La gestión de ausencias , también conocida como gestión de licencias, es una combinación de políticas, procedimientos o programas del empleador diseñados para gestionar las licencias de los empleados y minimizar el impacto de esas ausencias en el empleador. [1] Los programas de gestión de ausencias tienen como objetivo maximizar la productividad al apoyar a un empleado desde la ausencia inicial hasta los planes de regreso al trabajo y de permanencia en el trabajo. [2]
En 2015, la Fundación CDC estimó que las lesiones o enfermedades físicas cuestan a los empleadores estadounidenses 225.800 millones de dólares al año. [3] Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) estimaron que la depresión cuesta a los empleadores 44.000 millones de dólares adicionales al año. [4] Las razones y los costos del ausentismo laboral han sido bien estudiados durante décadas. Desde principios de la década de 2000, los estudios han considerado cada vez más las razones y los costos del presentismo , que se produce cuando los trabajadores que no son completamente productivos asisten al trabajo. Las lesiones, las enfermedades, el estrés, la ansiedad o la depresión pueden disminuir la productividad, lo que supone mayores costos para el empleador y potencialmente afectar a otros miembros de la fuerza laboral. [5]
Para equilibrar los costos del ausentismo con la salud y el bienestar de la fuerza laboral, las empresas recurren a programas de gestión de ausencias para rastrear y gestionar explícitamente la causa y los costos del ausentismo.
Estados Unidos va a la zaga de otros países industrializados en lo que se refiere a la licencia remunerada exigida por el gobierno federal, incluida la licencia parental por nacimiento o adopción de un hijo, enfermedad del empleado o para cuidar a un hijo enfermo, al cónyuge u otro familiar cercano. [6] Estados Unidos es uno de los siete países del mundo que no garantiza la licencia de maternidad remunerada, junto con las Islas Marshall , Micronesia , Nauru , Palau , Papúa Nueva Guinea y Surinam . [7] Estados Unidos también va a la zaga de otros países industrializados en lo que se refiere al tiempo de vacaciones remuneradas exigido por el gobierno federal. El derecho a vacaciones remuneradas en la Unión Europea se establece en un mínimo de cuatro semanas (20 días) por año, sin contar los días festivos bancarios. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de los Estados Unidos de 1938 , modificada por última vez en 2009, no exige ningunas vacaciones remuneradas, sino que establece que estos asuntos se dejan a un acuerdo entre el empleador y el empleado. [8]
Un estudio de 2018 de Project: Time Off mostró que los trabajadores estadounidenses dejaron 662 millones de días de vacaciones sin usar. El estudio citó el miedo (miedo a perderse algo, miedo a volver a una montaña de trabajo, miedo a ser visto como alguien que rinde menos de lo esperado y miedo a ser visto como alguien que puede ser reemplazado) como la razón más común por la que los trabajadores no usaban su tiempo de vacaciones. [9]
La presión para que se establezcan normas federales obligatorias para las leyes de licencias remuneradas ha estado vigente durante más de 100 años. [10] Como resultado, existe un mosaico complejo de leyes federales, estatales y locales que ofrecen a los trabajadores protección para las licencias no remuneradas, en función de una variedad de factores diferentes. Este mosaico de leyes hace que sea cada vez más difícil para los empleadores cumplir con las normas. [11]
Las leyes federales que inciden en la gestión de las ausencias incluyen:
En ausencia de una ley federal unificadora que exija licencias médicas y familiares remuneradas, muchos estados y municipios están aprobando sus propias leyes de licencias. En 2021, nueve estados y el Distrito de Columbia tenían programas de licencias familiares remuneradas en vigor y otros tres estados se preparaban para implementar leyes recientemente aprobadas. [17] En 2019, se estima que 30 municipios exigen licencias por enfermedad remuneradas. Con estas leyes distintas, la duración, la acumulación, el uso y los requisitos de presentación de informes de las licencias varían, lo que dificulta el cumplimiento por parte de los empleadores. [18]
Al comienzo de la pandemia de COVID-19, se ordenó a los trabajadores estadounidenses que se quedaran en casa. Los trabajadores del sector de servicios, que representan casi el 20% de la fuerza laboral estadounidense, fueron considerados trabajadores esenciales y se les pidió que siguieran trabajando, arriesgándose a exponerse a una enfermedad altamente contagiosa y potencialmente letal. Los trabajadores en estos empleos ganan salarios muy bajos. El 55% de ellos no tenían licencia por enfermedad paga, lo que crea inseguridad financiera para aquellos que pueden faltar al trabajo. La licencia por enfermedad paga permite que quienes están enfermos se recuperen y protege a quienes están sanos contra la propagación de la enfermedad. [19] Luego estaban aquellos que consideraron la posibilidad de tomarse vacaciones: si estaban a distancia, ¿por qué no trabajar desde un destino de vacaciones sin usar su PTO? Finalmente, muchas personas optaron por no usar su PTO en absoluto, lo que provocó que los empleadores vieran cómo el tiempo no utilizado se disparaba a niveles insalubres. [20]
El gobierno federal aprobó la Ley de Respuesta al Coronavirus de Familias Primero (FFCRA, por sus siglas en inglés), que entró en vigencia el 1 de abril de 2020. La FFCRA reembolsó a los empleadores privados con menos de 500 empleados con créditos fiscales por el costo de brindar licencia por enfermedad paga y licencia familiar y médica ampliada por razones especiales relacionadas con el COVID-19. Estas reglas temporales expiraron el 31 de diciembre de 2020. [21]
