En la archivística y la administración de archivos, la tasación es un proceso que suelen llevar a cabo los miembros de la institución que conserva los documentos (a menudo, archivistas profesionales ) en el que se examina un conjunto de documentos para determinar su valor para esa institución. También implica determinar cuánto durará este valor. La actividad es una de las tareas centrales de un archivista, determinar el valor archivístico de documentos específicos. Cuando se realiza antes de la adquisición, el proceso de tasación implica evaluar los documentos para su inclusión en los archivos. En relación con la política de recopilación de una institución, la tasación "representa una puerta de entrada a los archivos por la que deben pasar todos los documentos". [1] Algunas consideraciones al realizar la tasación incluyen cómo satisfacer las necesidades organizativas del organismo que otorga los documentos, cómo mantener los requisitos de responsabilidad organizativa (ya sean legales, institucionales o determinados por la ética archivística) y cómo satisfacer las expectativas de la comunidad que utiliza los documentos.
Si bien la recolección de archivos a veces se equipara con la tasación, la tasación aún se considera una función crítica de la profesión archivística moderna, a pesar de que se ha argumentado que las sociedades históricas contribuyen a la "aleatoriedad general de la recolección", lo que se opone a los estándares rigurosos de tasación, incluso cuando muchos programas de recolección aún "adquieren las colecciones de coleccionistas privados" y algunos aspectos requieren asociaciones entre diversas instituciones. [2] La tasación es importante para mantener el patrimonio cultural para las generaciones futuras y puede proporcionar un registro legal para aquellos preocupados por sus derechos humanos .
La tasación se considera una función archivística fundamental, junto con la adquisición, la ordenación y la descripción, la conservación y el acceso . La definición oficial de la Sociedad de Archivistas Estadounidenses (SAA) es la siguiente:
En un contexto archivístico, la tasación es el proceso de determinar si los registros y otros materiales tienen un valor permanente (archivado). La tasación puede realizarse a nivel de colección, creador, serie, archivo o artículo. La tasación puede tener lugar antes de la donación y antes de la transferencia física, en el momento de la adquisición o después de ella. La base de las decisiones de tasación puede incluir una serie de factores, entre ellos la procedencia y el contenido de los registros, su autenticidad y fiabilidad, su orden e integridad, su estado y los costes de conservación, y su valor intrínseco. La tasación suele tener lugar en el marco de una política de recopilación y una declaración de misión institucionales más amplias. [3]
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La SAA también dice, en sus "Directrices para los archivos de colegios y universidades", que la tasación debe basarse en la declaración de misión de los archivos y que los archivistas, mediante la tasación, determinarán qué registros pertenecen a los archivos, basándose en el "valor administrativo, legal, fiscal y de investigación a largo plazo" de los propios registros. [4] También señalan que los archivos obtendrán los registros adecuados que cumplan con los criterios de tasación y que, utilizando los criterios de tasación, los archivos desarrollarán una política de adquisiciones escrita y actualizada periódicamente. Otros han descrito la tasación como una habilidad única que los archivistas aportan, especialmente cuando se trata de mantener registros y datos, con problemas cuando las organizaciones han participado en la tasación cuando no tenían archivistas capacitados en el personal. [5] [6]
