El reembolso es el acto de compensar a alguien por un gasto de bolsillo dándole una cantidad de dinero igual a lo gastado. [1]
Las empresas, gobiernos y organizaciones sin fines de lucro podrán compensar a sus empleados o funcionarios por gastos necesarios y razonables; Según la ley estadounidense [2] [3] , la organización puede deducir estos gastos de los impuestos y tratarlos como ingresos libres de impuestos para el destinatario, siempre que se cumplan las condiciones de responsabilidad. La legislación del Reino Unido prevé deducciones por gastos de viaje y manutención . [4] También se proporciona reembolso por gastos de suministros, guardería , móvil, médicos o educación, según lo determine el pagador. De manera similar, una universidad , una conferencia académica o una conferencia de negocios pueden reembolsar los gastos de un orador o asistente invitado.
El reembolso también se utiliza en seguros, cuando un proveedor paga los gastos después de que hayan sido pagados directamente por el titular de la póliza o por un tercero. Esto es especialmente relevante en los seguros de salud , debido a la urgencia, los altos costos y los procedimientos administrativos que pueden causar que un proveedor de atención médica incurra en costos pendientes de reembolso por parte de un proveedor público o privado (en los EE. UU., por ejemplo, Medicare o una Cuenta de Reembolso de Salud ). Algunos segmentos de la industria sanitaria , como los fabricantes de dispositivos médicos , dependen del reembolso para obtener ingresos [5] y producen recursos que ayudan a sus clientes (hospitales, médicos, etc.) a obtener el reembolso. [6]
Los gobiernos pueden reembolsar a los contribuyentes de varias maneras. Un reembolso de impuestos reduce potencialmente a cero el impuesto neto pagado, como el impuesto sobre la renta. Los contribuyentes podrán recibir el reembolso completo de otros impuestos, como el Impuesto al Valor Agregado por bajos ingresos, posterior exportación de los bienes vendidos o no ser el destinatario final. Un gobierno local puede utilizar el reembolso para reducir los impuestos a la propiedad para una organización favorecida o un individuo de bajos ingresos.
Los reembolsos a los empleados por viajes son muy populares. A menudo, cuando un empleado viaja por trabajo, deberá realizar un seguimiento de los gastos y presentarlos a su empleador para obtener un reembolso.
La gestión de reembolsos es un proceso crucial que garantiza que las personas, entidades gubernamentales y corporaciones reciban una compensación adecuada por los gastos incurridos. Implica el seguimiento, la verificación y el procesamiento cuidadosos de las solicitudes de reembolso, con el objetivo de proporcionar reembolsos justos y oportunos.
Para las personas, la gestión de reembolsos juega un papel vital en el mantenimiento de la estabilidad financiera. Ya sea para gastos de viaje, costos médicos o gastos relacionados con el negocio, las personas confían en los sistemas de gestión de reembolsos para calcular y reembolsar con precisión sus gastos elegibles. Al gestionar eficientemente los reembolsos, las personas pueden mantener su bienestar financiero y evitar cargas financieras innecesarias. En ocasiones, el reembolso se realiza mediante desgravaciones fiscales u otras formas de compensación social para reducir los costes administrativos.
En el sector gubernamental, la gestión de reembolsos es esencial por varias razones. Las agencias gubernamentales a menudo se ocupan de extensas transacciones financieras, incluidos reembolsos de salud y viajes, gastos de empleados y pagos a proveedores. La gestión eficaz de los reembolsos garantiza la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas financieras. Ayuda a las entidades gubernamentales a realizar un seguimiento de los gastos, controlar los costos y proporcionar informes financieros precisos a los contribuyentes y partes interesadas.
En el mundo empresarial, la gestión de reembolsos es igualmente importante. Las empresas tienen varias categorías de gastos, como viajes de empleados, capacitación y costos relacionados con los clientes. La racionalización del proceso de reembolso garantiza que los empleados reciban el reembolso con prontitud, lo que aumenta la moral y la productividad. Además, una gestión eficiente de los reembolsos ayuda a las organizaciones a mantener registros financieros precisos, gestionar presupuestos y cumplir con las normas fiscales.
Para gestionar los reembolsos de forma eficaz, las organizaciones utilizan software y sistemas de gestión de reembolsos dedicados. Estos sistemas automatizan el proceso de reembolso, lo que permite un seguimiento, verificación y aprobación eficientes de los gastos. También brindan visibilidad en tiempo real del estado de los reembolsos, lo que reduce errores y demoras.
Las organizaciones tienen motivos para limitar los gastos de reembolso, ya sean fraudulentos , [7] frívolos , [8] o legítimos . [9] Si el proceso de reembolso se vuelve engorroso o inconveniente para el solicitante, entonces la probabilidad de que el solicitante obtenga exitosamente los fondos disminuye, independientemente de su legitimidad, lo que resulta en menos solicitudes de reembolso pagadas en general.
Los elementos de los procesos de reembolso que reducen costos incluyen:
Además, la industria de seguros está asociada con una variedad de tácticas para negar el reembolso, incluida la rescisión . [10]
El reembolso es el principal impulsor de la rentabilidad de una nueva tecnología, ya que garantiza el importante flujo de ingresos que mantiene viable a una empresa.