Un proceso de fases-puertas (también conocido como proceso en cascada ) es una técnica de gestión de proyectos en la que una iniciativa o proyecto (por ejemplo, desarrollo de un nuevo producto , desarrollo de software , mejora de procesos , cambio empresarial ) se divide en etapas o fases distintas , separadas por puntos de decisión (conocidos como puertas ).
En cada puerta, la decisión sobre la continuación del proyecto la toma (normalmente) un gerente, un comité directivo o una junta directiva. La decisión se toma en función de los pronósticos y la información disponible en ese momento, incluidos el caso de negocio , el análisis de riesgos y la disponibilidad de los recursos necesarios (por ejemplo, dinero, personas con las competencias adecuadas).
Un enfoque por fases para las decisiones de inversión para el desarrollo surgió en proyectos a gran escala para ingeniería mecánica y química, particularmente desde la década de 1940. [ cita requerida ] Una fuente describió ocho fases. [1] En 1958, la Asociación Estadounidense de Ingenieros de Costos creó cuatro clasificaciones de tipos de estimación de costos estándar para que coincidan con estas fases de desarrollo y aprobación. [2] Otras industrias con productos y proyectos complejos retomaron el proceso. Por ejemplo, la NASA practicó el concepto de desarrollo por fases en la década de 1960 con su planificación de proyectos por fases o lo que a menudo se llama proceso de revisión por fases . El proceso de revisión por fases tenía la intención de dividir el desarrollo de cualquier proyecto en una serie de fases que pudieran revisarse individualmente en secuencia. Los puntos de revisión al final de cada fase requerían que se cumplieran una serie de criterios antes de que el proyecto pudiera avanzar a la siguiente fase. [3] El proceso de revisión por fases constaba de cinco fases con revisiones periódicas del desarrollo entre fases. [4] El proceso de revisión por fases de la NASA se considera un proceso de primera generación porque no tomó en consideración el análisis de los mercados externos en el desarrollo de nuevos productos. [3]
La variante del proceso en cascada surgió a partir de la publicación del artículo de Winston Royce sobre grandes desarrollos, ya que ilustraba el trabajo en cascada desde cada fase como una serie de cascadas desde las cuales el trabajo no podía retornar a una fase anterior. [5]
Los procesos de fase-puerta a menudo se denominan carga frontal o gran diseño por adelantado .
La mayoría de las empresas sufren por tener demasiados proyectos en sus líneas de desarrollo de productos, en comparación con los recursos limitados disponibles. Las "puertas con dientes" ayudan a eliminar los proyectos débiles de la cartera de desarrollo y a lidiar con una línea de desarrollo estancada. Además, una estrategia de innovación sólida, junto con áreas estratégicas, reorienta los recursos hacia iniciativas de desarrollo de alto valor.
Tenga en cuenta que las puertas no son simplemente puntos de revisión de proyectos, informes de estado o actualizaciones de información. Más bien, son reuniones de decisiones difíciles, donde se toman las decisiones críticas de aprobación o cancelación y de priorización de los proyectos. Por lo tanto, las puertas se convierten en los puntos de control de calidad del proceso que garantizan que los proyectos correctos avancen y se completen correctamente.
Las puertas deben tener criterios claros y visibles para que los altos directivos puedan tomar decisiones de seguir adelante o no y de priorización de forma objetiva. Lo más importante es que estos criterios deben ser eficaces, es decir, deben ser operativos (fáciles de usar), realistas (hacer uso de la información disponible) y discriminantes (diferenciar los buenos proyectos de los mediocres). Estos criterios pueden ser:
A continuación se muestra una lista de muestra de criterios, a partir de la cual se puede desarrollar un cuadro de mando que luego se puede utilizar para calificar proyectos en una reunión de entrada.
Si las respuestas a muchas de estas preguntas son "no" o "baja", la decisión debería ser devolver el proyecto para una reconsideración (por ejemplo, para ajustar el alcance, los plazos, la financiación o la solución) o cancelarlo por completo. [6]
Las ventajas de utilizar el proceso de selección por fases para el desarrollo de productos suelen derivar de su capacidad para identificar problemas y evaluar el progreso antes de la conclusión del proyecto. Los proyectos con un rendimiento deficiente pueden rechazarse mediante un uso disciplinado del proceso. El uso del proceso de selección por fases en un proyecto de gran envergadura puede ayudar a reducir la complejidad de lo que podría ser un proceso de innovación grande y limitante en un enfoque sencillo basado en reglas. Cuando un proceso de selección por fases incorpora herramientas de análisis de costes y fiscales, como el valor actual neto , la organización puede recibir potencialmente información cuantitativa sobre la viabilidad de desarrollar ideas de productos potenciales. Por último, el proceso es una oportunidad para que los patrocinadores ejecutivos de un proyecto validen el caso de negocio actualizado . [7]
Un problema con el proceso de fases es el potencial de que la organización estructural interfiera con la creatividad y la innovación, ya que los procesos excesivamente estructurados pueden hacer que se reduzca la importancia de la creatividad y obstaculizar el proceso en gran medida iterativo de innovación. [ cita requerida ]
El embudo de gestión de oportunidades es una representación visual de la toma de decisiones por fases. La gestión de oportunidades se define como "un proceso para identificar oportunidades de desarrollo empresarial y comunitario que podrían implementarse para sostener o mejorar una economía local". [8] Los componentes de la gestión de oportunidades son:
El objetivo del embudo de gestión de oportunidades es eliminar las ideas débiles o malas antes de que se aporte dinero o recursos para materializarlas. El beneficio del embudo de gestión de oportunidades cuando se utiliza la toma de decisiones por fases es que el embudo genera eficiencias donde las ideas débiles se eliminan de manera eficiente dejando un conjunto sólido de alternativas viables. Para cumplir con su mandato, el embudo de gestión de oportunidades filtra la gama más amplia de oportunidades y garantiza que todos los sectores prioritarios estén representados. Al seleccionar qué oportunidades filtrar a través del proceso, los desarrolladores económicos deben ser conscientes de que inicialmente no hay malas ideas ni límites. Las alternativas inviables se filtrarán a lo largo del proceso mediante el proceso de toma de decisiones por fases.
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