La valoración puede considerarse como un acto de equilibrio entre las exigencias de los objetivos administrativos y patrimoniales, entre el contexto de creación y el uso de los registros. [7] Dependiendo del grado de autonomía de un archivista para tomar decisiones de valoración, el papel de un archivista es más o menos central para la memoria de una institución o sociedad. Jacques Grimard considera que los archivistas participan en la "gestión de la memoria del mundo" de tres maneras, desarrollando, preservando y comunicando la memoria. [7] En opinión de Luciana Duranti , la valoración es un análogo de la profesión archivística en su conjunto. Es deber de la profesión "actuar como mediador entre quienes producen archivos y quienes los utilizan, como facilitador de la creación y conservación de la memoria pública". Es cautelosa en su uso del término valor en el contexto de los archivos, si establecer el valor significa comprometer las relaciones entre los documentos y la "evidencia social imparcial" que podrían transmitir a las generaciones futuras. [8] Otros archivistas han argumentado que la tasación no es sólo uno de los actos de creación de registros, sino que requiere lo imposible en el sentido de que el archivista mira hacia el futuro, haciendo juicios "sobre qué información será de valor para los investigadores". [9] [10] [11] Además, otros académicos han argumentado que la tasación permite determinar el valor real o percibido de los registros, que los archivistas hacen juicios de valor, basados en el contexto histórico y sus creencias personales, cuando realizan la tasación, aunque esto último ha sido cuestionado, y que ver la "naturalidad" y la "utilidad" en los registros trastorna la teoría existente de la tasación archivística. [12] [13] [14] Ya sea que se acepte este argumento o no, una tasación profesional que constituye una tasación, requiere conocimientos específicos y una planificación cuidadosa. No sólo se puede vincular con la gestión de registros , sino con la gestión de documentos como parte de este procedimiento analítico. En el proceso se pueden consultar teorías de valoración archivística, especialmente en el caso de muestreo aleatorio y eliminación de registros que tienen usos rutinarios o de corto plazo, de su consideración como posibles registros dentro de una institución archivística, ya que no son registros inactivos.
El Manual para la ordenación y descripción de archivos, elaborado por la Asociación Holandesa de Archivistas (1898), que se ocupa principalmente de los registros de los organismos gubernamentales , suponía, en general, que los archivos conservarían todos los registros que adquirían. [15] Los autores articularon conceptos de procedencia y orden original que privilegiaban un "vínculo orgánico" en una colección que precede a su transferencia a un depósito de archivos. En consecuencia, las decisiones de evaluación que implican la selección de registros individuales o grupos de registros para su exclusión quedarían fuera de las responsabilidades del archivista, en su opinión. [14]
Sir Hilary Jenkinson fue un archivista británico y subdirector de la Oficina de Registro Público cuando se jubiló. Su gran contribución a la teoría de la tasación es su Manual de administración de archivos (1922; revisado en 1937; reeditado en 1965) en el que sostenía que los archivos son "documentos que formaban parte de una transacción oficial y se conservaban para referencia oficial". Para Jenkinson, el creador de los registros es responsable de determinar qué registros deben transferirse a los archivos para su conservación. Dado que, en su opinión, los registros son "imparciales", la tarea de selección es simplemente una cuestión de elegir los documentos que mejor describan "lo que sucedió". [16]
Jenkinson asignó un papel limitado al archivista, situado entre el organismo administrativo que transfiere los registros y el investigador que podría intentar acceder a ellos. El archivista, según Jenkinson, debe actuar como administrador de los registros bajo su custodia. Ni el archivista ni el historiador son competentes para tomar decisiones de valoración. Ese proceso debería dejarse en manos del donante. Jenkinson se ocupa directamente de la destrucción de los registros, que considera que es competencia exclusiva del creador de esos registros. Mientras la destrucción se realice de acuerdo con las necesidades de su "negocio práctico" y la agencia de origen se abstenga "de pensarse a sí misma como un organismo que produce evidencia histórica", sus acciones no deberían, en opinión de Jenkinson, considerarse ilegítimas, ni siquiera por las generaciones posteriores. [17]
