El software de grabación de llamadas graba conversaciones telefónicas a través de PSTN o VoIP en un formato de archivo de audio digital . La grabación de llamadas es distinta del registro y seguimiento de llamadas , que registran detalles sobre la llamada pero no la conversación; sin embargo, el software puede incluir funciones de grabación y registro.
La grabación de llamadas es cada vez más importante a medida que la tecnología cambia y los hábitos de trabajo se vuelven más móviles. Abordar la grabación móvil es ahora el tema de las recomendaciones de muchos reguladores financieros. También es cada vez más importante para la planificación de la continuidad del negocio , especialmente para la planificación ante una pandemia [ cita requerida ] .
La grabación propiamente dicha se realiza en un sistema de grabación con software para la gestión de llamadas y seguridad de las grabaciones. La mayoría de las aplicaciones de software de grabación de llamadas dependen de una señal analógica a través de un adaptador de grabación de llamadas o una placa telefónica.
Las líneas digitales no se pueden grabar a menos que el sistema de grabación de llamadas pueda capturar y decodificar la señalización digital patentada, algo que algunos sistemas modernos pueden hacer. A veces, se suministra un método con una centralita privada (PBX) digital que puede procesar la señal patentada (generalmente una caja de conversión) antes de canalizarla a una computadora para su grabación. Alternativamente, se puede utilizar un adaptador de hardware en un auricular telefónico, ya que en ese punto la señal digital se convierte en analógica.
La grabación VoIP generalmente está restringida a grabadoras de transmisión de medios o software desarrollado por el creador del softphone o IP PBX . También existen soluciones que utilizan tecnología de captura de paquetes para grabar pasivamente llamadas telefónicas VoIP en la LAN .
Se requiere hardware para que la señal de voz esté disponible para el equipo informático. Algunos de los programas de grabación de llamadas actuales se venden como una solución llave en mano con hardware.
La grabación directa de llamadas de teléfonos móviles requiere un adaptador de hardware conectado al teléfono. Hay muchas otras formas de grabar llamadas de teléfonos móviles. Un método consiste en enrutar las llamadas a través de un nuevo sistema PBX vinculado a la grabadora. Sin embargo, estos sistemas suelen ser costosos de adquirir y cambiar la forma en que se realizan las llamadas, lo que genera costos de funcionamiento. Otro enfoque se vincula directamente con los sistemas de grabación existentes desde un teléfono PDA. Ambos enfoques permiten que las grabaciones tengan una marca de tiempo , lo que a menudo es necesario por razones legales. La grabación directamente en dispositivos móviles proporciona una grabación legalmente válida en muchos países.