La comunicación en el lugar de trabajo es el proceso de intercambio de información y sabiduría, tanto verbal como no verbal, entre una persona/grupo y otra persona/grupo dentro de una organización. Incluye correos electrónicos, mensajes de texto, notas, llamadas, etc. [1] La comunicación eficaz es fundamental para realizar el trabajo, así como para generar un sentido de confianza y aumentar la productividad de los empleados. Estos pueden tener diferentes culturas y orígenes, y pueden estar acostumbrados a diferentes normas. Para unir las actividades de todos los empleados y evitar cualquier incumplimiento de plazo o actividad que pueda afectar negativamente a la empresa, la comunicación es fundamental. La comunicación eficaz en el lugar de trabajo garantiza que se alcancen todos los objetivos de la organización. La comunicación en el lugar de trabajo es tremendamente importante para las organizaciones porque aumenta la productividad y la eficiencia. La comunicación ineficaz en el lugar de trabajo genera brechas de comunicación entre los empleados, lo que provoca confusión, pérdida de tiempo y reduce la productividad. Los malentendidos que causan fricciones entre las personas se pueden evitar mediante una comunicación eficaz en el lugar de trabajo. La comunicación efectiva, también llamada comunicación abierta, evita que se formen barreras entre las personas dentro de las empresas que podrían impedir el progreso en el esfuerzo por alcanzar un objetivo común. Para que las empresas funcionen como se desea, los gerentes y los empleados de nivel inferior deben poder interactuar de manera clara y efectiva entre sí a través de la comunicación verbal y no verbal para lograr objetivos comerciales específicos. La comunicación efectiva con los clientes juega un papel vital en el desarrollo de una organización y el éxito de cualquier negocio. A la hora de comunicarnos también hay que tener en cuenta la comunicación no verbal . La forma en que una persona transmite un mensaje tiene mucha influencia en el significado de éste.
Otro aspecto importante para tener una comunicación eficaz en el lugar de trabajo es tener en cuenta los diferentes orígenes de los empleados. "Si bien la diversidad enriquece el medio ambiente, también puede provocar barreras de comunicación". [2] Las dificultades surgen cuando el entorno cultural de un compañero de trabajo lo lleva a pensar de manera diferente que otro. Es por ello que conocer la comunicación intercultural en el trabajo y aprender a tratar a los demás sin ofenderlos puede aportar varios beneficios a la empresa.
Diferentes personas absorben información de diferentes maneras. Para garantizar que todos comprendan la información transmitida, el método utilizado para la comunicación debe ser simple, claro y preciso. Al presentar información vital, el uso de imágenes facilitará la comprensión. La presencia de confianza dentro de una corporación también simplificará el uso de la comunicación. Se deben establecer relaciones entre compañeros de trabajo para crear un lugar de trabajo libre de tensiones. Los mensajes deben enviarse y recibirse sin modificaciones. Para lograr relaciones saludables en el lugar de trabajo, se deben evitar comportamientos como el acoso, atribuirse el mérito del trabajo de otra persona y el aprovechamiento gratuito . Esto creará relaciones tóxicas que, a largo plazo, impactarán negativamente a la empresa y a su productividad. [3] Además, estudios recientes han demostrado que fomentar una cultura de confianza dentro de una organización mejora la eficacia de la comunicación y promueve un entorno de colaboración. [4] Preferir la comunicación bidireccional se considera lo mejor para comunicarse. Se puede dar la importancia adecuada a la discusión, las preguntas y las aclaraciones. [5]
El contenido de la información juega un papel importante en la comunicación en el lugar de trabajo. El nivel de detalle debe estar acorde a la capacidad de captación del público. Dar demasiados detalles puede aburrir a la audiencia y muy pocos detalles no los involucrarán. El uso de jerga durante la comunicación no se considera bueno para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo. [6]
Si bien la comunicación formal en el lugar de trabajo que se realiza muy raramente o con demasiada frecuencia no es buena para una organización, la comunicación informal frecuente en el lugar de trabajo tiene sus beneficios. [7] Se requiere un equilibrio perfecto para el correcto funcionamiento de una organización. La información debe comunicarse cuando sea necesario en lugar de celebrar reuniones innecesarias con frecuencia. Al mismo tiempo, la información crucial no debe guardarse hasta el último día o hora, sino que debe comunicarse con antelación para involucrar a los empleados en los objetivos de la organización. [8]
Transmitir el mensaje de manera eficiente depende de las habilidades del comunicador, como habilidades de presentación, habilidades de facilitación de grupos, negociación y habilidades de comunicación escrita. La comunicación exitosa también depende de la capacidad de los empleados para comprender la información. Esto requiere proporcionar a los empleados algunos conocimientos financieros básicos, como estados financieros, ventas, rentabilidad, etc. [9]
Al seleccionar un candidato, la mayoría de los empleadores buscan personas que tengan buenas habilidades para hablar y escribir. La resolución de problemas y la automotivación también son habilidades muy necesarias en el lugar de trabajo. Esto permite que los entornos que cambian rápidamente se conviertan en un desafío menor. [10]
Con la rápida evolución de la tecnología, las empresas deben mantenerse actualizadas con herramientas de comunicación que faciliten la comunicación en el lugar de trabajo. Algunos de ellos incluyen correo electrónico, blogs, mensajería instantánea e incluso sitios de redes sociales como Twitter y Facebook . Es importante tener en cuenta que enviar un correo electrónico, un fax o una carta no significa necesariamente que se haya producido comunicación. Sólo cuando un mensaje ha sido enviado, recibido y comprendido por el destinatario previsto, se puede decir que se ha producido la comunicación. [11]
Aunque facilitan la comunicación, los estudios han demostrado que las herramientas de comunicación pueden distraer a los empleados de sus tareas. [12] Para reducir el efecto de interrupción, se pueden implementar métodos como la capacitación de los empleados y el cambio de entorno. Los empleados que no están disponibles durante momentos específicos del día o de la semana también pueden ayudar a resolver este problema. Esto aumentará la concentración y, como resultado, la productividad. [13]
Barreras comunes para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo:
Barreras físicas: la estructura física, la ubicación y la construcción del lugar de trabajo actúan como una barrera para la comunicación efectiva. Los empleados sentados a distancia unos de otros dificultan la interacción efectiva.
Barreras del idioma: los empleados con diferentes idiomas nativos trabajarán en una organización. Como todos en la organización no se sienten cómodos con el idioma nativo de la otra persona, el idioma actúa como una barrera para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo. Las barreras lingüísticas, como las diferencias en la jerga o el registro entre hablantes de una segunda lengua, dentro de un lugar de trabajo pueden crear problemas que impidan la realización adecuada de las tareas laborales. [14]
Barreras culturales: Empleados de diferentes culturas, que siguen diferentes prácticas, trabajarán en una organización. Esta diversidad cultural entre los empleados puede actuar como barrera para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo.
Barreras emocionales: las barreras emocionales como el miedo, la inferioridad, la timidez, la falta de confianza en uno mismo y las habilidades impedirán que un empleado se comunique eficazmente con sus colegas.
Barreras de percepción: los empleados tendrán diferentes experiencias, valores, preferencias y actitudes. Estos pueden llevar a una variedad de suposiciones y pueden actuar como una barrera de comunicación.
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