. Por ejemplo, las aplicaciones militares aumentan el apoyo a la navegación, la mejora de las comunicaciones, la reparación y el mantenimiento a través de análisis colaborativos dentro y entre sitios, además de permitir que la experiencia regional desarrollada en cada sitio se aplique donde sea necesario al otro lado de la frontera. [19]
La colaboración virtual se utiliza para que los médicos y las enfermeras, o estos miembros del hospital y sus pacientes, estén conectados incluso cuando están separados para que puedan compartir información valiosa. Por ejemplo, las aplicaciones Web 2.0, en particular las wikis, los blogs y los podcasts, han sido ampliamente utilizadas por muchos profesionales relacionados con la salud en línea. Debido a que son fáciles de usar e implementar, estas herramientas ofrecen la oportunidad de compartir información e interactuar de manera sólida. Uno de los ejemplos de blogs médicos es el blog "Caso clínico e imagen". [20] Al compartir información y tecnologías relacionadas escritas por una persona o un grupo de colaboradores en el blog, las personas que están interesadas en construir conocimiento de temas específicos en la comunidad en línea forman un grupo virtual.
La colaboración virtual, como las misiones de incursión o la simulación militar, se utiliza ampliamente en los juegos multijugador en línea. Estas herramientas ayudan a los usuarios a luchar contra enemigos virtuales. Por ejemplo, en los últimos años se ha visto un creciente uso de mundos virtuales como World of Warcraft, un entorno virtual creado mediante tecnología que incorpora representaciones de elementos del mundo real, como seres humanos, paisajes y otros objetos. Estos mundos virtuales pueden proporcionar la base para el comportamiento de la colaboración electrónica y los resultados relacionados, así como una plataforma para estudios creíbles sobre el intercambio de información y tareas. [21]
La colaboración virtual se utiliza ampliamente en las empresas corporativas por su eficiencia, innovación y capacidad para obtener o mantener ventajas competitivas en el mercado. Las empresas suelen utilizar la tecnología de colaboración virtual para facilitar la resolución de problemas entre equipos dentro de la empresa y también para colaborar con otras empresas. La colaboración virtual mejora los márgenes de beneficio al aumentar la eficiencia operativa y la productividad dentro de la empresa, ya sea mediante soluciones innovadoras o mediante un mayor intercambio de conocimientos a través de medios virtuales. [22] Por ejemplo, IBM, uno de los líderes en el uso de la colaboración virtual para promover los procesos empresariales, ha desarrollado muchos sistemas para ayudar a los empleados a colaborar más fácilmente a través de las fronteras. El uso de espacios de colaboración virtuales por parte de IBM, como salas de reuniones en 3D y el uso de avatares, en su Comunidad del Universo Virtual proporciona a los empleados una forma de colaborar que ha dado como resultado una mayor producción. [23]
La colaboración virtual se utiliza a menudo para conectar a expertos en un campo científico con otros que desean colaborar con fines de investigación o educación. Muchas universidades e instituciones de aprendizaje utilizan sistemas virtuales para alojar información en la que tanto los estudiantes como los expertos pueden compartir información sobre un tema determinado. Tanto los wikis como las conferencias virtuales han demostrado ser eficaces para compartir información de expertos con el fin de educar a los estudiantes u otras personas interesadas en el tema. [24] Los expertos también pueden colaborar virtualmente con otros expertos, de diferentes temas, para descubrir cosas nuevas que no eran evidentes cuando los colaboradores estaban aislados. Los mundos virtuales también ofrecen ahora plataformas para que las personas colaboren utilizando análisis visuales de fácil acceso. Los mundos virtuales también proporcionan un espacio para observar las ciencias sociales en lo que respecta a los esfuerzos de colaboración de una comunidad. [25]
Los wikis son una forma de colaboración virtual porque permiten a las personas contribuir a un documento en línea que puede ser visto y editado por otros usuarios a través de Internet. Los wikis se consideran una tecnología de la Web 2.0 y caen dentro de la colaboración virtual debido al proceso colaborativo por el que pasan los documentos cuando se colocan en un wiki. [26] Los wikis pueden describirse como una "colaboración virtual abierta", que se basa en las teorías de los sistemas vivos e incluye conceptos como la autoorganización, la teoría del caos y la emergencia. La colaboración virtual abierta permite a las personas con una conexión a Internet buscar la participación de otros en el diseño y desarrollo de nuevas ideas, procesos, productos y servicios para fines personales y comerciales. Las tecnologías de la información como el etiquetado y el filtrado facilitan el proceso de encontrar colaboradores en línea. International Business Machines (IBM) y Procter & Gamble fueron los primeros beneficiarios comerciales de la práctica de la colaboración virtual abierta. Al acceder a la inteligencia y la sabiduría colectivas de humanos no afiliados conectados a través de Internet, las empresas pueden acceder a conocimientos y experiencia que de otro modo requerirían un costo y un esfuerzo significativos.