La delegación es el proceso de distribuir y confiar el trabajo a otra persona. [1] En la gestión o liderazgo dentro de una organización , se trata de un gerente que tiene como objetivo distribuir eficientemente el trabajo, la toma de decisiones y la responsabilidad a los trabajadores subordinados en una organización . La delegación puede resultar en la creación de una cadena de autoridad responsable donde la autoridad y la responsabilidad descienden en una estructura organizacional . [2] La delegación ineficiente puede conducir a una microgestión .
Hay varias razones por las que alguien puede decidir delegar. Éstas incluyen:
La delegación es ampliamente aceptada como un elemento esencial de una gestión eficaz. [4] La capacidad de delegar es una habilidad fundamental para gestionar eficazmente. [5] Hay una serie de factores que facilitan la delegación efectiva por parte de los gerentes, incluyendo "Reconocer y respetar las capacidades de los demás; evaluar las tareas y comunicar cómo encajan en el panorama general; relacionar personas y tareas; brindar apoyo y aliento; tolerar la ambigüedad y incertidumbre; interpretar el fracaso como clave para el aprendizaje". [5] Dado que las organizaciones son entidades tan complejas y dinámicas, el éxito de los objetivos depende en gran medida de la eficacia con la que se puedan delegar tareas y responsabilidades. [6]
Según el Dr. Kanthi Wijesinghe, profesor titular del Instituto Nacional de Educación , "la delegación comienza cuando el gerente transfiere algunas de sus responsabilidades a un subordinado. La responsabilidad es el trabajo asignado a un individuo". [7] La delegación depende en gran medida de la capacidad del supervisor para comunicar, motivar y comprender las preferencias y diferencias individuales. [5] El proceso de delegación implica garantizar que se haya seleccionado una tarea y el empleado adecuado. El proceso de delegación requiere "preparación, inicio, implementación y cierre". [5] Si bien un gerente puede delegar autoridad para una tarea, la responsabilidad final no se transfiere. Esto significa que la delegación implica un proceso de compartir, que puede incluir "autoridad, poder, influencia, información, conocimiento o riesgo". [5] Esto genera confianza y moral entre gerentes y subordinados. El entorno interno y externo de una organización a menudo se caracteriza por muchos factores que interfieren. Algunos de ellos incluyen "demasiada urgencia, inexperiencia y falta de confianza". [5] Para minimizar el efecto de estos factores, se debe desarrollar y seguir un protocolo de delegación claro dentro de una organización.
El proceso de delegación no siempre sigue una estructura establecida, sin embargo, algunos aspectos que normalmente intervienen son:
Hay una serie de directrices que son esenciales para comprender e implementar el proceso de delegación. Los principios de delegación incluyen:
La autoridad delegada a un subordinado individual debe ser adecuada para garantizar su capacidad para lograr los resultados esperados de la tarea. [8] Antes de delegar, el gerente necesita conocer el propósito de dicha delegación y los resultados que espera de ella. [7] Esto significa que las metas, estándares de desempeño y metas deben delinearse claramente para dirigir las acciones del subordinado hacia la finalización de la tarea. [8]
Este principio describe el concepto de que la autoridad y la responsabilidad coexisten y deben ir de la mano. [7] Esto significa que la autoridad que se delega a un empleado debe ser coherente e igual a la de su responsabilidad. [8] "La responsabilidad sin autoridad no tiene sentido". [8] Cada individuo en una organización requiere de las autoridades necesarias para poder llevar a cabo efectivamente las tareas asignadas; No debe existir disparidad entre la responsabilidad impuesta a un empleado y la autoridad otorgada a él para realizar una tarea. [8]
El principio de absoluta responsabilidad establece que la delegación de responsabilidad no es posible. [7] Los superiores no pueden ceder, mediante el proceso de delegación, la responsabilidad de las tareas y actividades asignadas a sus subordinados, pues son ellos quienes delegaron esta autoridad y asignaron el deber. [8] La responsabilidad es absoluta y el gerente sigue siendo responsable de las acciones de sus subordinados. [7]
Según el principio de unidad de mando , los empleados solo deben tener un supervisor, al que reportan, del que reciben autoridad y órdenes. [7] Este empleado debe rendir cuentas únicamente ante su supervisor directo. Esto se asocia con una mayor eficiencia de los empleados y menos conflictos de roles dentro de una organización. [8]
