En Estados Unidos se imponen tres tipos principales de retención de impuestos en distintos niveles:
La cantidad de impuestos retenidos se basa en el monto del pago sujeto a impuestos. La retención de impuestos sobre los salarios incluye el impuesto sobre la renta, el seguro social y Medicare, y algunos impuestos en algunos estados. Ciertas cantidades mínimas de ingresos salariales no están sujetas a la retención de impuestos sobre la renta. La retención de salarios se basa en los salarios realmente pagados y en las declaraciones de los empleados en los formularios W-4 federales y estatales . La retención de impuestos del Seguro Social finaliza cuando los pagos de un empleador exceden la base salarial máxima durante el año.
Los montos retenidos por los pagadores (empleadores u otros) deben remitirse al gobierno correspondiente sin demora. Los montos sujetos a retención e impuestos retenidos se informan a los beneficiarios y al gobierno anualmente.
Durante la Segunda Guerra Mundial, el Congreso introdujo la retención de nómina y los pagos trimestrales de impuestos con la votación de la Ley de Pago de Impuestos Actuales de 1943 :
En su Historia del sistema tributario de EE. UU ., el Departamento del Tesoro de EE. UU. describe la retención de impuestos.
Esto facilitó enormemente la recaudación de impuestos tanto para el contribuyente como para la Oficina de Impuestos Internos. Sin embargo, también redujo en gran medida la conciencia del contribuyente sobre la cantidad de impuestos que se recaudaban, es decir, redujo la transparencia del impuesto, lo que facilitó su recaudación en el futuro. [2]
En los EE. UU., el gobierno federal, la mayoría de los gobiernos estatales y algunos gobiernos locales exigen que los empleadores retengan impuestos sobre los salarios. Los impuestos retenidos incluyen el impuesto federal sobre la renta, [3] los impuestos de la Seguridad Social y Medicare , [4] el impuesto estatal sobre la renta y algunos otros gravámenes de algunos estados.
El impuesto sobre la renta retenido sobre los salarios se basa en el monto de los salarios menos un monto por las deducciones declaradas por retención (a menudo llamadas exenciones). [5] La retención por deducciones se calcula asumiendo un año completo de salarios. Los montos de impuestos retenidos son determinados por el empleador. Las tasas impositivas y las tablas de retención se aplican por separado a nivel federal, [6] la mayoría de los estados y algunos niveles locales. El monto a retener se basa tanto en el monto de los salarios pagados en cualquier cheque de pago como en el período cubierto por el cheque de pago. Los montos de retención federales y algunos estatales se aplican a tasas graduadas, por lo que los salarios más altos tienen porcentajes de retención más altos. Los empleados tratan los impuestos sobre la renta retenidos como un pago a cuenta del impuesto adeudado para el año, [7] que se determina en la declaración anual de impuestos sobre la renta presentada después de fin de año ( serie de Formularios 1040 federales y formularios estatales correspondientes). Las retenciones que excedan el impuesto así determinado se reembolsan.
Según la sección 3402(f)(2) del Código de Rentas Internas y las regulaciones relacionadas del Departamento del Tesoro de los EE. UU., un empleado debe proporcionar al empleador un Formulario Federal W-4 , "Certificado de deducción por retención del empleado". [8] La mayoría de los estados aceptarán el formulario W4, pero algunos tienen un formulario similar, especialmente si el empleado está presentando información diferente a nivel estatal que a nivel federal (un empleado puede estar pagando una cantidad diferente en retención o reclamando una cantidad diferente de exenciones a nivel estatal que a nivel federal). El formulario proporciona al empleador un número de Seguro Social. Además, en el formulario los empleados declaran la cantidad de deducciones por retención a las que creen que tienen derecho. Las deducciones generalmente se basan en la cantidad de exenciones personales más una cantidad para deducciones detalladas , pérdidas o créditos. Los empleadores tienen derecho a confiar en las declaraciones de los empleados en el Formulario W-4 a menos que sepan que están equivocadas.
El impuesto de la Seguridad Social se retiene de los salarios [9] a una tasa fija del 6,2% (4,2% para 2011 y 2012 [10] ). Los salarios pagados por encima de una cantidad fija cada año por cualquier empleado no están sujetos al impuesto de la Seguridad Social. Para 2023, este salario máximo es de $160.200. [11] El impuesto de Medicare del 1,45% se retiene de los salarios, sin máximo. [12] (Esto lleva la retención total del impuesto federal sobre la nómina al 7,65%.) Los empleadores deben pagar una cantidad adicional igual de impuestos de Medicare y una tasa del 6,2% de impuestos de la Seguridad Social. [13]
Muchos estados también imponen impuestos adicionales que se retienen de los salarios.
