Una nómina es una lista de empleados de una empresa que tienen derecho a recibir una compensación, así como otros beneficios laborales, así como las cantidades que cada uno debe obtener. [1] Junto con las cantidades que cada empleado debe recibir por el tiempo trabajado o las tareas realizadas, la nómina también puede referirse a los registros de una empresa de los pagos que se realizaron previamente a los empleados, incluidos los salarios y sueldos , las bonificaciones y los impuestos retenidos , [2] o el departamento de la empresa que se ocupa de la compensación . Una empresa puede manejar todos los aspectos del proceso de nómina internamente o puede subcontratar aspectos a una empresa de procesamiento de nóminas.
La nómina en los EE. UU. está sujeta a regulaciones federales, estatales y locales, incluidas exenciones para empleados , mantenimiento de registros y requisitos impositivos . [3]
Las empresas suelen procesar las nóminas a intervalos regulares. Este intervalo varía de una empresa a otra y puede diferir dentro de la empresa para los distintos tipos de empleados.
Según una investigación realizada en febrero de 2022 por el Departamento de Trabajo de EE. UU. y la Oficina de Estadísticas Laborales , las cuatro frecuencias de pago más comunes en Estados Unidos fueron: [4]
Esta frecuencia cambia según el tamaño del establecimiento o el número máximo de empleados dentro de la empresa durante los 12 meses anteriores. [4]
El salario bruto, también conocido como ingreso bruto , es el pago total que gana un empleado antes de que se deduzcan las deducciones o los impuestos. [5] Para los empleados que trabajan por horas, el salario bruto se calcula cuando la tasa de pago por hora se multiplica por el número total de horas regulares trabajadas. Si el empleado tiene horas extra, estas se multiplican por la tasa de pago de horas extra y se suman las dos cantidades. [6] También se incluye en el salario bruto cualquier otro tipo de ganancias que pueda tener un empleado. Estos pueden incluir el pago de días festivos , vacaciones o pago por enfermedad , bonificaciones y cualquier pago misceláneo que pueda recibir el empleado.
Existe una amplia gama de deducciones voluntarias que se pueden realizar del salario bruto de un empleado, algunas de las cuales se realizan antes de impuestos y otras después de impuestos. Las deducciones antes de impuestos son deducciones que se realizan del monto del salario bruto de un empleado antes de que esté sujeto a impuestos. [7] y podrían incluir seguro médico, dental o de vida, deducciones para ciertas cuentas de jubilación o deducciones para cuentas FSA o HSA .
Las deducciones después de impuestos son deducciones que se producen después de que se hayan deducido los impuestos del salario de un empleado. [8]
Los componentes de la nómina pueden incluir reembolsos por algunos gastos que un empleado asume en nombre de la empresa. En muchos casos, esto ayuda a un empleado a ahorrar impuestos. Un empleado normalmente tiene que presentar algunas facturas para validar los montos reales. Esto normalmente tiene que ser aprobado por su gerente y el equipo de finanzas. Algunos componentes de reembolso comunes en la nómina india incluyen facturas telefónicas , salario del conductor, reembolsos de combustible, etc. [9]
Varios niveles de gobierno requieren que los empleadores retengan varios tipos de impuestos sobre la renta e impuestos sobre la nómina . [10] En los Estados Unidos, los impuestos sobre la nómina se utilizan para respaldar los costos de la Seguridad Social y Medicare , mientras que los impuestos sobre la renta se utilizan para otros programas federales y estatales . [11] En Canadá, los impuestos sobre la nómina se utilizan para respaldar el Plan de Pensiones del gobierno (CPP o QPP) y el programa de Seguro de Empleo (EI), mientras que los impuestos sobre la renta se utilizan para financiar la atención médica pública y otros programas federales y provinciales/territoriales.
Un embargo de salario es un método ordenado por la corte para cobrar deudas vencidas que requiere que los empleadores retengan dinero de los salarios de los empleados y luego lo envíen directamente al acreedor. [12] Los embargos de salario son deducciones posteriores a impuestos, lo que significa que estas retenciones obligatorias no reducen el ingreso tributable de un empleado. [13] Las deudas impagas que pueden resultar en embargos de salario incluyen facturas de tarjetas de crédito y facturas médicas, manutención de menores y pensión alimenticia, préstamos federales para estudiantes y gravámenes fiscales. Cada uno de estos embargos puede tener un límite diferente en la cantidad que se puede deducir. [14]
El salario neto es la cantidad total que recibe un empleado después de realizar todas las deducciones obligatorias y voluntarias. [15]
Las empresas pueden decidir externalizar sus funciones de nómina a un servicio de externalización como una oficina de servicios de nómina o un servicio de nómina totalmente gestionado. Normalmente, estos servicios pueden reducir los costes que supone tener empleados formados en nóminas en la empresa, así como los costes de los sistemas y el software necesarios para procesar una nómina. Si bien esto puede reducir el coste para algunas empresas, muchas pagarán una factura mayor por externalizar su nómina si tienen un programa de nóminas especialmente diseñado o pagos para sus empleados. [ cita requerida ] [16] En muchos países, las nóminas de las empresas son complicadas, ya que los impuestos deben presentarse de forma coherente y precisa a las agencias reguladoras correspondientes. Por ejemplo, las nóminas de los restaurantes, que normalmente incluyen cálculos de propinas , deducciones, embargos y otras variables, pueden ser difíciles de gestionar, especialmente para los propietarios de empresas nuevas o pequeñas. Otra razón es que los directivos de las empresas no tienen tiempo para trabajar en las nóminas. [17]
En el Reino Unido, las oficinas de nóminas se encargarán de todas las consultas de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad y de las consultas de los empleados. Las oficinas de nóminas también elaboran informes para el departamento de contabilidad de las empresas y recibos de sueldo para los empleados, y también pueden realizar los pagos a los empleados si es necesario. A partir del 6 de abril de 2016, las empresas paraguas ya no pueden compensar los gastos de viaje y estancia y, si lo hacen, se considerarán responsables de reembolsar a la Agencia Tributaria y de Aduanas cualquier desgravación fiscal obtenida. Además, las empresas de contratación y los clientes pueden ser potencialmente responsables del impuesto no pagado. [18]
Otro motivo por el que muchas empresas externalizan sus servicios es la creciente complejidad de la legislación sobre nóminas. Los cambios anuales en los códigos fiscales, el sistema de pago por ingresos ( PAYE ) y las bandas de la Seguridad Social , así como los pagos y deducciones legales que deben realizarse a través de la nómina, suelen implicar que hay mucho que mantener al día para cumplir con la legislación vigente.
Por otro lado, las empresas también pueden decidir utilizar un software de nóminas para complementar los esfuerzos de un contable o una oficina de nóminas en lugar de contratar más especialistas en nóminas o subcontratar a una empresa de nóminas. El software de nóminas basa su cálculo en la tarifa ingresada, los datos aprobados obtenidos de otras herramientas integradas como el reloj electrónico Bundy y otras herramientas digitales esenciales de RR.HH.
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