En 2010, el académico Richard J. Cox señaló que muchos archivistas todavía se aferran a las ideas de Jenkinson sobre la valoración, que afirma que hay objetividad en la valoración porque los creadores de registros participaron en las “decisiones de selección” en lugar de los archivistas. [2]
El trabajo de TR Schellenberg en Modern Archives (1956) representa un cambio con respecto al enfoque de Jenkinson, necesario debido a la llegada de la duplicación masiva y una abrumadora afluencia de documentos a los archivos. En su trabajo, divide el valor de los registros en valores primarios (el valor original para el creador; para sus usos administrativos, fiscales y operativos) y valores secundarios (su valor duradero después de que ya no se utilizan actualmente; para aquellos que no sean el creador original). Define el valor evidencial como el que se deriva de la "evidencia que contienen los registros de la organización y el funcionamiento del organismo gubernamental que los produjo", y el valor informativo como el que se relaciona con la "información que contienen los registros sobre personas, entidades corporativas, cosas, problemas, condiciones y similares, con los que el organismo gubernamental se ocupó". Después de definir los términos, Schellenberg detalla la manera en que un archivista podría realizar una evaluación basada en estos criterios, haciendo hincapié en todos los casos en la importancia de la investigación y el análisis por parte del archivista. [18]
Según Schellenberg, el valor informativo se basa en tres criterios:
Otros académicos han añadido que la evidencia y la información se encuentran entre los bienes que proporcionan los registros, lo que subraya su modelo de valoración, ya que enfatiza los valores evidenciales e informativos, y que la gestión eficaz de los registros necesita un proceso de valoración. [19] Algunos incluso han dicho que el nuevo pensamiento sobre la valoración llevó a algunos a ver las distinciones entre los valores "evidenciales" e "informativos" de Schellenberg como artificiales, mientras que otros ven el grado de uso de los registros como el único medio para evaluar la adquisición o la valoración. [2]
La teoría de la valoración de archivos de Schellenberg fue un factor importante en el caso American Friends Service Committee, et al. v. William H. Webster, et.al (1983), que comenzó en junio de 1979 cuando organizaciones de acción social, historiadores, periodistas y otros demandaron al gobierno de los EE. UU. para detener la destrucción de archivos del FBI desafiando una "decisión de valoración de archivos" existente de la Administración Nacional de Archivos y Registros (en ese entonces llamada NARS). En 1986, Susan D. Steinwall, entonces en el Centro de Investigación de Área de la Universidad de Wisconsin-River Falls , escribió que este caso no solo advierte a los archivistas que no confíen demasiado "en las opiniones de los no archivistas", como los agentes del FBI , con respecto a la utilidad de los registros de una agencia específica, sino que pone en tela de juicio los supuestos archivísticos comúnmente aceptados. [20] En su artículo, describe cómo los archivistas que evaluaron los registros del FBI no sólo se basaron en el manual de Schellenberg, The Appraisal of Modern Public Records , sino también en el material de referencia del FBI y en su propia experiencia. No sólo NARS aprobó las solicitudes de disposición para el FBI en 1945 y 1946, sino que no fue hasta 1978 que revisaron sus decisiones de evaluación de los archivos del FBI bajo "una creciente presión pública", y al evaluar estos registros se habían basado en las descripciones del FBI de sus propios archivos, discutiendo los registros que debían eliminar con los funcionarios del FBI antes de "aprobar las solicitudes de disposición de registros". Después de incorporar los escritos de otros en el campo de la tasación de archivos, que supuestamente era embrionaria a fines de la década de 1970, como Philip C. Brooks , JoAnne Yates y Maynard Brichford, señala que a menudo se evoca a Schellenberg en el debate sobre la tasación porque proporcionó a los archivistas vocabulario para describir los "valores de investigación potenciales" de la documentación. Agrega que en su libro, The Appraisal of Modern Records , Schellenberg describió cómo los "registros públicos modernos" tienen dos tipos