Una reserva de mesa es un acuerdo que se hace con antelación para tener una mesa disponible en un restaurante . Si bien la mayoría de los restaurantes en la gran mayoría del mundo no requieren una reserva, y algunos no tienen una política o simplemente ningún canal para hacerla, los llamados restaurantes de alta gama, principalmente en ciudades superpobladas, a menudo requieren una reserva, y algunos pueden tener mesas reservadas con semanas de anticipación. En lugares particularmente exclusivos, puede ser imposible hacer una reserva el mismo día de la visita planificada. [1]
El sistema de reservas moderno surgió de la práctica anterior de organizar el servicio de catering en un restaurante. [2] Hoy en día, en dichos lugares, observa Joy Smith, autora de Kitchen Afloat: Galley Management and Meal Preparation (2002): "Siempre es inteligente preguntar sobre la política de reservas de un restaurante. Algunos solo reservan para grupos grandes de seis o más personas". [1]
En los últimos tiempos, muchos restaurantes han sustituido el tradicional lápiz y cuaderno por un sistema de reservas online, [3] como Bookatable , Chope o Resy . Algunos servicios permiten a los usuarios poner a la venta sus reservas. [4]
Las reservas para cenar más tarde pueden resultar problemáticas, ya que un restaurante puede tener una acumulación de clientes que obligará a los titulares de reservas a esperar más allá de la hora de llegada indicada. Además, los comensales con una reserva tardía se enfrentan a una mayor probabilidad de que el restaurante se quede sin los ingredientes necesarios para un plato especialmente popular. [1]
La mayoría de los restaurantes no cobran a los clientes que no respetan sus reservas, [5] y los tribunales tienden a no imponer sanciones sustanciales a los restaurantes que no respetan las reservas. [6] No obstante, generalmente se considera de buena educación llamar y cancelar una reserva una vez que se sabe que uno no la usará. [1]
Hoy en día se ha vuelto común que los restaurantes de alta cocina ofrezcan reservas de mesa a sus clientes. Este servicio se ha convertido en parte integral de la operación de un restaurante, debido a sus múltiples beneficios. Si bien aún existen tipos de restaurantes que prefieren la modalidad de “primero en llegar, primero en ser atendido”, la mayoría de los restaurantes de alta cocina y casuales organizan su operación a través de reservas de mesa. A medida que se ha convertido en parte del servicio de los restaurantes ofrecer reservas, los clientes tienden cada vez más a hacer uso de esta oferta, y para algunas personas, se ha vuelto obligatorio realizar una reserva de mesa antes de salir a un restaurante, ya que también existen beneficios para el cliente en este tipo de servicio.
Un restaurante sopesará las ventajas y desventajas de ofrecer el servicio de reserva de mesas a sus clientes, y aunque hay un coste involucrado en este servicio, los beneficios que ofrece superarán todas las desventajas que uno pueda considerar.
Ofrecer reservas de mesa puede ser una buena herramienta para aumentar la demanda de ciertos restaurantes. Como los clientes saben que hay una capacidad limitada de asientos, siempre preferirán hacer una reserva de mesa en lugar de llegar al restaurante y enfrentarse a una larga fila de espera. Esta herramienta ayuda al restaurante a mantener una alta demanda de sus clientes en las noches concurridas, e incluso mejor, a aumentar el tráfico en las noches tranquilas cuando los clientes hacen reservas porque no saben qué tan lleno estará el restaurante. [5]
Las reservas de mesa también son una herramienta muy útil en los mercados competitivos, ya que permiten a los restaurantes “robar” parte del mercado a sus competidores. Esto ocurre cuando los clientes no pueden conseguir una reserva en su restaurante de “primera elección” y deciden ir a su restaurante de “segunda elección”, donde sí pueden conseguir una reserva. [5]
Este servicio representa un beneficio importante para los restaurantes, ya que al garantizarle a los clientes un asiento, podrán empezar a operar más temprano, y servir comida hasta una hora más tarde que el promedio, y así, atender a más grupos cada día, y en consecuencia, tener un mayor ingreso diario. [5]
La modalidad de reserva de mesas ayuda a los restaurantes a estimar la demanda con mayor precisión y, por lo tanto, a mejorar la contratación y la dotación de personal y a gestionar los costos de manera más eficiente. Al gestionar mejor el flujo de trabajo, a través de las reservas, el restaurante podrá brindar una mejor calidad de servicio. [5]
Un cliente siempre se beneficiará de poder reservar mesa en el restaurante al que desea acudir. Hoy en día, la mayoría de las personas prefieren salir sabiendo que tienen una reserva, en lugar de correr el riesgo de no conseguir mesa en el lugar deseado.
