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Un memorando ( pl.: memorandos ; del latín memorándum , "(aquello) que debe recordarse"), también conocido como nota informativa , es un mensaje escrito que se utiliza típicamente en un entorno profesional. Memorándum comúnmente abreviado , estos mensajes suelen ser breves y están diseñados para entenderse fácil y rápidamente. Por lo tanto, los memorandos pueden comunicar información importante de manera eficiente para realizar cambios dinámicos y efectivos. [1]
En derecho , un memorando es un registro de los términos de una transacción o contrato, como un memorando de política, un memorando de entendimiento , un memorando de acuerdo o un memorando de asociación . En los negocios, las empresas suelen utilizar un memorando para la comunicación interna, mientras que las cartas suelen utilizarse para la comunicación externa.
Otros formatos de memorandos incluyen notas informativas, informes, cartas y carpetas. Se les puede considerar literatura gris . El formato del memorando puede variar según la oficina o institución. Por ejemplo, si el destinatario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo, el formato podría definirse rígidamente y limitarse a una o dos páginas. Si el destinatario es un colega, los requisitos de formato suelen ser más flexibles. [2]
Un tipo específico de memorando es la nota informativa sobre políticas (denominada alternativamente en diversas jurisdicciones y tradiciones de gobierno como documento sobre cuestiones de políticas, memorandos de políticas o presentación del gabinete, entre otros términos), un documento para transmitir el análisis de políticas a la esfera de la toma de decisiones políticas . Normalmente, una nota informativa puede indicarse como “para información” o “para decisión”.
Los orígenes del término “información” se encuentran en los “informes” legales y el derivado “informes militares”. [3] La forma plural del sustantivo latino memorándum así derivado es propiamente memorandos , pero si se considera que la palabra se ha convertido en una palabra del idioma inglés, se puede utilizar el plural memorandums , abreviado como memos . (Ver también Agenda , Corrigenda , Addenda ).
“La palabra memorando proviene del latín, del verbo recordar en latín (memorare). Para la década de 1540 significó la nota misma. Esta palabra se introdujo en España en el año 1824. Este tipo de documento se suele utilizar en el mundo empresarial, o documentos oficiales. Los puntos para realizar este documento son los siguientes: Este documento debe ser breve, la información que se desea transmitir debe ser clara y concisa, no es necesario solicitarla. Finalmente, al escribir una nota, es necesario identificar al remitente y al destinatario, para identificar el tema. Añade el lugar donde fue escrito y la fecha”.
Hay muchos propósitos importantes de un memorando. Avisar de los problemas y ayudar a resolverlos mediante una comunicación clara y concisa son dos. [4] Los memorandos apoyan la toma de decisiones y “ayudan (o a veces influyen) a quien toma las decisiones a tomar una mejor decisión en una situación problemática particular de la que habría tomado sin el análisis”. [5] Otros propósitos que puede tener la nota informativa incluyen: transmitir información; informar decisiones, hacer una solicitud, proporcionar una respuesta a una pregunta, hacer una sugerencia, presentar un informe informal, proponer una solución a un problema o documentar una referencia para uso futuro. Los memorandos se pueden utilizar para hacer llamamientos breves o dar sugerencias. Estas acciones en un breve documento pueden ayudar a acelerar significativamente las acciones comerciales para generar un impacto positivo en una organización.
Como mecanismo de comunicación del proceso de análisis de políticas, la nota informativa debe proporcionar una sinopsis coherente de un problema de políticas, identificar diferentes opciones de políticas para abordar el problema, articular perspectivas opuestas y defender una opción recomendada. La estructura típica de una nota informativa incluye una descripción de la política propuesta; antecedentes relevantes; una discusión de consideraciones clave (incluyendo preocupaciones sobre la implementación, consideraciones financieras, impactos en las partes interesadas y posibles consecuencias imprevistas), un resumen de los argumentos a favor y en contra de la política y una decisión recomendada. Los documentos de política que comienzan con una propuesta y reúnen un argumento para esa posición se denominan más exactamente libros blancos del gobierno . Un libro verde gubernamental que plantea una opción política y pretende abrir un diálogo sobre la propuesta tiene un tono más parecido a una nota informativa que un libro blanco .
El formato conciso de una nota está relativamente estandarizado para crear accesibilidad para cualquier lector. Se abren con un título que incluye "para", "de", "fecha" y "asunto". Una pausa en el texto sería seguida por un párrafo inicial, que muy probablemente describiría el propósito del memorando. Luego se agrega contexto al documento, seguido de una sección de acciones específicas. Los ejemplos podrían incluir "Usted me pidió que mirara..." o "Para determinar el mejor método de promocionar la nueva línea de otoño, haré...". A las acciones les sigue una discusión, que suele ser la parte más larga de un memorando, antes de concluir el mensaje. [6]
No existe un estándar universal para una nota informativa, pero generalmente se entiende que es un resumen conciso y coherente de un problema de política pública con una lógica claramente articulada para seguir un curso de acción recomendado. “Junto con un olfato político y un cerebro lógico, la habilidad más importante de la [persona] del buen tesoro reside en [su] fina mano para redactar. La nota concisa, coherente y penetrante es la expresión final de todos los demás talentos”. [7] En muchos entornos de gobernanza basados en el sistema de Westminster , se espera que los analistas de políticas analicen el tema y escriban la nota informativa desde una perspectiva neutral del servicio civil . Sin embargo, la nota informativa “para la decisión” debe contener una recomendación, reconociendo que “para decir algo de importancia en política pública se requieren juicios de valor, que deben ser explicados y justificados”. [8]
Además de mantener una nota adecuada, concisa y fácilmente comprensible, existen algunas otras características importantes. El estilo y el tono de una nota siempre deben mantenerse profesionales, sin importar quién sea la audiencia. [9] Esta etiqueta garantiza que, sin importar quién lea el mensaje, éste se presente de manera profesional y respetuosa. También es común ver notas informativas con párrafos numerados, para poder crear un documento eficiente y bien organizado. [10] Desde que ingresamos a la era digital, las firmas no se ven comúnmente al final de una nota. Sin embargo, cuando una nota informativa se escribía a mano en años anteriores, normalmente incluía una firma. [11] Hoy en día todavía es aceptable firmar o poner sus iniciales en un memorando si el autor lo desea.
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