Según la publicación “States, Cities Tackle COVID-19 Paid Leave. Including OSHA's ETS Paid Leave Requirements” (Los estados y las ciudades enfrentan la licencia paga por COVID-19, incluidos los requisitos de licencia paga por ETS de OSHA) [ 22] , algunos estados y autoridades locales implementaron nuevos requisitos de licencia paga, mientras que otros modificaron las leyes existentes para adaptarse a las necesidades de los empleados. En una revisión de julio de 2021, los autores continuaron afirmando:
La actividad estatal y local en cuestiones de licencia paga sigue evolucionando. Los requisitos de licencia familiar y por enfermedad paga de emergencia federal vencidos según la Ley de Respuesta al Coronavirus de Familias Primero (FFCRA) (Pub. L. No. 116-127) —aplicable solo a empleadores con menos de 500 empleados— no anuló ningún mandato de licencia paga estatal o local, pero sí proporcionó créditos fiscales correspondientes a un empleador por salarios calificados provistos para la licencia paga requerida. Muchas leyes de licencia de emergencia estatales y locales se promulgaron para cubrir a empleadores más grandes y empleados exentos de la ley federal pero sin los créditos fiscales correspondientes. En algunos casos, el requisito estatal/local cubre a empleadores de todos los tamaños. La Ley de Asignaciones Consolidadas de 2021 (Pub. L. No. 116-260) extendió los créditos fiscales correspondientes para los empleadores sujetos a la FFCRA que voluntariamente continuaron brindando cualquier licencia paga no utilizada de la FFCRA hasta el 31 de marzo de 2021. La Ley del Plan de Rescate Estadounidense (ARPA) (Pub. L. No. 117-2), vigente a partir del 1 de abril de 2021, mejoró los créditos fiscales para la licencia paga que califica para la FFCRA proporcionada voluntariamente hasta el 30 de septiembre de 2021.
La publicación continúa analizando 32 beneficios distintos de licencia paga de emergencia a nivel estatal, municipal o del condado y 13 recomendaciones de orientación adicionales sobre COVID-19 para las leyes de licencia paga existentes.
Muchos de los empleadores más grandes del país, como Walmart , Amazon y Starbucks, se encargaron de actualizar sus políticas. Walmart, por ejemplo, comenzó a ofrecer a sus empleados por horas hasta dos semanas con el 100 % del salario más un pago parcial por hasta 26 semanas con certificación médica. La empresa también permitiría licencias pagadas para recuperarse de los efectos secundarios de una vacuna contra el COVID-19. [23]
El 5 de noviembre de 2021, la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) publicó una norma obligatoria de seguridad en el lugar de trabajo que incluye licencia paga para que los empleados reciban la vacuna contra la COVID-19, además de tiempo para recuperarse de los efectos secundarios de la vacuna. La norma, que cubría a los empleadores con más de 100 empleados, habría exigido la vacunación o pruebas periódicas, pero fue anulada por los tribunales en enero de 2022, antes de que entrara en vigor por completo. Las idas y venidas sobre normas como estas hicieron que los empleadores tuvieran que esforzarse constantemente para mantenerse al día. [21]
En 2021, el 55 por ciento de las empresas encuestadas mencionaron el cumplimiento como una prioridad principal. Los empleadores están poniendo un nuevo enfoque estratégico en la gestión de las ausencias, creando programas y políticas más formales. Se espera que el número de empresas con programas formales crezca del 50 por ciento al 63 por ciento en dos años. [11] Los programas pueden gestionarse internamente (in-sourcing), gestionarse mediante una combinación de recursos internos y un socio externo (co-sourcing) o gestionarse por un administrador externo o una compañía de seguros (outsourcing). También hay un número creciente de soluciones tecnológicas que ayudan independientemente del modelo elegido.
Los programas de gestión de ausencias y licencias internos dependen de personal interno relacionado con beneficios o de RR.HH. para la admisión de nuevas reclamaciones y la supervisión de todas las actividades de gestión de licencias en coordinación con las reclamaciones por discapacidad a corto plazo y compensación de los trabajadores. El empleador es responsable del seguimiento, la presentación de informes y el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones. Las soluciones tecnológicas son frecuentes para los empleadores que ejecutan sus propios programas, especialmente para los programas más grandes. El 60% de los empleadores con más de 5000 empleados y el 80% de las empresas con 20 000 empleados dependen de una solución tecnológica. Las capacidades tecnológicas también aumentan con el tamaño del empleador: las empresas más pequeñas dependen de sistemas de nómina, los empleadores de tamaño mediano utilizan sistemas HRIS y los empleadores grandes invierten en software de gestión de licencias. [24]
En un modelo de co-sourcing, un empleador se asocia con un proveedor externo, manteniendo algunos elementos del programa internamente mientras confía en el proveedor para obtener experiencia adicional. Una empresa puede confiar en la plataforma tecnológica de un proveedor mientras mantiene personal interno para la admisión y gestión de licencias. Este modelo permite a un empleador gestionar el proceso internamente utilizando una plataforma tecnológica más sofisticada a la que probablemente no tendría acceso por su cuenta. El proveedor es responsable de mantener la plataforma, realizando actualizaciones en tiempo real al sistema. Esta solución tiende a dar como resultado un mejor cumplimiento y consistencia que los programas de subcontratación interna, sin embargo, la experiencia del empleado todavía depende de los gerentes de primera línea y/o los equipos de gestión de licencias internos. El software de terceros, por ejemplo, puede ayudar a los profesionales de RR.HH. a realizar un seguimiento de una variedad de licencias, fechas de regreso al trabajo y puede automatizar muchas tareas mundanas. [11]
La subcontratación depende exclusivamente de un socio para ejecutar todo el programa. Muchas organizaciones de RR.HH. y de seguros ofrecen estos servicios.