Una ficha de índice (o ficha de registro en inglés británico y fichas de sistema en inglés australiano ) consiste en cartulina ( papel grueso ) cortada a un tamaño estándar, que se utiliza para registrar y almacenar pequeñas cantidades de datos discretos. