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Las actas , también conocidas como actas de reunión (abreviatura MoM ), protocolos o, informalmente, notas , son el registro escrito instantáneo de una reunión o audiencia . Por lo general, describen los eventos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una declaración de las actividades consideradas por los participantes y respuestas o decisiones relacionadas con las actividades.
El nombre "minutos" posiblemente deriva de la frase latina minuta scriptura (literalmente "pequeña escritura") que significa "notas en borrador". [1]
Las actas pueden ser creadas durante la reunión por un mecanógrafo o taquígrafo , que puede utilizar notación taquigráfica y luego preparar las actas y entregarlas a los participantes posteriormente. Alternativamente, la reunión puede ser grabada en audio , en video , o el secretario designado o asignado informalmente por un grupo puede tomar notas, y las actas se preparan más tarde. Muchas agencias gubernamentales utilizan software de grabación de actas para registrar y preparar todas las actas en tiempo real .
Las actas son el registro escrito oficial de las reuniones de una organización o grupo. No son transcripciones de dichas reuniones. Según las Reglas de Orden de Robert recientemente revisadas (RONR), las actas deben contener principalmente un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que dijeron los miembros. [2] [3] [4] La organización puede tener sus propias reglas con respecto al contenido de las actas.
Para la mayoría de las organizaciones o grupos, es importante que las actas sean concisas y solo incluyan un resumen de las decisiones. [2] Un informe textual (transcripción) normalmente no es útil. A menos que las reglas de la organización lo exijan, un resumen de las discusiones en una reunión no es necesario ni apropiado. [2]
Las actas de ciertos grupos, como una junta directiva corporativa , deben conservarse en archivo y son documentos legales importantes. [5] [6] [7] Las actas de las reuniones de la junta se conservan por separado de las actas de las reuniones generales de miembros dentro de la misma organización. [8] Además, las actas de las sesiones ejecutivas pueden conservarse por separado. [9] Los comités no están obligados a mantener actas formales, aunque se pueden tomar notas menos formales. [10] Para los comités, sus registros formales son los informes presentados a su organismo matriz.
El formato de las actas puede variar dependiendo de los estándares establecidos por una organización, aunque existen pautas generales. [11] [12] [13] Las Reglas de Orden de Robert contienen un conjunto de actas de muestra. [14]
Generalmente, las actas comienzan con el nombre del órgano que celebra la reunión (por ejemplo, una junta) y también pueden incluir el lugar, la fecha, la lista de personas presentes y la hora en que el presidente llamó a orden la reunión. [15]
Dado que la función principal de las actas es registrar las decisiones tomadas, deben incluirse todas las decisiones oficiales. Si se propone y se apoya una moción formal, entonces (independientemente de si se aprueba o no) esto se registra. [16] También se puede incluir el recuento de votos. [17] La parte de las actas que trata de una moción de rutina puede indicar simplemente que una moción en particular fue "propuesta por Ann y aprobada". No es estrictamente necesario incluir el nombre de la persona que apoya una moción. [16] Cuando se incluye un recuento, es suficiente registrar el número de personas que votaron a favor y en contra de una moción, [17] pero se pueden permitir las solicitudes de los participantes de anotar sus votos por nombre. Si una decisión se toma por votación nominal , entonces todos los votos individuales se registran por nombre. [17] Si se toma por consentimiento general sin una votación formal, entonces este hecho puede registrarse.
Las actas pueden terminar con una nota sobre la hora en que se levantó la sesión. [18] [19]
En ocasiones, las actas son presentadas por la persona responsable de ellas (a menudo, el secretario) en una reunión posterior para su revisión. La frase de cierre tradicional es "Respetuosamente presentada" (aunque esto ya no es común), seguida de la firma del funcionario, su nombre escrito a máquina (o impreso) y su cargo. [19] [20] Esa frase de cierre se desarrolló a partir de "respectivamente presentada", expresando una afirmación de que el orden en el que se registran los diversos eventos en las actas coincide con el orden en el que ocurrieron durante la reunión real.
Por lo general, uno de los primeros puntos del orden del día de una reunión es la lectura y aprobación de las actas de la reunión anterior. Si los miembros del grupo están de acuerdo (normalmente por consentimiento unánime ) en que las actas escritas reflejan lo que ocurrió en la reunión anterior, se aprueban y el hecho de su aprobación se registra en las actas de la reunión actual. [21] Si hay errores u omisiones importantes, las actas pueden volver a redactarse y presentarse nuevamente en una fecha posterior. Se pueden realizar cambios menores de inmediato utilizando los procedimientos normales de enmienda , y las actas enmendadas pueden aprobarse "tal como fueron enmendadas". [21] Normalmente es adecuado enviar una copia preliminar de las actas a todos los miembros antes de la reunión para que la reunión no se demore por una lectura del borrador. [19]