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Un memorando ( pl.: memorandums [ 1] [2] [3] o memoranda ; del latín memorandum , "(aquello) que debe recordarse"), también conocido como nota informativa , es un mensaje escrito que se utiliza normalmente en un entorno profesional. Comúnmente abreviados como memo , estos mensajes suelen ser breves y están diseñados para ser comprendidos fácil y rápidamente. De este modo, los memorandos pueden comunicar información importante de manera eficiente para realizar cambios dinámicos y efectivos. [4]
En derecho , un memorando es un registro de los términos de una transacción o contrato, como un memorando de políticas, un memorando de entendimiento , un memorando de acuerdo o un memorando de asociación . En el ámbito empresarial, las empresas suelen utilizar un memorando para la comunicación interna, mientras que las cartas suelen utilizarse para la comunicación externa.
Otros formatos de memorandos incluyen notas informativas, informes, cartas y carpetas. Pueden considerarse literatura gris . El formato de los memorandos puede variar según la oficina o institución. Por ejemplo, si el destinatario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo, el formato puede estar definido de manera rígida y limitarse a una o dos páginas. Si el destinatario es un colega, los requisitos de formato suelen ser más flexibles. [5]
Un tipo específico de memorando es la nota informativa sobre políticas (a la que en diversas jurisdicciones y tradiciones de gobierno también se hace referencia como documento sobre cuestiones de políticas, memorandos de políticas o presentación al gabinete, entre otros términos), un documento para transmitir el análisis de políticas a la esfera de toma de decisiones políticas . Por lo general, una nota informativa puede denominarse “para información” o “para decisión”.
El origen del término “briefing” se encuentra en el término jurídico “briefs” y en el derivado “military briefings”. [6] La forma plural del sustantivo latino memorandum así derivado es propiamente memoranda , pero si se considera que la palabra se ha convertido en una palabra del idioma inglés, se puede utilizar el plural memorandums , abreviado como memos . (Véase también Agenda , Corrigenda , Addenda ).
“La palabra memorándum proviene del latín, del verbo recordar en latín (memorare). Para la década de 1540 significaba la nota en sí. Esta palabra se introdujo en España en el año 1824. Este tipo de documento se suele utilizar en el mundo de los negocios, o en documentos oficiales. Los elementos para realizar este documento son los siguientes: Este documento debe ser breve, la información que se quiere transmitir debe ser clara y concisa, no es necesario que sea solicitado. Por último, al escribir un memorándum, es necesario identificar al remitente y al receptor, identificar el asunto. Añadir el lugar donde se escribió y la fecha.”
Un memorando tiene muchos propósitos importantes. Dos de ellos son dar a conocer los problemas y ayudar a resolverlos mediante una comunicación clara y concisa. [7] Los memorandos respaldan la toma de decisiones y “ayudan (o a veces influyen) a un decisor a tomar una mejor decisión en una situación problemática particular de la que podría haber tomado sin el análisis”. [8] Otros propósitos que puede cumplir la nota informativa incluyen: transmitir información; fundamentar decisiones, hacer una solicitud, proporcionar una respuesta a una pregunta, hacer una sugerencia, presentar un informe informal, proponer una solución a un problema o documentar una referencia para uso futuro. Los memorandos se pueden utilizar para hacer breves apelaciones o dar sugerencias. Estas acciones en un documento breve pueden ayudar a acelerar significativamente las acciones comerciales para generar un impacto positivo en una organización.
Como mecanismo de comunicación del proceso de análisis de políticas, la nota informativa debe proporcionar una sinopsis coherente de un problema de política, identificar diferentes opciones de política para abordar el problema, articular perspectivas opuestas y defender una opción recomendada. La estructura típica de una nota informativa incluye una descripción de la política propuesta; información de antecedentes pertinente; un análisis de las consideraciones clave (incluidas las preocupaciones de implementación, las consideraciones financieras, los impactos sobre las partes interesadas y las posibles consecuencias imprevistas), un resumen de los argumentos a favor y en contra de la política y una decisión recomendada. Los documentos de política que comienzan con una propuesta y reúnen un argumento a favor de esa posición se denominan con más precisión libro blanco del gobierno . Un libro verde del gobierno que plantea una opción de política y tiene como objetivo abrir un diálogo sobre la propuesta es más similar en tono a una nota informativa que a un libro blanco .
El formato conciso de un memorando está relativamente estandarizado para que sea accesible a cualquier lector. Comienza con un encabezado que incluye un "para", "de", "fecha" y "asunto". A continuación, se abre un párrafo introductorio que, muy probablemente, describiría el propósito del memorando. Luego, se agrega contexto al documento, seguido de una sección de acciones específicas. Algunos ejemplos podrían ser "Me pidió que revisara..." o "Para determinar el mejor método de promoción de la nueva línea de otoño, voy a...". Las acciones van seguidas de una discusión, que suele ser la parte más larga de un memorando, antes de concluir el mensaje. [9]
No existe un estándar universal para una nota informativa, pero generalmente se entiende que es un resumen conciso y coherente de un problema de política pública con una lógica claramente articulada para seguir un curso de acción recomendado. “Después de una nariz política y un cerebro lógico, la habilidad más importante de un buen tesorero reside en su fina mano para redactar. La nota concisa, coherente y penetrante es la expresión final de todos los demás talentos”. [10] En muchos entornos de gobernanza basados en el sistema Westminster , se espera que los analistas de políticas analicen el tema y escriban la nota informativa desde una perspectiva neutral de servicio civil . Sin embargo, la nota informativa “para decisión” debe contener una recomendación, reconociendo que “decir algo de importancia en materia de política pública requiere juicios de valor, que deben explicarse y justificarse”. [11]
Además de mantener un memorándum adecuado, conciso y fácilmente comprensible, hay otras características importantes. El estilo y el tono de un memorándum siempre deben mantenerse profesionales, sin importar quién sea la audiencia. [12] Esta etiqueta garantiza que, sin importar quién lea el mensaje, se presente de manera profesional y respetuosa. También es común ver notas informativas con párrafos numerados, para crear un documento eficiente y bien organizado. [13] Desde que entramos en la era digital, no es común ver firmas al final de un memorándum. Sin embargo, cuando una nota informativa se escribía a mano en años anteriores, generalmente incluía una firma. [14] Hoy en día todavía es aceptable firmar o poner las iniciales en un memorándum si el autor lo desea.
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