La gestión de contenido ( CM ) es un conjunto de procesos y tecnologías que respaldan la recopilación, gestión y publicación de información en cualquier formato o medio. Cuando se almacena y se accede a esta información a través de computadoras, se la puede denominar más específicamente contenido digital o simplemente contenido .
Las prácticas y los objetivos de la gestión de contenidos varían según la misión y la estructura de gobernanza de la organización. Las organizaciones de noticias, los sitios web de comercio electrónico y las instituciones educativas utilizan la gestión de contenidos, pero de diferentes maneras. Esto genera diferencias en la terminología y en los nombres y la cantidad de pasos del proceso.
Por ejemplo, algunos contenidos digitales son creados por uno o más autores. Con el tiempo, esos contenidos pueden ser editados. Una o más personas pueden proporcionar cierta supervisión editorial y aprobar el contenido para su publicación.
La publicación puede adoptar muchas formas: puede ser el acto de "enviar" contenido a otros o simplemente otorgar derechos de acceso digital a cierto contenido a una o más personas. Más tarde, ese contenido puede ser reemplazado por otra versión del mismo y, por lo tanto, retirado o eliminado del uso (como cuando se modifica esta página wiki).
La gestión de contenidos es un proceso inherentemente colaborativo. Suele constar de las siguientes funciones y responsabilidades básicas:
Un aspecto fundamental de la gestión de contenidos es la capacidad de gestionar versiones de los mismos a medida que evolucionan ( véase también control de versiones ). Los autores y editores a menudo necesitan restaurar versiones anteriores de productos editados debido a un fallo del proceso o a una serie de ediciones no deseadas. El contenido sensible al tiempo también puede requerir actualizaciones a medida que el tema evoluciona con el tiempo.
Otro aspecto igualmente importante de la gestión de contenidos implica la creación, el mantenimiento y la aplicación de estándares de revisión. Cada miembro del proceso de creación y revisión de contenidos tiene un papel único y un conjunto de responsabilidades en el desarrollo o la publicación de los contenidos. Cada miembro del equipo de revisión necesita estándares de revisión claros y concisos, que deben mantenerse de forma continua para garantizar la coherencia y la salud a largo plazo de la base de conocimientos .
Un sistema de gestión de contenidos es un conjunto de procesos automatizados que pueden admitir las siguientes características:
Cada vez más, el repositorio es una parte inherente del sistema e incorpora funciones de búsqueda y recuperación empresariales . Los sistemas de gestión de contenido adoptan las siguientes formas:
Marc Feldman, experto en gestión de contenidos, define tres estructuras principales de gobernanza de la gestión de contenidos: localizada, centralizada y federada, cada una con sus propias fortalezas y debilidades. [1]
Al poner el control en manos de quienes están más cerca del contenido, los expertos en contexto, los modelos de gobernanza localizados potencian y dan rienda suelta a la creatividad. Sin embargo, estos beneficios se producen a costa de una pérdida parcial o total del control y la supervisión gerenciales.
Cuando las palancas de control están fuertemente centralizadas, los sistemas de gestión de contenidos son capaces de transmitir un mensaje de marca excepcionalmente claro y unificado. Además, las estructuras de gobernanza de gestión de contenidos centralizadas permiten una gran cantidad de oportunidades de ahorro de costes en las grandes empresas, que se logran, por ejemplo, mediante (1) la evitación de esfuerzos duplicados en la creación, edición, formato, reutilización y archivo de contenidos; (2) la gestión de procesos y la racionalización de todo el trabajo relacionado con los contenidos; y/o (3) una implementación o actualización ordenada del sistema de gestión de contenidos.
Los modelos de gobernanza federada potencialmente aprovechan los beneficios tanto del control localizado como del centralizado, al tiempo que evitan las debilidades de ambos. Si bien los sistemas de software de gestión de contenido están estructurados de manera inherente para permitir modelos de gobernanza federada, aprovechar estos beneficios puede resultar difícil porque requiere, por ejemplo, negociar los límites de control con los administradores locales y los creadores de contenido. En el caso de las empresas más grandes, en particular, el hecho de no implementar o realizar plenamente una estructura de gobernanza federada equivale a no aprovechar al máximo el retorno de la inversión y los ahorros de costos que permiten los sistemas de gestión de contenido.
Las implementaciones de gestión de contenido deben ser capaces de gestionar las distribuciones de contenido y los derechos digitales en el ciclo de vida del contenido. [2] [3] Los sistemas de gestión de contenido suelen estar involucrados en la gestión de derechos digitales para controlar el acceso de los usuarios y los derechos digitales. En este paso, las estructuras de solo lectura de los sistemas de gestión de derechos digitales imponen algunas limitaciones en la gestión de contenido, ya que no permiten a los autores cambiar el contenido protegido en su ciclo de vida. La creación de contenido nuevo utilizando contenido administrado (protegido) también es un problema que saca a los contenidos protegidos de los sistemas de control de gestión. Unas pocas implementaciones de gestión de contenido cubren todas estas cuestiones. [2]