Una invitación a licitar ( ITT , también conocida como llamado a licitación [1] o solicitud de licitación) es un procedimiento formal y estructurado para generar ofertas competitivas de diferentes proveedores o contratistas potenciales que buscan obtener una adjudicación de actividad empresarial en obras, contratos de suministro o de servicios , a menudo de empresas cuya idoneidad ha sido previamente evaluada mediante un cuestionario de proveedores (SQ) o un cuestionario de precalificación (PQQ).
El término "aviso de invitación a licitar" (NIT) se utiliza a menudo en compras en la India. [2] Las instituciones de la Unión Europea utilizan a menudo el término "convocatorias" en referencia a los procedimientos de licitación, abarcando tanto "licitaciones" como "convocatorias de manifestaciones de interés para la adjudicación de contratos de suministro, servicios y obras". [3]
Una ITT se diferencia de una solicitud de cotización (RFQ) o una solicitud de propuesta (RFP), en cuyo caso otras razones ( tecnología utilizada, calidad) podrían causar o permitir la elección de la segunda mejor oferta. Una RFP es una solicitud de precio a un proveedor, pero el comprador también esperaría sugerencias e ideas sobre cómo se debe realizar el trabajo del proyecto. Por lo tanto, las RFP se centran en algo más que la fijación de precios y costos : implican cierta consulta con el contratista o proveedor . El equivalente más cercano a un ITT en el sector privado convencional es una RFP que, dado que no hay dinero público involucrado, normalmente tiene una estructura menos rígida.
Los diccionarios explican que la etimología proviene del francés antiguo tendre , que significa "ofrecer". [6]
Una plantilla típica de invitación a licitar en cualquier proyecto tiene las siguientes secciones: [7]
Se podrán solicitar variantes en una invitación a licitar y aceptarse para su evaluación junto con ofertas totalmente conformes. Las variantes permiten a los proveedores ofrecer propuestas que difieren en términos no esenciales de los suministros o servicios solicitados. Las invitaciones que especifican que se aceptarán variantes pueden reflejar la incertidumbre de los compradores sobre la mejor manera de satisfacer sus necesidades, incluso después de consultar con los proveedores antes de la licitación. La Comisión Europea ha sugerido que solicitar variantes es una manera de pedir a los proveedores que ofrezcan soluciones más socialmente responsables para satisfacer las necesidades públicas. [8]
En muchos países, las organizaciones del sector público están obligadas por ley a convocar licitaciones para obras y servicios. En la mayoría de los casos, estos figuran en sus sitios web y en los medios impresos tradicionales. También son cada vez más frecuentes los sistemas electrónicos de contratación y licitación o e-procurement . La Unión Europea afirma que anualmente se publican 235.000 licitaciones utilizando su sistema Tenders Electronic Daily (TED), incluidas las publicadas por países del Espacio Económico Europeo y más allá. [9] Las organizaciones del sector público en el Reino Unido utilizan este sistema pero a partir de las 23 horas del 31 de diciembre de 2020, al final del período de transición del Brexit , comenzó a utilizarse un nuevo servicio de notificación electrónica llamado "Find a Tender" (FTS). para publicar y ver avisos de adquisiciones del sector público. [10] Las nuevas oportunidades de contratación pertinentes lanzadas después de las 23.00 horas del 31 de diciembre de 2020 deben publicarse en este sitio web. [11]
Varias empresas ofrecen servicios de alerta de suscripción que envían notificaciones de los documentos de licitación pertinentes al suscriptor.
Una serie de organizaciones privadas también ayudan a las empresas a informarse sobre estas licitaciones. El costo puede variar desde unas pocas libras por semana hasta unos cientos.
Debido al lenguaje especializado y a los procedimientos a veces difíciles de entender, existen varias organizaciones de consultoría que ofrecen a las empresas formación en redacción de ofertas o se encargan de redactar las ofertas para ellas. [ cita necesaria ]
Los ITT pueden distribuirse a posibles postores a través de un servicio de licitación, lo que permite a las empresas recibir y buscar licitaciones en vivo de una variedad de fuentes públicas y privadas. Estas alertas suelen enviarse diariamente y pueden filtrarse por área geográfica o sector empresarial. [ cita necesaria ] Algunos servicios de licitación dividen los tipos de oportunidades comerciales muy finamente a su manera, mediante códigos CPV ( Vocabulario común de adquisiciones ). [12] Esto permite a una empresa encontrar ITT específicos de lo que esa empresa puede ofrecer. [ cita necesaria ]
Un ITT suele ser una invitación abierta para que los proveedores respondan a una necesidad definida , en lugar de enviar una solicitud a proveedores potenciales seleccionados. El ITT a menudo solicita información a partir de otra información recopilada previamente a partir de respuestas a una Solicitud de información (RFI). Por lo general, esto no solo cubrirá los requisitos de productos y servicios, sino que también solicitará información sobre la idoneidad del negocio. [13] Se podrá utilizar un cuestionario de proveedores o un cuestionario de precalificación para obtener información sobre la idoneidad de los proveedores de manera consistente.