de valores, uno para el "uso inmediato de la agencia de origen y secundario para el uso posterior por otras agencias y usuarios", con valores secundarios considerados "evidenciales o informativos", con muchas series más grandes de registros en los Archivos Nacionales ingresados por información que "contenían sobre asuntos distintos de las acciones del gobierno". Ella termina su artículo argumentando que este caso, a menudo llamado el "caso de los archivos del FBI", muestra que los archivistas del gobierno deberían reconsiderar la filosofía de evaluación de Schellenberg, y señala cómo algunos archivistas, como Frank Boles y Julia Marks Young , tienen defensores de no interpretar literalmente lo que Schellenberg dice, señalando que a veces, los registros que tienen un valor administrativo mínimo pueden no tener, por el contrario, "un valor mínimo para la investigación". "
En los años 1960 y 1970, con los movimientos sociales en los Estados Unidos, las ideas jenkinsonianas y schellenbergianas sostenidas por los archivistas comenzaron a tambalearse, con esfuerzos por ampliar los registros históricos más allá de las "élites y los grupos socialmente dominantes", lo que llevó a algunos a decir que la justicia social era un llamado a la justicia para los archivos y a vincularla con la valoración en sí. [21] Algunos, dentro del campo, como Tyler O. Walters, han escrito sobre lo difícil que es para los escritores en el campo de los archivos y las bibliotecas crear prioridades de conservación y métodos de valoración. Han argumentado que los administradores de archivos comprenden los métodos de valoración al establecer prioridades de conservación en sus archivos, que es la primera responsabilidad. [22] Otros han agregado a esto que los archivistas han reconocido desde hace mucho tiempo que "su primera responsabilidad profesional es identificar y proteger la pequeña porción del registro general que tiene valor a largo plazo". [22]
Algunos de estos cambios implicaron el préstamo de experiencias de bibliotecarios . [2] En 1977, Howard Zinn argumentó que las instituciones habían ignorado "las experiencias de los pueblos marginados", diciendo que tenían lagunas en sus colecciones que a menudo se "presentan como representaciones integrales de la historia social", después de su discurso ante la Sociedad de Archivistas Estadounidenses siete años antes, cuando cuestionó abiertamente la "noción de neutralidad archivística". [23] [24] Además de Zinn, Hans Booms también discutió, como lo hicieron otros, el papel social de los archivistas y cómo influyen en la valoración, y algunos incluso plantearon un análisis feminista de la valoración que reforzaba la inclusión social, colocando a los archivistas dentro de dinámicas comunitarias en constante cambio. [24] También ha habido académicos que han enfatizado la importancia de evaluar los archivos personales porque muestran el carácter y la actitud de un individuo que teorías como la macroevaluación no tienen en cuenta, lo que hace necesario más "archivos de carácter que de logros", con esfuerzos para documentar nuestra "compleja humanidad interior" en lugar de lo que está en la superficie. [25] Una de las consecuencias del cambio social durante ese período y el "replanteamiento" de los principios archivísticos, incluidos los de los registros comerciales, fue la macroevaluación en Canadá y la estrategia de documentación en los EE. UU., junto con archivos que reflejan problemas sociales y comunidades específicas, lo que refleja un interés cambiante de los archivistas en "documentar la sociedad en general" y una necesidad de documentar adecuadamente no solo la sociedad sino también la "interacción pública con las instituciones estatales". [24] [26] [2]
Terry Cook , archivista canadiense, sostiene que la teoría de la valoración norteamericana no es planificada, es taxonómica, aleatoria y fragmentada, y rara vez ha incorporado los conceptos de dinámica institucional y social que llevarían a los archivistas a un modelo de trabajo que les permitiera evaluar el amplio espectro de la experiencia humana. Su modelo es un enfoque de arriba hacia abajo, que se centra en los procesos clave a través de los cuales se expresa una función particular al cruzarse con estructuras e individuos.
