El seguimiento y la evaluación ( SyE ) son términos combinados que se utilizan para designar los procesos que llevan a cabo organizaciones como empresas , organismos gubernamentales , organizaciones internacionales y ONG con el objetivo de mejorar la gestión de los resultados, los resultados y el impacto. El seguimiento incluye la evaluación continua de los programas basada en información detallada y anticipada sobre el progreso o el retraso de las actividades evaluadas en curso. [1] La evaluación implica el examen de la pertinencia, la eficacia, la eficiencia y el impacto de las actividades a la luz de objetivos específicos. [2]
Los procesos de seguimiento y evaluación pueden ser gestionados por los donantes que financian las actividades evaluadas, por una rama independiente de la organización implementadora, por los propios directores de proyectos o el equipo implementador y/o por una empresa privada. La credibilidad y objetividad de los informes de seguimiento y evaluación dependen en gran medida de la independencia de los evaluadores. Su experiencia e independencia son de suma importancia para el éxito del proceso.
Muchas organizaciones internacionales, como las Naciones Unidas , USAID , el grupo del Banco Mundial y la Organización de los Estados Americanos, han utilizado este proceso durante muchos años. El proceso también está ganando popularidad en los países en desarrollo, donde los gobiernos han creado sus propios sistemas nacionales de seguimiento y evaluación para evaluar los proyectos de desarrollo, la gestión de los recursos y las actividades o la administración gubernamentales. Los países desarrollados están utilizando este proceso para evaluar sus propias agencias de desarrollo y cooperación.
El seguimiento y evaluación se divide en dos categorías: evaluación y seguimiento. La evaluación es un examen sistemático y objetivo de la pertinencia, eficacia, eficiencia, impacto y sostenibilidad de las actividades a la luz de objetivos específicos. [2] La idea de evaluar proyectos es aislar errores para evitar que se repitan y destacar y promover los mecanismos exitosos para proyectos actuales y futuros.
Un objetivo importante de la evaluación es proporcionar recomendaciones y lecciones a los gerentes de proyectos y a los equipos de implementación que han trabajado en los proyectos y a los que implementarán y trabajarán en proyectos similares.
Las evaluaciones también son un medio indirecto para informar al donante sobre las actividades implementadas. Es un medio para verificar que los fondos donados se están administrando bien y se gastan de manera transparente. Se supone que los evaluadores verifican y analizan las líneas presupuestarias e informan sobre los hallazgos de su trabajo. [3] El seguimiento y la evaluación también son útiles en las instalaciones [hospitales], ya que permiten a los donantes como la OMS y UNICEF saber si los fondos proporcionados se utilizan bien en la compra de medicamentos y también de equipos en los hospitales.
El seguimiento es una evaluación continua que tiene como objetivo proporcionar a todas las partes interesadas información detallada y temprana sobre el progreso o el retraso de las actividades evaluadas en curso. [1] Es una supervisión de la etapa de implementación de la actividad. Su propósito es determinar si se han alcanzado los resultados, las entregas y los cronogramas planificados para que se puedan tomar medidas para corregir las deficiencias lo más rápidamente posible.
Una buena planificación, combinada con un seguimiento y una evaluación eficaces, puede desempeñar un papel importante en la mejora de la eficacia de los programas y proyectos de desarrollo. Una buena planificación ayuda a centrarse en los resultados que importan, mientras que el seguimiento y la evaluación nos ayudan a aprender de los éxitos y los desafíos pasados y a fundamentar la toma de decisiones para que las iniciativas actuales y futuras puedan mejorar mejor la vida de las personas y ampliar sus opciones. [4]
En el seguimiento, la retroalimentación y las recomendaciones son inevitables para el director del proyecto, pero en la evaluación, no es así. El punto en común entre el seguimiento y la evaluación es que ambos son herramientas de gestión. En el caso del seguimiento, la recopilación de datos e información para el seguimiento del progreso de acuerdo con los términos de referencia se realiza periódicamente, lo que no ocurre en las evaluaciones, en las que la recopilación de datos e información se realiza durante la evaluación o con vistas a ella. El seguimiento es una evaluación a corto plazo y no tiene en cuenta los resultados y el impacto, a diferencia del proceso de evaluación, que también evalúa los resultados y, en ocasiones, el impacto a largo plazo. Esta evaluación de impacto se realiza a veces después de finalizar un proyecto, aunque es poco frecuente debido a su coste y a la dificultad de determinar si el proyecto es responsable de los resultados observados. [2] La evaluación es un examen sistemático y objetivo que se lleva a cabo mensual o anualmente, a diferencia del seguimiento, que es una evaluación continua que proporciona a las partes interesadas información temprana. El seguimiento verifica todas las actividades en la última [etapa de ejecución], a diferencia de la evaluación, que implica información sobre si los fondos donados se gestionan bien y se gastan de forma transparente.
Aunque las evaluaciones suelen ser retrospectivas, su finalidad es esencialmente prospectiva. [5] La evaluación aplica las enseñanzas y recomendaciones a las decisiones sobre programas actuales y futuros. Las evaluaciones también pueden utilizarse para promover nuevos proyectos, obtener apoyo de los gobiernos, recaudar fondos de instituciones públicas o privadas e informar al público en general sobre las diferentes actividades. [2]
La Declaración de París sobre la eficacia de la ayuda, de febrero de 2005, y la reunión de seguimiento celebrada en Accra subrayaron la importancia del proceso de evaluación y de que los países receptores de los proyectos se apropien de su realización. Muchos países en desarrollo cuentan ahora con sistemas de seguimiento y evaluación y la tendencia va en aumento. [6]
La credibilidad de los resultados y las evaluaciones depende en gran medida de la forma en que se lleva a cabo el seguimiento y la evaluación. Para evaluar el desempeño, es necesario seleccionar, antes de la implementación del proyecto, indicadores que permitan evaluar los productos y los resultados previstos. Según el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), un indicador de resultados tiene dos componentes: la línea de base, que es la situación antes de que comience el programa o proyecto, y la meta, que es la situación prevista al final del proyecto. Un indicador de producto no tiene ninguna línea de base, ya que el propósito del producto es introducir algo que aún no existe. [7]
Los organismos más importantes de las Naciones Unidas cuentan con una unidad de seguimiento y evaluación. Todos estos organismos deben seguir las normas comunes del Grupo de Evaluación de las Naciones Unidas (UNEG). Estas normas se refieren al marco institucional y la gestión de la función de evaluación, las competencias y la ética, y la forma de realizar evaluaciones y presentar informes (diseño, proceso, selección de equipos, implementación, presentación de informes y seguimiento). Este grupo también proporciona directrices y documentación pertinente a todos los órganos de evaluación, sean o no parte de las Naciones Unidas. [8]
La mayoría de los organismos que ejecutan proyectos y programas, incluso si siguen las normas comunes del UNEG, tienen su propio manual y directrices sobre cómo llevar a cabo el seguimiento y la evaluación. De hecho, los organismos de las Naciones Unidas tienen diferentes especializaciones y tienen diferentes necesidades y formas de abordar el seguimiento y la evaluación. La Dependencia Común de Inspección de las Naciones Unidas realiza periódicamente exámenes de todo el sistema de las funciones de evaluación de sus 28 organizaciones participantes. [9]