Por lo general, se espera que un ITT se ajuste a alguna estructura legalmente estandarizada diseñada para garantizar la imparcialidad , [ cita requerida ] y el ganador de la licitación tiene derecho a asumir la responsabilidad de las formalidades de la documentación de suministro del negocio del contrato y liquidar los cargos de participación en la licitación para el registro oficial. [ cita necesaria ]
Los cuestionarios para proveedores o los cuestionarios de precalificación (PQQ) garantizan que a todos los proveedores potenciales se les solicite la misma información al evaluar su idoneidad para ser invitados a licitar o para que se evalúen sus ofertas. Algunas organizaciones emiten un cuestionario de precalificación estándar; por ejemplo, el gobierno del Reino Unido ha desarrollado preguntas PQQ básicas estándar que se han revisado varias veces y son "de uso obligatorio" en todo el gobierno, y también ha estipulado que el gobierno central no debe utilizar las PQQ. órganos contratantes cuando adquieran bienes o servicios valorados por debajo de los valores umbral establecidos por la legislación de adquisiciones europea y del Reino Unido. [14]
Un buzón de licitación es un buzón que se utiliza para recibir la oferta física o los documentos de licitación, o su equivalente digital. [15] Cuando se convoca una licitación o una oferta, generalmente se emite un número de licitación o de oferta como número de referencia para la casilla de licitación. El cuadro de licitación estaría abierto para que los interesados presentaran sus propuestas durante la duración de la oferta o licitación. Después de la fecha de cierre, el buzón de licitación se cierra y se sella y sólo puede ser abierto por el comité de evaluación de ofertas o ofertas o por un miembro del departamento de adquisiciones con dos testigos.
Aunque la caja de licitación no se implementa en todos los países del mundo, el procedimiento sigue siendo el mismo. Las licitaciones tienen un período de licitación disponible para preparar y ofertar. Las investigaciones han demostrado que la duración de este período podría afectar el número de ofertas y, como resultado, la competencia entre los prestadores [16]
En un sistema de licitación o concurso abierto se podrá utilizar un sistema de doble sobre. Un sistema de doble sobre separa la propuesta técnica (basada en el pliego de condiciones y destinada a cumplirlo ) de la propuesta de financiación o de costes en forma de dos sobres separados y cerrados. Durante la evaluación de la licitación, primero se abriría y evaluaría la propuesta técnica y luego la propuesta de financiamiento. El objetivo de este sistema es garantizar una evaluación justa de la propuesta. La propuesta técnica se evaluaría únicamente por sus méritos técnicos y su capacidad para cumplir con los requisitos establecidos en la Invitación sin verse indebidamente sesgada por la propuesta financiera.
A los contratistas registrados se les puede exigir que proporcionen una fianza por una suma estipulada como garantía o depósito de garantía que se ajustará al trabajo realizado, normalmente en forma de garantía bancaria o fianza .
Una fecha de validez de la oferta es una fecha hasta la cual un licitador se compromete a mantener sus precios (y otros detalles de la oferta) abiertos para la aceptación (o no) por parte del cliente. Esta fecha suele incluirse en un formulario de licitación, [17] ya sea como una fecha específica o como la terminación de un período específico a partir de otra fecha clave de licitación. Por ejemplo, en la licitación de equipos de gimnasio en 2013, el West Dunbartonshire Council exigió a los licitadores que aceptaran que "su oferta permanecerá abierta para su aceptación durante noventa (90) días a partir de la fecha de devolución de las ofertas indicada anteriormente, o cualquier fecha posterior que se le notifique". Nosotros podremos aceptar su oferta en cualquier momento durante este período."
La negociación posterior a la licitación implica la negociación entre un comprador potencial y un vendedor después de que se haya presentado la oferta del vendedor. Una etapa inicial puede implicar la aclaración de la licitación, cuyo objetivo es eliminar cualquier incertidumbre o elemento contradictorio de una propuesta, antes de pasar a una verdadera fase de " negociación ".
El Chartered Institute of Procurement & Supply cree que "siempre que se lleve a cabo de manera profesional y ética ,... la negociación posterior a la licitación es un proceso apropiado para garantizar una buena relación calidad-precio " .
Otros tipos de propuestas y términos en uso incluyen:
La convocatoria de licitación de Expresión de interés (EOI) tiene como objetivo informar a los licitadores sobre el contexto del proyecto, la naturaleza del nombramiento propuesto y los requisitos de presentación. El objetivo del proceso de EOI es preseleccionar a los candidatos que puedan ser adecuados para el nombramiento.
Una expresión de interés (EOI) es un documento que un propietario puede emitir antes de la publicación de la RFQ o RFP. [...] Una EOI [...] solicitaría información básica sobre el diseñador-constructor, solicitaría comentarios sobre las características solicitadas del proyecto y solicitaría una EOI para el proyecto a los profesionales.