Los registros contables son fuentes clave de información y evidencia que se utilizan para preparar, verificar y/o auditar los estados financieros . También incluyen documentación para demostrar la propiedad de los activos para la creación de pasivos y pruebas de transacciones monetarias y no monetarias .
Los registros contables pueden adoptar muchas formas e incluir (entre otros):
Los documentos contables o registros de documentos agrupan todos los documentos que desempeñan un papel en la preparación de los estados financieros de una empresa, como los estados de resultados y los balances generales. Incluyen registros de transacciones monetarias, activos y pasivos, libros contables, diarios, etc. Los documentos y registros contables son los objetos físicos en los que se ingresan y resumen las transacciones. Algunos ejemplos incluyen elementos como cheques cancelados, facturas pagadas, nóminas, libros auxiliares y conciliaciones bancarias. [1]
Los registros contables pueden estar en formato físico o electrónico.
En algunos estados, los organismos contables establecen normas sobre el manejo de registros desde una perspectiva de presentación de estados financieros o de auditoría . Las normas varían en diferentes países y diferentes industrias tienen requisitos específicos de mantenimiento de registros.
Los registros contables son importantes para todo tipo de contabilidad, incluida la contabilidad financiera , la contabilidad de costos , así como para diferentes tipos de organizaciones: corporaciones , sociedades, LLC y para organizaciones con o sin fines de lucro.
En los EE. UU., el IRS prescribe la duración durante la cual se deben conservar los registros contables y proporciona pautas de retención de registros en la Sección 6001 del Código y la Publicación 583. Algunos registros, como las declaraciones de los contadores públicos y los auditores, se consideran registros permanentes, mientras que otros, como una lista de cuentas por pagar y solicitudes de empleo, generalmente solo se deben conservar durante siete o tres años respectivamente.
Las empresas de la industria del carbonato de sodio en la India deben seguir las pautas [1] prescritas por el Instituto de Contadores de Costos y Obras de la India (ICWAI)[2].