El software de gestión de contratos está constituido por una serie de programas informáticos , bibliotecas y datos que se utilizan para respaldar la gestión de contratos , la gestión del ciclo de vida de los contratos y la gestión de contratistas en proyectos y en la adquisición de bienes y servicios. Puede utilizarse con software de gestión de proyectos .
La mayoría de los proyectos más sofisticados que involucran a contratistas ahora utilizan software de gestión de contratos en lugar de depender de la gestión manual de contratos en papel. Se ha convertido en una herramienta esencial para realizar un seguimiento de múltiples actividades con implicaciones de costos y puede ser especialmente útil para automatizar la administración, garantizar el cumplimiento, monitorear el riesgo, ejecutar informes y activar alertas. [1] Además de este tipo de funciones, los sistemas de software de gestión de contratos brindan un repositorio centralizado para que los empleados accedan rápidamente a todos los contratos en todo el mundo en un solo lugar. Tener contratos almacenados en múltiples ubicaciones puede retrasar e interrumpir el proceso de contratación.
Muchas empresas producen software de gestión de contratos que funcionan en distintas escalas y ofrecen distintos grados de personalización. Las funciones básicas deben incluir la capacidad de almacenar documentos contractuales, realizar un seguimiento de los cambios en los documentos contractuales , buscar documentos según un criterio en particular, enviar alertas de fechas clave e informar sobre los aspectos requeridos del contrato. [2] Otras funciones incluyen la gestión de una nueva solicitud de contrato, la captura de datos relacionados, el seguimiento de un documento a través de un proceso de revisión y aprobación y la recopilación de firmas digitales . [1] [3]
El software de gestión de contratos también puede ser una ayuda para la gestión de la cartera de proyectos y el análisis de gastos , y también puede supervisar los KPI . El software de gestión de contratos líder proporciona visibilidad, supervisión y cumplimiento de los contratos para automatizar y agilizar el proceso del ciclo de vida del contrato .
Un repositorio centralizado ofrece una ventaja fundamental, ya que permite almacenar todos los documentos contractuales en un solo lugar. El almacenamiento de contratos en varios lugares puede retrasar e interrumpir el proceso de contratación. [4]
Históricamente, la gestión de contratos se ha considerado un proceso que requiere mucho papeleo. [5] Los primeros pasos que dio a principios de la década de 2000 el Grupo Aberdeen requerían un trabajo de conversión de datos extenso para permitir que los documentos se manejaran electrónicamente. [6] Con la adopción del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea en 2016, las empresas han tenido que tomar medidas adicionales en lo que respecta a la gestión de contratos. Cada entidad responsable de los datos está obligada a firmar acuerdos de procesamiento de datos (APD) con los distintos proveedores que tratan los datos personales en nombre del responsable de los datos. Los APD deben controlarse, ajustarse y renovarse periódicamente, lo que agrega un acuerdo adicional con dichos proveedores o al menos un anexo de APD adicional a cada acuerdo. [ cita requerida ]
Las empresas de gran envergadura, como los proyectos de inversión de capital (capex), involucran a múltiples partes y conllevan un alto riesgo e incertidumbre. A diferencia de los contratos operativos tradicionales, están sujetos a plazos compartidos en situaciones únicas. A medida que aumenta la complejidad de estos proyectos únicos, las relaciones entre las partes se vuelven más importantes. Esto requiere que el software de gestión de contratos, o software de gestión de riesgos contractuales (CRMS), sea más dinámico y receptivo.
Los términos de estos contratos de gastos de capital implican necesariamente suposiciones al comienzo del proceso y es probable que cambien durante la vida útil del ciclo de vida del proyecto . Por este motivo, el CRMS debe ser capaz de registrar una única instancia de cambios acordados en los términos del contrato e incorporar estos cambios de una manera auditable y legalmente sólida. Con múltiples tomadores de decisiones involucrados, el CRMS también debería hacer que la rendición de cuentas sea más transparente y permitir decisiones más rápidas sobre las propuestas de variación.
El software de gestión de contratos que utiliza inteligencia artificial (IA) puede identificar tipos de contratos basándose en el reconocimiento de patrones. El software de contratación con IA entrena su algoritmo con un conjunto de datos contractuales para reconocer patrones y extraer variables como cláusulas, fechas y partes. También ofrece capacidades de predicción simples, al clasificar un gran volumen de contratos y marcar contratos individuales según criterios específicos. El software de IA actual también puede leer contratos en múltiples formatos e idiomas, extraer datos contractuales y proporcionar análisis . Puede reducir el riesgo de error humano en la redacción y revisión de contratos. [7]