La macroevaluación se distingue de la microevaluación en que la primera busca evaluar la institución mediante la comprensión del contexto de creación y las interrelaciones entre, por ejemplo, los diferentes ministerios u organismos dentro de un gobierno. En opinión de Cook, esta comprensión institucional debería preceder e informar a la segunda, la microevaluación (la evaluación de documentos). Su enfoque de la macroevaluación no se deriva simplemente de la posición del organismo creador dentro de una jerarquía establecida. No es de arriba hacia abajo en un sentido convencional y burocrático. Es de arriba hacia abajo en el sentido de que pasa de la macroevaluación a la microevaluación. [7]
Esto requiere un enfoque planificado y lógico: los archivistas que emprenden evaluaciones están equipados con un conocimiento del creador de registros, su mandato y funciones, su estructura y procesos de toma de decisiones, la forma en que crea registros y los cambios en estos procesos a lo largo del tiempo.
La macroevaluación evalúa el valor social tanto del contexto funcional y estructural como de la cultura del lugar de trabajo en el que los documentos son creados y utilizados por el o los creadores, y la interrelación de los ciudadanos, grupos y organizaciones (el "público") con ese contexto funcional y estructural. Si la evaluación designa el valor a largo plazo del contexto de los documentos, o de una serie de documentos, por sus posibles valores para la investigación, la macroevaluación evalúa la importancia del contexto de su creación y de su uso contemporáneo.
— Terry Cook, "Macroevaluación en teoría y práctica: orígenes, características e implementación en Canadá, 1950-2000" [27]
Los beneficios de este proceso son teóricos (identificar las funciones importantes de la sociedad que deben documentarse) y prácticos (la capacidad de centrar las actividades de evaluación en los registros con mayor valor potencial de archivo).
Cook también sostuvo que en cualquier modelo de evaluación los archiveros deben recordar a las personas que se escapan a través de las grietas de la sociedad, y que la voz de los grupos marginados a menudo solo se escucha y documenta a través de "su interacción con tales instituciones [blancas, masculinas y capitalistas] y, por lo tanto, el archivero debe escuchar atentamente para asegurarse de que estas voces sean escuchadas". [11] Julie Herrada, una archivera, agregó a esto al señalar que existe valor en recopilar material contemporáneo y señaló que la clasificación y eliminación de registros es mejor "dejarla en manos del archivero durante el proceso de evaluación".
En relación con los escritos de Helen Willa Samuels , la estrategia de documentación tiene como objetivo ir más allá de los marcos institucionales a la hora de evaluar las colecciones. En el pasado, dice, los archivistas han sido pasivos, concentrándose en las necesidades de los investigadores en lugar de entender un documento en contexto. Esto ha llevado a un problema circular, ya que los investigadores establecen sus necesidades basándose en el contexto que deducen de los archivos, y los archivos crean un contexto artificial basado en las necesidades establecidas por los investigadores. "Los archivistas se enfrentan al reto de seleccionar un registro duradero", dice Samuels, "pero carecen de técnicas para apoyar esta toma de decisiones" (1992). [28] Samuels sostiene que, si bien antes los archivistas necesitaban conocer y comprender las complejas estructuras burocráticas de las organizaciones, ahora deben comprender las estructuras entre organizaciones e ignorar los límites institucionales.
Sin embargo, esto es cada vez más imposible; los archivistas necesitan examinar la documentación de manera integral. Una estrategia de documentación es, entonces, "un plan formulado para asegurar la documentación de un problema, actividad o área geográfica en curso". [28] Su desarrollo incluye a los creadores de documentos, archivistas y usuarios, y se lleva a cabo mediante una comprensión de todo el sistema del ciclo de vida previsto del documento .