Los salarios se definen de manera algo diferente para los distintos fines de retención de impuestos. Por lo tanto, los salarios del impuesto a la renta federal [14] pueden diferir de los salarios de la Seguridad Social [15], que pueden diferir de los salarios estatales.
Las empresas y personas que realizan ciertos tipos de pagos a personas extranjeras deben retener el impuesto federal sobre la renta sobre esos pagos. [16] [17] Las personas extranjeras incluyen extranjeros no residentes, corporaciones extranjeras y sociedades extranjeras. [18] Los pagos sujetos a retención incluyen compensación por servicios, intereses, dividendos, rentas, regalías, anualidades y ciertos otros pagos. [19] El impuesto se retiene al 30% del monto bruto del pago. Esta tasa de retención puede reducirse en virtud de un tratado fiscal . Este impuesto retenido generalmente se considera una determinación final y el pago del impuesto, que no requiere ninguna acción adicional o declaración de impuestos por parte de la persona extranjera. [a]
Además, las sociedades deben realizar pagos de impuestos [20] (denominados retenciones) en nombre de los socios extranjeros. [21] Estos pagos son necesarios independientemente de si los ingresos se distribuyen realmente al socio. Los pagos también se requieren trimestralmente o al final del año para los ingresos comerciales u otros ingresos no distribuidos. Los pagos de las sociedades sobre los ingresos comerciales se tratan como pagos de impuestos estimados, y la persona extranjera aún debe presentar una declaración de impuestos de los EE. UU. que informe los ingresos comerciales.
Los compradores de bienes raíces en los Estados Unidos deben retener el 10% del precio de venta de los pagos a vendedores extranjeros. [22] Esta cantidad puede reducirse al impuesto federal a la renta anticipado, mediante una solicitud anticipada en el Formulario 8288-B al Servicio de Impuestos Internos. Estos pagos se tratan como pagos de impuestos estimados, y la persona extranjera debe presentar una declaración de impuestos en los Estados Unidos informando cualquier ganancia o pérdida.
Los pagadores de intereses, dividendos y otros artículos determinados deben retener el 28 % del impuesto federal sobre la renta sobre dichos pagos en circunstancias limitadas. [23] Generalmente, esto se aplica solo si el destinatario es una persona estadounidense y
Los impuestos retenidos deben pagarse al gobierno correspondiente con prontitud. Las reglas varían según la jurisdicción y el saldo total de los pagos adeudados. Los pagos del impuesto federal sobre el empleo se deben realizar de forma mensual o quincenal. [24] Los pagos de impuestos federales deben realizarse mediante depósito en un banco nacional o mediante transferencia electrónica de fondos. Si el saldo de los pagos de impuestos federales supera los $100,000, debe pagarse dentro de un día hábil bancario. A partir del 1 de enero de 2011, los pagos solo pueden realizarse mediante transferencia electrónica de fondos. [25] Las reglas estatales varían ampliamente y, por lo general, permiten un poco más de tiempo para el depósito de los impuestos retenidos.
Los empleadores deben presentar un informe trimestral de las retenciones de impuestos totales, el Formulario 941, ante el Servicio de Impuestos Internos. Este informe incluye los totales de impuestos sobre la renta, del Seguro Social y de Medicare para el trimestre. Las sociedades que realizan pagos a los socios deben presentar el Formulario 8813 trimestralmente. Los requisitos varían según el estado.
Todas las personas que retengan impuestos deben presentar informes federales y estatales anuales sobre el impuesto retenido y el monto sujeto a retención. Se debe proporcionar una copia al empleado o al beneficiario. Los formularios pertinentes son los siguientes:
Las presentaciones federales deben realizarse electrónicamente si se requieren más de 250 formularios. [26] Los estados generalmente no requieren presentaciones por separado, excepto en el caso de las sociedades, y en su lugar confían en la información proporcionada por el IRS.
El incumplimiento en el pago de los impuestos federales retenidos puede dar lugar a una multa del 100 % del monto no pagado. Esta multa puede aplicarse a cualquier persona responsable de los fondos con los que se podría haber realizado el pago del impuesto retenido.
Pagar tarde los impuestos federales retenidos puede resultar en multas de hasta el 10%, más intereses, sobre el saldo pagado fuera de plazo. Las multas estatales varían. No presentar a tiempo los formularios de retención de impuestos puede resultar en multas de hasta $50 por cada formulario no presentado.
Los fallos intencionales pueden dar lugar a sanciones penales.