Un claro beneficio de realizar una reserva de mesa para un cliente es la seguridad que experimentará al salir a un restaurante; es decir, realizar una reserva le garantizará al cliente que recibirá su mesa en el horario y lugar que ha planeado. [5]
Es una ventaja para el cliente saber de antemano que no tendrá que pasar por la molestia de esperar a que haya una mesa disponible, o estar en lista de espera, o en el peor de los casos, tener que buscar otro lugar donde comer, porque el elegido no podrá atenderle.
Otro beneficio importante de hacer una reserva en el restaurante deseado es la mejor calidad del servicio que se recibirá. Como el restaurante sabe a qué hora y con cuántas personas llegará el cliente, se reservará una mesa cómoda con suficientes asientos y espacio, y el personal del restaurante estará preparado para atender al grupo que llega. [5]
Tradicionalmente, los restaurantes han gestionado sus sistemas de reservas con un libro de reservas, es decir, recibían las reservas mediante llamadas telefónicas y las anotaban en un libro. Hoy en día, como consecuencia del uso masivo de Internet y sus beneficios, los expertos han visto la oportunidad y el gran valor añadido de crear sistemas de reservas online, y ya son muchos los restaurantes que han sustituido el formato tradicional por estos nuevos sistemas.
Una ventaja importante de los sistemas de reservas online es la flexibilidad que ofrecen a la hora de realizar una reserva. Cuando las reservas se gestionan de forma tradicional, los clientes sólo podrán llamar a un restaurante para hacer una reserva durante el horario de funcionamiento. Por el contrario, cuando las reservas se gestionan a través de un sistema de reservas online, los clientes podrán realizar sus reservas en cualquier momento y desde cualquier lugar que elijan. En general, los clientes tendrán una mejor experiencia al hacer una reserva online, porque será un proceso rápido, el servicio estará disponible 24/7, y el sistema proporcionará toda la información necesaria para realizar la reserva deseada con tranquilidad. [7]
Los restaurantes obtendrán una gran cantidad de beneficios al utilizar un sistema de reservas en línea. Algunos de estos beneficios se traducen en una disminución de las llamadas telefónicas entrantes, un mejor control de la capacidad del restaurante y del número de reservas que se podrán aceptar, y una serie de estadísticas e informes útiles que ayudarán a analizar el negocio de formas interesantes. [7]
Estos beneficios surgen de una amplia gama de herramientas de gestión proporcionadas por los sistemas de reservas en línea, como informes operativos, software de gestión de salas, historiales de reservas de clientes y bases de datos de clientes que incluyen datos y preferencias de los clientes y crecen con cada nueva reserva de mesa. Los restaurantes también podrán realizar un seguimiento de las cancelaciones y gestionar mejor las listas de espera y de entrada sin cita previa, eliminar las reservas excesivas y crear correos electrónicos y postales específicos con la información de la base de datos de clientes. Algunos sistemas de reservas en línea incluyen herramientas de marketing por correo electrónico integradas. [7]
Las reservas pueden causar problemas logísticos a los locales. Por ejemplo, las reservas en papel y lápiz pueden dar lugar a una sobreventa si se realizan de forma incorrecta. Aunque los sistemas de punto de venta (POS) y los sistemas en línea ofrecen soluciones a este problema, la sobreventa puede seguir produciéndose por motivos como la falta de comunicación entre varios miembros del personal. [8] Además, si un local está constantemente lleno, puede disuadir a nuevos clientes de intentar reservar en el futuro. [9]
Los huéspedes que hacen reservas pero no cancelan ni se presentan representan un riesgo financiero significativo para los restaurantes, lo que genera exceso de personal y pérdida de negocios de clientes potenciales que pagan. [9]
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