En el campo de los archivos, ha habido cierto debate sobre cómo llevar a cabo la valoración en el ámbito digital. Algunos han sostenido que una valoración eficaz, que priorice las adquisiciones por parte de instituciones archivísticas, forma parte de un enfoque coordinado de los datos, pero que los criterios de valoración deberían incorporar la "práctica archivística" aceptada, evaluando no sólo la importancia de los datos para la comunidad investigadora, sino también la importancia de la fuente y el contexto de los datos, cómo complementarían los materiales las colecciones existentes, la singularidad de los datos, la posible utilidad de los datos y el "costo previsto de procesamiento". [29] Además, otros han descrito la valoración y selección por parte de los archivos web como una selección de materiales que se "capturarán" digitalmente y URL en las que "comenzará un rastreador web ", lo que encaja con quienes sostienen que la capacidad de realizar valoraciones en el "contexto de la representación e interpretación en línea" se está volviendo posible. [30] [31] Al mismo tiempo, algunos académicos han dicho que la digitalización de registros puede influir en la toma de decisiones de valoración, ya que la mayor proporción de usuarios de archivos son generalmente historiadores familiares, a menudo llamados genealogistas , lo que lleva a implicaciones para el mantenimiento de registros futuros y conlleva que la digitalización se defina claramente como solo un componente de la valoración que se "sopesa adecuadamente frente a otras consideraciones". [10] Otros profesionales de la información también han conectado la valoración con la curación digital de datos, diciendo que una de las áreas clave de la curación digital y la preservación digital es la selección y valoración de materiales. [32]
Aparte de la macroevaluación, la estrategia de documentación y el debate sobre el lugar de la evaluación en el mundo digital, ha habido preguntas sobre cómo se relaciona la evaluación con el fenómeno de los archivos comunitarios, o instituciones de archivo que son administradas por y para las comunidades a las que sirven, en lugar de un gobierno u otra entidad externa. Los académicos están divididos sobre los enfoques que los archivistas deberían adoptar, algunos dicen que la evaluación no solo necesita ser replanteada cuando se analizan los archivos comunitarios, mientras que otros dicen que se debe permitir que las comunidades participen directamente en el proceso de evaluación, definiendo lo que ven como registros valiosos, en lugar de que la profesión archivística asuma este manto. [33] [12] Este último fue el caso de un archivo comunitario que documentó la brutalidad policial en Cleveland, Ohio , y los académicos señalaron que los archivistas ciudadanos mantienen la responsabilidad sobre la gestión y dirección de este archivo popular, específicamente en lo que respecta a la divulgación y la evaluación del archivo en sí, describiendo no solo el propósito de los archivos sino también su construcción. [34] Aunque dos archivistas, Katie Shilton y Ramesh Srinivasan, propusieron un "modelo de archivo participativo" en 2007 en un esfuerzo por reorientar conceptos archivísticos como procedencia , ordenamiento de registros y valoración, con la esperanza de que ayudaría a aliviar cierta representación por parte de comunidades multiculturales, este modelo se daría con "archivos tradicionales" en lugar de archivos comunitarios. [35] [23] También reconocieron, al proponer este modelo, que requería mucha mano de obra y estaba fuera del alcance de la mayoría de las instituciones archivísticas. [35]
En el campo archivístico, más personas, como Christian James y Ricardo L. Punzalan , han dicho que las funciones archivísticas básicas de procedencia, orden original, valoración y disposición son inadecuadas. [36] Parte de este cambio es un enfoque en el sesgo y los juicios de valor por parte de los archivistas. Randall C. Jimmerson escribió sobre esto en 2007: los archivistas deben ser conscientes de su "sesgo potencial" no solo trabajando para preservar registros que a menudo se pasan por alto, sino documentando sus decisiones de valoración, al tiempo que reconocen que es imposible ser "neutral o invisible" en la valoración de archivos. [37] Esto estaba en línea con lo que Elizabeth Yakel señaló en 2003: la necesidad de reexaminar antiguas decisiones de valoración y la sugerencia del académico Richard Cox de atribuir las decisiones de valoración a individuos específicos. [38] A pesar de las sugerencias de Jimmerson, diez años después los académicos todavía lamentaban que los archivistas parecían no documentar los "efectos transformadores" de sus decisiones de valoración y recomendaban que los archivistas no sólo reconocieran su propio papel en la valoración, sino también los criterios de valoración que aplicaban y las suposiciones que hacían al procesar y describir los registros, junto con los registros que decidían no conservar. [39]