En archivística , un fondo (en plural también fonds ) es un grupo de documentos que comparten el mismo origen y que se han producido de forma natural como resultado del trabajo diario de una agencia, individuo u organización. [1] Un ejemplo de fondo podrían ser los escritos de un poeta que nunca se publicaron o los registros de una institución durante un período específico.
Los fondos forman parte de un nivel jerárquico del sistema de descripción de un archivo que comienza con los fondos en la parte superior. Los niveles subsiguientes se vuelven más descriptivos y más estrechos a medida que se desciende en la jerarquía. Las descripciones de nivel van desde el fondo a la serie , al archivo y luego al nivel de artículo . Entre el nivel de fondo y el nivel de serie a veces hay un nivel de subfondo ( en francés : sous-fonds ), y entre el nivel de serie y el nivel de archivo a veces hay un nivel de subserie . [2] [3]
En el campo de la archivística, existe un amplio consenso en que el término fonds se originó en la práctica archivística francesa poco después de la Revolución Francesa , cuando Natalis de Wailly , jefa de la Sección Administrativa de los Archivos Nacionales de Francia, escribió la Circular No. 14 , que exponía la idea de fonds como la conservación de registros del mismo origen juntos porque antes de este anuncio los registros se clasificaban de forma arbitraria e inconsistente. [4] En la misma publicación, Wailly también acuñó la idea de respect des fonds , un principio de orden original bajo el cual los archiveros deberían dejar la disposición de los documentos dentro de un fondo tal como fue originada por la persona o agencia que creó los registros. [5] Sin embargo, Luciana Duranti ha encontrado evidencia de que la idea se originó en Nápoles y otros lugares antes de la Circular No. 14 en 1814. [6] Independientemente del origen, el respeto de los fondos se extendió rápidamente por toda Europa después de la publicación del Manual para la ordenación y descripción de archivos , comúnmente conocido como el Manual holandés , en 1898, y el Primer Congreso Internacional de Archiveros en 1910. [4]
El término fonds creado por Wailly no era tan preciso como podría haber sido y dejó mucho espacio para la interpretación de fonds. Debido a esto, los archivistas prusianos emitieron regulaciones para la organización de archivos en 1881. Estas regulaciones proporcionaron una imagen más clara de los fonds como registros públicos que "deberían agruparse según sus orígenes en los organismos administrativos públicos", y este principio se denominó Provenienzprinzip o, como se lo conoce más comúnmente hoy en día entre el mundo angloparlante, procedencia . [7] La procedencia, en este sentido, es la práctica de los archivistas de mantener un grupo de registros obtenidos como una unidad en sí misma y no fusionarlo con otros documentos. [8] La procedencia también se conoce a veces como historial de custodia , ya que tiene en cuenta las diferentes personas u organizaciones que conservaron estos registros antes de que el archivo los obtuviera y la forma en que los organizaron. [9] A menudo se confunde el respeto de los fondos con la procedencia, pero ambas ideas, aunque están estrechamente relacionadas, son distintas en el sentido de que la procedencia se refiere a mantener las obras de personas u organizaciones específicas separadas de otras, mientras que el respeto de los fondos contribuye a esto al mantener o recrear también el orden original del creador. Las ideas de fondo y respeto de los fondos transformaron el mundo de los archivos y todavía se utilizan en la actualidad.
En la práctica archivística moderna, la idea de fondo todavía existe hoy, principalmente en Europa y América del Norte. Sin embargo, el fondo a veces se cambia ligeramente para adaptarse a otras prácticas archivísticas. Por ejemplo, en los Archivos Nacionales británicos , se utiliza el término grupo de archivo en lugar de fondo, mientras que en la Administración Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos se prefiere el término grupo de registros . Los grupos de registros a menudo se comparan con los fondos, pero en realidad pueden estar compuestos por más de un fondo o incluso no ser un fondo completo. [10] En la teoría archivística australiana, se reconoce el principio de respeto de los fondos , pero la teoría se centra en las series como el nivel descriptivo primario, con la existencia de múltiples procedencias. [11] Los fondos no deben confundirse con el término colección de documentos , que se utiliza para agregaciones de documentos reunidas en función de alguna característica compartida por un coleccionista , pero no son creadas por el coleccionista y a menudo no siguen la procedencia. [12]
A medida que los archivos se digitalizan cada vez más (se escanean y almacenan en una computadora) y se trasladan a una plataforma electrónica, la idea de que un fondo exista en una base de datos en línea está cambiando. Un catálogo electrónico no ordena sus artículos en el nivel de descripción del fondo para seguir los procedimientos de procedencia a menos que se le indique que lo haga, y tampoco ordena automáticamente los artículos dentro de él en un orden cronológico para seguir las prácticas de respeto al fondo . También está el problema de los artículos que nacen digitales , que son artículos que se han creado electrónicamente y no están sujetos automáticamente a la jerarquía de un artículo físico. [13] La práctica de implementar fondos en una base de datos electrónica presenta nuevos desafíos para mantener un fondo unido tanto electrónicamente como físicamente. Como dice Jefferson Bailey, "la lógica de la base de datos no es lineal y no hay un orden original porque el orden depende de la consulta". [4] En el contexto digital, algunos archivos han optado por describir sus fondos a nivel de fondo o de serie, o si un archivo elige hacer una descripción a nivel de archivo y de artículo, los fondos se pueden mantener juntos implementando metadatos y asegurando que los metadatos tengan información sobre las relaciones entre los artículos para vincular el artículo y sus descripciones de nivel superior. [14] Los fondos en un archivo digital son un tema que seguirá evolucionando a medida que los archivos digitales sigan evolucionando, y aún queda por ver cómo evolucionarán los fondos en este contexto.