Una oficina de gestión de proyectos (generalmente abreviada como PMO ) es un grupo o departamento dentro de una empresa, agencia gubernamental o empresa que define y mantiene estándares para la gestión de proyectos dentro de la organización. La PMO se esfuerza por estandarizar e introducir economías de repetición en la ejecución de proyectos. La PMO es la fuente de documentación , orientación y métricas sobre la práctica de la gestión y ejecución de proyectos.
Darling & Whitty (2016) señalan que la definición de la función de la PMO ha evolucionado con el tiempo:
A menudo, las PMO basan los principios de gestión de proyectos en metodologías estándar de la industria como PRINCE2 o directrices como PMBOK . [2]
Hay muchas razones para el fracaso de un proyecto. Según una encuesta de PricewaterhouseCoopers [3] entre 1.524 organizaciones, la estimación y planificación inadecuada de los proyectos constituye el 30% de los fracasos de los proyectos, la falta de patrocinio ejecutivo constituye el 16% y las metas y objetivos mal definidos constituyen el 12%. También encontró que el uso de enfoques establecidos de gestión de proyectos aumentaba el éxito medido por los indicadores clave de desempeño de un proyecto: calidad, alcance , cronograma , presupuestos y beneficios. La encuesta indica que operar una PMO establecida es uno de los tres factores principales que impulsan la ejecución exitosa de un proyecto. [3]
Darling y Whitty (2016) descubrieron que existe una complejidad de interconexiones en el capital intelectual de la PMO y, aunque a menudo el fundamento para el establecimiento de una PMO es mejorar la satisfacción de las partes interesadas con los proyectos, a menudo el establecimiento de la PMO conduce a una insatisfacción significativa en la alta dirección. [1]
Una PMO puede tener otras funciones más allá de los estándares y la metodología, y puede participar en la gestión estratégica de proyectos, ya sea como facilitador o propietario del proceso de gestión de cartera . Las tareas [4] pueden incluir monitorear [5] e informar [6] sobre proyectos y carteras activas [7] (seguimiento del proyecto hasta su finalización) e informar el progreso a la alta dirección para tomar decisiones estratégicas sobre qué proyectos continuar o cancelar.
El grado de control e influencia que tienen las PMO sobre los proyectos depende del tipo de PMO. Los tres tipos generales son:
Hay muchas opiniones sobre qué prácticas deben cumplir las PMO. La quinta edición del PMBoK dedica una página y media a dicha discusión, identificando seis funciones de la PMO. Hobbs y Aubry (2010) identifican 27 funciones distintas de las PMO, destacando varias de ellas que no se correlacionan con un mejor desempeño del proyecto. Darling y Whitty (2016) afirman que existe una necesidad de una práctica de gestión basada en evidencia, que los consultores y profesionales están brindando soluciones no probadas en las que las organizaciones, tanto públicas como privadas, están invirtiendo enormes cantidades de financiamiento sin un resultado seguro. No se toleraría la publicación de opiniones sin fundamento científico en el ámbito de la ciencia, la medicina o el derecho, y es igualmente importante que se presenten justificaciones en el ámbito de la gestión. [1]
Algunas PMO operan en contextos especializados. En el Scaled Agile Framework, el término APMO se utiliza para definir una PMO centrada en respaldar la agilidad empresarial.
Los departamentos de PMO cambian con frecuencia y por diversas razones. Las investigaciones indican que los cambios en la gestión y los métodos de la cartera, la colaboración y la rendición de cuentas; madurez y desempeño de la gestión de proyectos; y el clima laboral son factores que impulsan el cambio en la PMO. [8]
Si bien las funciones de la PMO cambian a través de transformaciones frecuentes, se argumenta que la función principal de la PMO es actuar como catalizador del cambio y la entrega dentro de las organizaciones. [9] [10]
Hay una variedad de tipos de PMO, que incluyen: [11]
La Comunidad de Práctica (CoP) de la Oficina de Gestión de Programas del Project Management Institute (PMI) describe a la PMO como un impulsor estratégico para la excelencia organizacional, que busca mejorar las prácticas de gestión de la ejecución, gobernanza organizacional y liderazgo del cambio estratégico. [13]
Darling y Whitty (2016) destacan que han existido muchas tipologías de PMO, desde principios del siglo XIX como un colectivo para ejecutar la estrategia gubernamental en el sector agrícola, hasta los proyectos de infraestructura civil de principios del siglo XX y principios de la década de 2000, cuando la PMO se convirtió en una organización. mercancía con la que se comercializará. Sería imposible agrupar las PMO en tipos específicos (Darling & Whitty, 2016). [1]
Si bien la 'P' en PMO generalmente significa "proyecto", también puede referirse a "programa" o "cartera". Cuando las oficinas de gestión de proyectos apoyan proyectos, las oficinas de gestión de programas tienen un mandato más amplio que incluye obtener y mantener los beneficios de los proyectos/programas. Las oficinas de gestión de carteras tienen la responsabilidad adicional de apoyar a las organizaciones en el logro de objetivos estratégicos [14]
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