El principio escalar afirma que existen líneas claras y formales de autoridad jerárquica dentro de una organización. [8] Esta jerarquía refleja el flujo de autoridad y responsabilidad. Describe claramente a los gerentes y subordinados quién tiene el poder de delegar autoridad y ante quién son responsables. [7]
Este principio afirma que a los empleados se les debe dar total libertad para cumplir con sus responsabilidades dentro del ámbito de su autoridad. [7] Por lo tanto, los directivos deberían abstenerse de interferir en el trabajo diario de sus subordinados, incluso si se reconocen errores menores. [7] Este nivel de control conduce a resultados más eficientes. En algunos casos excepcionales, los directivos pueden interferir en asuntos que se desvían significativamente de la norma; en este caso la autoridad delegada al subordinado podrá incluso ser retirada. [8]
La delegación es una herramienta de gestión esencial y extremadamente útil. [5] Cuando se implementa de manera efectiva y exitosa, la delegación genera muchos beneficios para la organización, el gerente y el subordinado. Sin embargo, si la delegación no tiene éxito y no se implementa de manera óptima, los resultados pueden generar serias desventajas y tener efectos resultantes. [4]
La delegación es uno de los métodos más conocidos para gestionar eficientemente el tiempo y genera numerosos beneficios dentro de una organización. Una de las ventajas más importantes de la delegación es su uso para la motivación y el desarrollo de los empleados. El factor motivador asociado con las delegaciones proviene de la mayor confianza transferida del gerente al subordinado. [1] Cuando un supervisor demuestra su confianza, genera confianza en el personal y confianza en sí mismos en los empleados. [5] Existe una relación muy significativa y positiva entre la delegación y la confianza entre un empleado individual y la dirección. [2] Los líderes pueden empoderar a los subordinados compartiendo el poder del supervisor. [5] Esto conduce a un refuerzo positivo del papel del supervisor, fortalece la moral y genera confianza en la organización. [5] La delegación aumenta significativamente la eficacia y la eficiencia de múltiples maneras. [5] Facilita los desafíos relacionados con la carga de trabajo de la gerencia, aumentando la capacidad de respuesta y haciendo crecer y desarrollando las capacidades de los empleados. [4] Los recursos organizacionales se administran de manera más eficiente y los subordinados pueden tomar decisiones y realizar tareas más rápido. [4] A través de la delegación, los empleados de niveles inferiores pueden aprovechar la oportunidad de adquirir experiencia, desarrollar capacidades y desarrollar habilidades, lo que mejora la organización. [4] La delegación se relaciona positivamente con el compromiso organizacional, el desempeño de tareas, el comportamiento innovador y la satisfacción laboral. [4] A nivel organizacional, la delegación puede proporcionar información sobre las fortalezas y debilidades actuales, brindando la oportunidad de mejora y crecimiento. [5] También aumenta la capacidad de una organización para responder rápida y eficazmente. [5]
Si bien los beneficios son claros, existen una serie de posibles desventajas y desafíos para una delegación eficaz. El uso ineficaz de la delegación incluye no permitir ninguna influencia real o otorgar demasiada autoridad a alguien que no quiere o no puede tomar decisiones apropiadas. [4] A algunos supervisores les resulta difícil delegar tareas por temor a perder el contacto con las habilidades requeridas o renunciar a algo que realmente disfrutan. [5] La delegación implica un nivel de riesgo e incertidumbre, que puede ser un poderoso disuasivo para la delegación. [4] Cuando los supervisores delegan una tarea, siguen siendo responsables de si se lleva a cabo de manera efectiva o no y deben considerar los riesgos y recompensas potenciales como resultado de la delegación. [4] Los gerentes a menudo se muestran reacios a delegar debido a la preocupación de que se cometan errores o que el trabajo no se complete al nivel que creen que podrían lograr. [5] Otra preocupación relacionada con la delegación es que la alta dirección puede desconfiar de que los mandos intermedios deleguen en beneficio de sus necesidades específicas en lugar de las generales de la organización. [4]
