La planificación del espacio de oficina es el proceso de organizar la distribución del lugar de trabajo , el mobiliario y las funciones de la oficina para trabajar juntos de forma eficaz y al mismo tiempo utilizar el espacio de manera eficiente. Los planos de planta deben considerar la función del grupo de trabajo, los códigos y regulaciones de construcción, la iluminación, los requisitos de trabajo en equipo, la intercomunicación y el almacenamiento, así como la zonificación de las estaciones de trabajo de los empleados, las necesidades de espacio para tareas, las salas de apoyo y las áreas de recepción para aprovechar al máximo el espacio disponible. [1] La optimización de los espacios de oficina con una planificación espacial eficaz puede ayudar a la circulación, la productividad y mejorar el bienestar en el lugar de trabajo , así como la salud y la seguridad de los ocupantes. [2]
En muchas organizaciones, la distribución de las oficinas está sujeta a cambios frecuentes. Este proceso se conoce como tasa de abandono, [3] expresada como el porcentaje del personal movido durante un año.
Los requisitos legales relacionados con la distribución de las oficinas variarán en diferentes países, pero los ejemplos pueden incluir: la cantidad mínima de espacio que se proporcionará por miembro del personal; disposiciones de seguridad contra incendios; [4] [5] niveles de iluminación; señalización; [6] ventilación; medidas de control de temperatura y bienestar. [7]
La planificación del espacio de oficinas se refiere a optimizar el diseño de la estructura del edificio para satisfacer las necesidades de la organización teniendo en cuenta los planes comerciales de la organización. [8]
A veces se requiere investigación para planificar estratégicamente la distribución de las oficinas, lo que a menudo se realiza identificando los factores que potencialmente afectan a los ocupantes del espacio: recopilar y analizar datos sobre cómo se utiliza el espacio, los estándares de construcción actuales en cuanto a muebles o muebles ergonómicos, la demanda futura de espacio o el crecimiento entre Unidades de negocios. [9]
El objetivo es canalizar recursos para proporcionar el entorno de trabajo adecuado para llevar a cabo las actividades comerciales principales de manera rentable y con una buena relación calidad-precio. Ya que implica determinar los requisitos del usuario y la empresa, diseñar el lugar de trabajo para acomodar estos requisitos y mantener la provisión de estos requisitos durante todo el ciclo de vida del lugar de trabajo. (Muir, 2003) [10]
Por ejemplo: los centros de llamadas exigen que sus negocios se realicen "en pantalla" y requieren áreas de escritorio pequeñas por miembro del personal, almacenamiento mínimo de documentos y pueden tener requisitos limitados para instalaciones de fotocopiado e impresión. Por el contrario, las empresas que manejan documentación en papel necesitarán escritorios más grandes para su personal, espacio para registros, instalaciones de archivo, fotocopias e impresión a mano. Algunas empresas requieren que la planificación del espacio se analice con flexibilidad debido a que albergan distintas necesidades comerciales, como espacios de laboratorio, diseño e investigación. Algunos planificadores de espacios de instalaciones también deben planificar soluciones de almacenamiento dentro de un entorno corporativo para organizaciones con un uso intensivo de productos.
Las organizaciones suelen tener una política sobre los estándares mínimos de adaptación para cada grado del personal. El personal administrativo puede trabajar en oficinas de planta abierta, mientras que los gerentes pueden tener oficinas individuales, dimensionadas según la antigüedad. En las oficinas de diseño abierto, a veces se utilizan mamparas entre los escritorios para reducir el ruido y proporcionar un elemento de privacidad.
Existen requisitos de seguridad humana exigidos por la legislación que incluyen reglas para planes de evacuación en caso de incendio, ubicación de extintores, sistemas de rociadores, salidas desbloqueadas, ancho de paso adecuado, sistemas de alarma contra incendios en edificios, mobiliario no combustible y resistente a las llamas y vías de salida sin obstáculos. (Rondeau et al 1995) [11]
La ergonomía es un criterio que los planificadores de espacios tienen en cuenta para lograr la máxima eficiencia de los recursos y mayores tasas de productividad. La ergonomía se ocupa de datos y técnicas biológicos y de ingeniería para desarrollar soluciones para la interfaz entre el trabajador y el lugar de trabajo. La ergonomía está definida por (Cotts, 1999). Rondeau et al (1995) [12] como un diseño para adaptarse específicamente a las dimensiones humanas y responder a los requisitos funcionales. Las soluciones incluyen equipos, muebles y accesorios ajustables.
