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Minutos

Actas de la primera reunión del Comité del Fondo de Ayuda para el Terremoto de Hawkes Bay

Las actas , también conocidas como actas de reunión (abreviatura MoM ), protocolos o, informalmente, notas , son el registro escrito instantáneo de una reunión o audiencia . Por lo general, describen los eventos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una declaración de las actividades consideradas por los participantes y respuestas o decisiones relacionadas con las actividades.

Etimología

El nombre "minutos" posiblemente deriva de la frase latina minuta scriptura (literalmente "pequeña escritura") que significa "notas en borrador". [1]

Creación

Las actas pueden ser creadas durante la reunión por un mecanógrafo o taquígrafo , que puede utilizar notación taquigráfica y luego preparar las actas y entregarlas a los participantes posteriormente. Alternativamente, la reunión puede ser grabada en audio , en video , o el secretario designado o asignado informalmente por un grupo puede tomar notas, y las actas se preparan más tarde. Muchas agencias gubernamentales utilizan software de grabación de actas para registrar y preparar todas las actas en tiempo real .

Objetivo

Las actas son el registro escrito oficial de las reuniones de una organización o grupo. No son transcripciones de dichas reuniones. Según las Reglas de Orden de Robert recientemente revisadas (RONR), las actas deben contener principalmente un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que dijeron los miembros. [2] [3] [4] La organización puede tener sus propias reglas con respecto al contenido de las actas.

Para la mayoría de las organizaciones o grupos, es importante que las actas sean concisas y solo incluyan un resumen de las decisiones. [2] Un informe textual (transcripción) normalmente no es útil. A menos que las reglas de la organización lo exijan, un resumen de las discusiones en una reunión no es necesario ni apropiado. [2]

Las actas de ciertos grupos, como una junta directiva corporativa , deben conservarse en archivo y son documentos legales importantes. [5] [6] [7] Las actas de las reuniones de la junta se conservan por separado de las actas de las reuniones generales de miembros dentro de la misma organización. [8] Además, las actas de las sesiones ejecutivas pueden conservarse por separado. [9] Los comités no están obligados a mantener actas formales, aunque se pueden tomar notas menos formales. [10] Para los comités, sus registros formales son los informes presentados a su organismo matriz.

Formato

El formato de las actas puede variar dependiendo de los estándares establecidos por una organización, aunque existen pautas generales. [11] [12] [13] Las Reglas de Orden de Robert contienen un conjunto de actas de muestra. [14]

Generalmente, las actas comienzan con el nombre del órgano que celebra la reunión (por ejemplo, una junta) y también pueden incluir el lugar, la fecha, la lista de personas presentes y la hora en que el presidente llamó a orden la reunión. [15]

Dado que la función principal de las actas es registrar las decisiones tomadas, deben incluirse todas las decisiones oficiales. Si se propone y se apoya una moción formal, entonces (independientemente de si se aprueba o no) esto se registra. [16] También se puede incluir el recuento de votos. [17] La ​​parte de las actas que trata de una moción de rutina puede indicar simplemente que una moción en particular fue "propuesta por Ann y aprobada". No es estrictamente necesario incluir el nombre de la persona que apoya una moción. [16] Cuando se incluye un recuento, es suficiente registrar el número de personas que votaron a favor y en contra de una moción, [17] pero se pueden permitir las solicitudes de los participantes de anotar sus votos por nombre. Si una decisión se toma por votación nominal , entonces todos los votos individuales se registran por nombre. [17] Si se toma por consentimiento general sin una votación formal, entonces este hecho puede registrarse.

Las actas pueden terminar con una nota sobre la hora en que se levantó la sesión. [18] [19]

En ocasiones, las actas son presentadas por la persona responsable de ellas (a menudo, el secretario) en una reunión posterior para su revisión. La frase de cierre tradicional es "Respetuosamente presentada" (aunque esto ya no es común), seguida de la firma del funcionario, su nombre escrito a máquina (o impreso) y su cargo. [19] [20] Esa frase de cierre se desarrolló a partir de "respectivamente presentada", expresando una afirmación de que el orden en el que se registran los diversos eventos en las actas coincide con el orden en el que ocurrieron durante la reunión real.

Por lo general, uno de los primeros puntos del orden del día de una reunión es la lectura y aprobación de las actas de la reunión anterior. Si los miembros del grupo están de acuerdo (normalmente por consentimiento unánime ) en que las actas escritas reflejan lo que ocurrió en la reunión anterior, se aprueban y el hecho de su aprobación se registra en las actas de la reunión actual. [21] Si hay errores u omisiones importantes, las actas pueden volver a redactarse y presentarse nuevamente en una fecha posterior. Se pueden realizar cambios menores de inmediato utilizando los procedimientos normales de enmienda , y las actas enmendadas pueden aprobarse "tal como fueron enmendadas". [21] Normalmente es adecuado enviar una copia preliminar de las actas a todos los miembros antes de la reunión para que la reunión no se demore por una lectura del borrador. [19]

Véase también


Referencias

Citas

  1. ^ "Minutos". etymonline.com . Consultado el 15 de junio de 2019 .
  2. ^ abc "Preguntas frecuentes sobre RONR (pregunta 15)". Sitio web oficial de Robert's Rules of Order . Asociación de Robert's Rules . Consultado el 15 de diciembre de 2015 .
  3. ^ Robert 2011, pág. 468
  4. ^ Roberto III 2011, pág. 146
  5. ^ "La importancia de las actas corporativas". Inc.com . Inc. 13 de junio de 2000 . Consultado el 16 de diciembre de 2015 .
  6. ^ "Internal Revenue Manual - 4.35.2 Audit Techniques for Business Returns" (Manual de Impuestos Internos - Técnicas de auditoría para declaraciones de empresas). Irs.gov . Servicio de Impuestos Internos . 5 de mayo de 2006. Archivado desde el original el 22 de diciembre de 2015 . Consultado el 16 de diciembre de 2015 .
  7. ^ Carnes, David. "Cómo presentar actas corporativas". LegalZoom.com . LegalZoom . Consultado el 16 de diciembre de 2015 .
  8. ^ Robert 2011, pág. 460
  9. ^ Robert 2011, pág. 96
  10. ^ Roberto III 2011, pág. 162
  11. ^ Sylvester, Nancy. "Cómo redactar y llevar actas de reuniones". Nancy Sylvester, MA, PRP, CPP-T. Archivado desde el original el 20 de febrero de 2015. Consultado el 16 de diciembre de 2015 .
  12. ^ Slaughter, Jim. "Artículo de actas". Parlamentario y consultor de procedimientos parlamentarios . Jim Slaughter . Consultado el 16 de diciembre de 2015 .
  13. ^ Jennings, C. Alan. "Actas de reuniones según las reglas de Robert". Para Dummies . John Wiley & Sons . Consultado el 16 de diciembre de 2015 .
  14. ^ Robert 2011, págs. 472-473
  15. ^ Roberto III 2011, pág. 147
  16. ^ por Robert III 2011, pág. 148
  17. ^ abc Roberto III 2011, pág. 149
  18. ^ Robert 2011, pág. 470
  19. ^ abc Roberto III 2011, pág. 150
  20. ^ Robert 2011, pág. 471
  21. ^ ab "Preguntas frecuentes sobre RONR (pregunta 16)". Sitio web oficial de Robert's Rules of Order . Asociación de Robert's Rules . Consultado el 15 de diciembre de 2015 .

Fuentes

Lectura adicional