La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos de pequeña y/o gran escala, como festivales , conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones . Implica estudiar la marca, identificar su público objetivo , idear el concepto del evento y coordinar los aspectos técnicos antes de lanzarlo. [1]
La industria de eventos ahora incluye eventos de todos los tamaños, desde los Juegos Olímpicos hasta desayunos de negocios. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés organizan eventos para comercializar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar dinero o celebrar logros.
El proceso de planificación y coordinación del evento generalmente se conoce como planificación de eventos y puede incluir elaboración de presupuestos , programación, selección del sitio, adquisición de los permisos necesarios , coordinación del transporte y estacionamiento, organización de oradores o animadores, organización de la decoración, seguridad del evento, catering , coordinación. con proveedores externos y planes de emergencia. Cada evento es diferente en su naturaleza, por lo que el proceso de planificación y ejecución de cada evento difiere según el tipo de evento.
El event manager es la persona que planifica y ejecuta el evento, responsabilizándose de los elementos creativos, técnicos y logísticos. Esto incluye diseño general de eventos, creación de marca, estrategia de marketing y comunicación, producción audiovisual , redacción de guiones, logística, elaboración de presupuestos, negociación y servicio al cliente.
Debido a las complejidades involucradas, el amplio conjunto de conocimientos requeridos y el entorno que cambia rápidamente, la gestión de eventos se cita con frecuencia como una de las carreras profesionales más estresantes, junto con los cirujanos . [2]
La gestión de eventos puede ser una herramienta de marketing y comunicación estratégica , utilizada por empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden beneficiarse de los eventos promocionales como una forma de comunicarse con los clientes actuales y potenciales. Por ejemplo, estos eventos centrados en la publicidad pueden ocurrir como conferencias de prensa, eventos promocionales o lanzamientos de productos.
Los administradores de eventos también pueden utilizar los medios de noticias tradicionales para dirigirse a su audiencia, con la esperanza de generar una cobertura mediática que llegue a miles o millones de personas. También pueden invitar a su audiencia a sus eventos y comunicarse con ellos en el evento real. [3]
El lugar de un evento puede ser un lugar dentro o fuera del sitio. El administrador del evento es responsable de las operaciones en un evento o lugar de entretenimiento alquilado, ya que coordina directamente con el propietario de la propiedad. Un administrador de eventos monitoreará todos los aspectos del evento en el sitio. Algunas de las tareas enumeradas en la introducción pueden pasar al lugar de celebración, pero normalmente con un coste.
Los eventos presentan un riesgo de responsabilidad sustancial para los organizadores y los lugares. En consecuencia, la mayoría de los lugares requieren que los organizadores obtengan un seguro de responsabilidad general general o específico para el evento por un monto no menor a $1,000,000 por evento y $2,000,000 en total, que es el estándar de la industria. [4] [5]
Los gestores de eventos corporativos reservan lugares para celebrar reuniones corporativas, conferencias , eventos de networking, ferias comerciales , lanzamientos de productos, retiros de formación de equipos o sesiones de formación en un entorno más personalizado.
La gestión sostenible de eventos (también conocida como ecologización de eventos) es el proceso utilizado para producir un evento con especial preocupación por cuestiones ambientales, económicas y sociales. [6] La sostenibilidad en la gestión de eventos incorpora la toma de decisiones social y ambientalmente responsable en la planificación, organización, implementación y participación en un evento. Implica incluir principios y prácticas de desarrollo sostenible en todos los niveles de la organización de eventos y tiene como objetivo garantizar que un evento se realice de manera responsable. Representa el paquete total de intervenciones en un evento y debe realizarse de manera integrada. La ecologización de eventos debe comenzar desde el inicio del proyecto y debe involucrar a todos los actores clave, como clientes, organizadores, lugares, subcontratistas y proveedores. [7] Un estudio reciente muestra que la tendencia de trasladar eventos de modos presenciales a modos virtuales e híbridos puede reducir la huella de carbono en un 94% (virtual) y en un 67% (modo híbrido con una tasa de participación presencial superior al 50% debido a compensaciones entre la huella de carbono per cápita y el nivel de participación en persona). [8]
Las empresas de software de gestión de eventos proporcionan herramientas de software para la planificación de eventos para manejar muchas actividades comunes, como el registro de delegados, la reserva de hoteles, la reserva de viajes o la asignación de espacio para exposiciones.
Una tendencia reciente en la tecnología de eventos es el uso de aplicaciones móviles para eventos . Esta tecnología está avanzando y permite a los profesionales de eventos simplificar y gestionar eventos simples y complejos de manera más efectiva. [9] Las aplicaciones móviles tienen una variedad de usos. Se pueden utilizar para contener información relativamente estática, como la agenda, biografías de los oradores y preguntas frecuentes generales. También pueden fomentar la participación y el compromiso de la audiencia a través de herramientas interactivas como votaciones/sondeos en vivo, envío de preguntas a los oradores durante las preguntas y respuestas o creación de "nubes de palabras" interactivas en vivo. Los organizadores de eventos también pueden utilizar aplicaciones móviles para eventos como medio de comunicación. Las aplicaciones móviles ayudan a lograr un mejor resultado general de los eventos y también ayudan a eliminar gran parte del trabajo tedioso de los organizadores de eventos. [10] Los organizadores pueden comunicarse con los participantes mediante el uso de alertas, notificaciones y mensajes push. También se pueden utilizar para recopilar comentarios de los participantes mediante el uso de encuestas en la aplicación. Algunas aplicaciones móviles de eventos pueden ayudar a los participantes a interactuar entre sí, con los patrocinadores y con los organizadores con una funcionalidad de networking incorporada.
Cada vez hay más universidades que ofrecen formación en gestión de eventos en forma de certificados y títulos de pregrado o posgrado.
La Facultad Rosen de Gestión Hotelera de la Universidad de Florida Central ofreció la primera Licenciatura en Ciencias en Gestión de Eventos a partir de 2006. [11] [12] El programa aprovecha la capacitación básica tanto en hotelería como en operaciones de alojamiento, turismo y servicios para huéspedes. , contabilidad y marketing, así como gestión de eventos, incluidas ventas, promoción, tecnología, diseño, gestión de riesgos y catering con asignaturas optativas disponibles para intereses específicos, como cruceros , discotecas , vinos o ferias comerciales . [13] Otros programas de grado que no ofrecen un título completo generalmente ofrecen concentraciones, como la Universidad de Nueva York , que ofrece una licenciatura en Gestión Hotelera y Turística con especialización en gestión de eventos. [14] La Universidad de Florida también ofrece un programa similar. [15]
Debido al número limitado de programas de pregrado disponibles, no es raro que los administradores de eventos obtengan títulos en administración de empresas , marketing o relaciones públicas . Para complementar su candidatura, las personas interesadas en la gestión de eventos suelen obtener una o más certificaciones que ofrecen especialización en campos particulares. Las certificaciones disponibles incluyen: