Una oficina sin papel (o paperless office ) es un entorno de trabajo en el que se elimina o reduce considerablemente el uso de papel. Esto se logra convirtiendo documentos y otros papeles a formato digital, un proceso conocido como digitalización . Los defensores de esta idea afirman que "dejar de usar papel" puede ahorrar dinero, aumentar la productividad, ahorrar espacio, facilitar el intercambio de documentación e información, mantener la información personal más segura y ayudar al medio ambiente . El concepto también se puede extender a las comunicaciones fuera de la oficina.
El mundo sin papel fue un eslogan publicitario que pretendía describir la oficina del futuro . Se vio facilitado por la popularización de terminales de ordenador con pantalla de vídeo como el IBM 2260 de 1964. Una predicción temprana de la oficina sin papel se hizo en un artículo de Business Week de 1975. [1] La idea era que la automatización de la oficina haría que el papel fuera redundante para tareas rutinarias como el mantenimiento de registros y la contabilidad , y cobró importancia con la introducción del ordenador personal . Si bien la predicción de un PC en cada escritorio fue notablemente profética, la "oficina sin papel" no lo fue.
En 1983, Micronet, Inc. intentó registrar la frase "The Paperless Office", pero abandonó esta solicitud en 1984. [2]
En 2019, un analista de Nueva Zelanda sugirió que un objetivo más apropiado para una oficina podría ser convertirse en una oficina con “menos papel” en lugar de “sin papel”. [3]
En 2022, el director ejecutivo de Foxit promocionó la visión de su empresa de la "oficina sin papel" como una solución que ofrece ventajas tanto económicas como de sostenibilidad. [4]
Según una estimación, el uso mundial de papel de oficina aumentó más del doble entre 1980 y 2000. [5] Esto se atribuyó a la mayor facilidad de producción de documentos y al uso generalizado de la comunicación electrónica, [5] [6] lo que dio lugar a que los usuarios recibieran grandes cantidades de documentos impresos.
En 2014, un analista estadounidense afirmó que "en realidad estamos acelerando el uso del papel, ya que la tasa de crecimiento anual de la cantidad de papel producida por una empresa media se sitúa en un 25%. Se calcula que cada día se hacen unos 1.000 millones de fotocopias". [7]
En 2024, la EPA de EE. UU. estimó que "el estadounidense promedio usa más de 700 libras de papel cada año, la cifra más alta de uso de papel per cápita en todo el mundo. En los últimos 20 años, el uso de productos de papel en EE. UU. alcanzó los 208 millones de toneladas (frente a los 92 millones), lo que representa un crecimiento del 126%". [8]
Algunos sostienen que el papel siempre tendrá un lugar porque ofrece usos diferentes a los de las pantallas, por ejemplo, al ser más confiablemente accesible. [9] [10]
En los EE. UU., durante el período 2005-2020, las emisiones de gases de efecto invernadero de alcance 1 y 2 por cada tonelada de producción de "productos de papel y madera" disminuyeron un 24,1 %. [11] Se prevén importantes mejoras adicionales en la intensidad de carbono de la industria del papel y los productos de madera para 2030. [12]
En 2024, la EPA de Estados Unidos afirmó que "el uso del papel tiene efectos sobre el medio ambiente y la salud pública. La industria de la pulpa y el papel es el quinto mayor consumidor de energía, y representa el 4% del consumo energético mundial. La proporción de papel en los residuos sólidos urbanos en peso es del 35%". [8]
En 2003, el Instituto Internacional para el Medio Ambiente y el Desarrollo señaló que "existen dos puntos de vista radicalmente opuestos sobre el consumo [de papel]. En general, las empresas sostienen que se puede hacer que el uso del papel sea ambientalmente eficiente y que no se deben establecer límites a su consumo. Los grupos ambientalistas y sociales, por otra parte, sostienen que dicha ecoeficiencia puede ser útil, pero no será suficiente para responder a algunas de las demandas morales de una explotación limitada de los recursos naturales del mundo". [6]
Un entorno de trabajo sin papel requiere una infraestructura de componentes electrónicos que permita la producción, transmisión y almacenamiento de información. [13] La industria que produce estos componentes es uno de los sectores menos sostenibles y más perjudiciales para el medio ambiente del mundo. [14] El proceso de fabricación de hardware electrónico implica la extracción de metales preciosos y la producción de plástico a escala industrial. [15] La transmisión y el almacenamiento de datos digitales se ve facilitado por los centros de datos , que consumen cantidades significativas del suministro eléctrico de un país anfitrión. [16]
La necesidad de papel se elimina mediante el uso de sistemas en línea, como la sustitución de fichas y rolodexes por bases de datos, cartas mecanografiadas y faxes por correo electrónico y libros de referencia por Internet. [17] La Ley de Firma Electrónica de 2000 en los Estados Unidos dispuso que un documento no puede ser rechazado sobre la base de una firma electrónica y exigió que todas las empresas acepten firmas digitales en los documentos. Muchos sistemas de gestión de documentos incluyen la capacidad de leer documentos mediante reconocimiento óptico de caracteres y utilizar esos datos dentro del marco del sistema de gestión de documentos. Si bien esta tecnología es esencial para lograr una oficina sin papel [17], no aborda los procesos que generan papel en primer lugar.
A medida que se fue extendiendo la conciencia sobre el robo de identidad y las violaciones de datos, se promulgaron nuevas leyes y regulaciones que obligaban a las empresas que gestionaban o almacenaban información personal identificable a cuidar adecuadamente esos documentos. Algunos han argumentado que los sistemas de oficina sin papel son más fáciles de proteger que los archivadores tradicionales, porque se puede rastrear el acceso individual a cada documento. [18]
Consulte Preservación digital para obtener un análisis de los problemas relacionados con el almacenamiento de registros digitalizados.