Desarrollar e implementar estándares espaciales es una de las responsabilidades clave de cualquier departamento de gestión espacial de cualquier organización. (Owen, 1993) [13] El estándar de espacio rige el número de metros asignados a cada personal de la organización. Considera la cantidad de espacio para la configuración del espacio de trabajo, el almacenamiento local y el acceso.
Las disposiciones para los discapacitados son otras normas de alojamiento importantes. Las organizaciones deben cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Este reglamento exige que todas las áreas disponibles al público sean accesibles y utilizables por personas con discapacidades. (Owen, 1993) [14] El espacio en el edificio se vería afectado debido a la provisión de requisitos para discapacitados, incluidos espacios de estacionamiento, entradas al edificio, baños, estaciones de trabajo y ascensores (Rondeau et al, 1995) [15]
La agrupación del personal en equipos suele proporcionar la mejor opción para la intercomunicación y/o supervisión y es un factor clave en el diseño de la distribución de la oficina. Sin embargo, cuando el espacio es escaso, puede resultar difícil acomodar a un grupo de trabajo en un área determinada y la solución a menudo pasa por hacer espacio moviendo a otros. Este tipo de movimientos pueden ser complejos y perturbadores, ya que a menudo hay una cadena de eventos involucrados. La planificación del espacio podría incluir tener en cuenta la migración entre edificios y diferentes barrios. Es fundamental para el negocio tomar medidas para posibles interrupciones del trabajo. Los planificadores de espacios deben tener en cuenta el posible crecimiento dentro de las unidades de negocio, así como las directrices y regulaciones para la construcción.
La planificación del espacio en las organizaciones corporativas debe planificarse de acuerdo con los requisitos de zonificación del lugar donde se utiliza el edificio. (Molnar 1983) Los planificadores espaciales necesitan tener un conjunto completo de información sobre el edificio para ser planificadores exitosos. Las limitaciones físicas pueden afectar la planificación exitosa del espacio de trabajo. (Altura de construcción, espaciamiento de columnas, acabados de pisos, tipo de construcción de paredes, capacidades de ascensores, tipos de accesorios, niveles de iluminación. (Molnar 1983) Zonificación es un término utilizado en la planificación urbana y regional para regular la práctica del uso y el tipo de actividades que se realizan en los sitios con base en las zonas mapeadas. Regula el uso de la edificación y la densidad permitida, la ubicación de la edificación en el lote, la cobertura del lote, el estacionamiento y aspectos similares [16] .
Los factores financieros pueden afectar la implementación exitosa de la planificación espacial. El presupuesto asignado para la programación del lugar de trabajo de la oficina, el costo del espacio utilizable, un presupuesto permitido que no debe excederse para un proyecto, el costo incurrido después de mudarse (por ejemplo, el costo debido a cambios en la ubicación de las particiones, modificación de iluminación/diseño, reparaciones, tinte de ventanas, etc.) Costo de proporcionar una estación de trabajo para cada empleado. (Bogers 2008) [17]
La planificación del espacio es una disciplina que se ocupa de trasladar las necesidades de espacio de una organización a las placas del piso del edificio y producir un entorno de trabajo adecuado para que la organización obtenga un retorno de su inversión. La gestión espacial, por otra parte, se ocupa de proporcionar la prestación de servicios espaciales y la gestión del plan espacial completo. En la práctica, en muchas organizaciones, el espacio de oficina puede proporcionarse sin tener en cuenta los entornos de trabajo, las metodologías de planificación del espacio, la tecnología y las formas innovadoras y creativas de operar en el lugar de trabajo.
Los diseños de oficinas modernos a menudo se planifican utilizando software de dibujo de diseño asistido por computadora (CAD). [18]
Cada escritorio de una oficina puede requerir un teléfono y una computadora. [19] En oficinas grandes, los cables de alimentación y de datos pueden pasar por debajo de un suelo elevado o por encima de un techo suspendido, hasta el escritorio. Otra alternativa en oficinas más pequeñas es utilizar canales ranurados alrededor de la pared. Otras alternativas son utilizar postes eléctricos en el techo que pueden ayudar a planificar el espacio de los escritorios lejos de las paredes perimetrales.
Las oficinas diáfanas a menudo se dividen en oficinas más pequeñas para gerentes, salas de reuniones, etc. Cuando esto sucede, el diseñador debe tener en cuenta varios factores [20], entre ellos:
El personal de oficina necesita acceso a instalaciones básicas de bienestar en una oficina, como baños y agua potable. También se puede considerar la venta, el catering o un lugar donde el personal pueda preparar una bebida y tomar un descanso de su escritorio.