El formulario W-9 (oficialmente, " Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación ") [1] es utilizado en el sistema de impuestos sobre la renta de los Estados Unidos por un tercero que debe presentar una declaración de información al Servicio de Impuestos Internos (IRS). [2] Solicita el nombre, la dirección y la información de identificación del contribuyente de un contribuyente (en forma de Número de Seguro Social o Número de Identificación del Empleador ).
El formulario nunca se envía al IRS; lo conserva la persona que presenta la declaración informativa para fines de verificación. La información del Formulario W-9 y el pago realizado se informan en un Formulario 1099. [ 3]
El formulario W-9 se utiliza con mayor frecuencia en los acuerdos entre empresas y contratistas. [4] Las empresas pueden utilizar el formulario W-9 para solicitar información a los contratistas que contratan. Cuando una empresa paga a un contratista más de $600 durante un año fiscal, la empresa debe presentar el formulario 1099-MISC , una variante del formulario 1099. Para completar el formulario 1099-MISC, la empresa puede necesitar solicitar información (como la dirección y el número de identificación fiscal) al contratista, para lo cual se utiliza el formulario W-9. La empresa no envía el formulario W-9 al IRS. [5]
Otro propósito del Formulario W-9 es ayudar al beneficiario a evitar la retención adicional . El pagador debe recaudar retenciones de impuestos sobre ciertos pagos declarables para el IRS. Sin embargo, si el beneficiario certifica en el Formulario W-9 que no está sujeto a la retención adicional, generalmente recibe el pago completo que le corresponde del pagador. [2] Esto es similar a las certificaciones de exención de retención que se encuentran en el Formulario W-4 para empleados.
En ocasiones, las instituciones financieras envían el formulario W-9 a los clientes para solicitarles información. Sin embargo, no es necesariamente obligatorio que el cliente complete el formulario si la institución ya tiene la información solicitada desde el momento en que el cliente abrió la cuenta. [5]
En un acuerdo entre empleador y empleado, no se deben utilizar los formularios W-9 ni 1099. En su lugar, se deben presentar los formularios W-4 (para proporcionar información) y W-2 (para informar el monto pagado) correspondientes. [5]
Sin embargo, un empleador aún puede enviar el Formulario W-9 para tener la información registrada de que no es necesario enviarle el Formulario 1099 al beneficiario.
El formulario W-9 puede completarse en papel o electrónicamente. Para la presentación electrónica, existen varios requisitos. A saber, un solicitante que establece un sistema de presentación electrónica debe asegurarse de que el sistema electrónico proporcione la misma información que en un formulario W-9 en papel, que se pueda proporcionar una copia impresa al IRS cuando se lo solicite, que "la información recibida sea la información enviada y […] todas las ocasiones de acceso del usuario que resulten en la presentación [estén documentadas]", que la persona que accede al sistema y proporciona la información sea la persona identificada en el formulario, y que se utilice una firma electrónica. [6] : 12
Algunos contadores públicos certificados consideran que es una buena práctica garantizar que los beneficiarios completen el Formulario W-9 antes de emitir cualquier pago. [7]
También puede haber una multa de $50 por cada caso en que no se complete el Formulario W-9. [8]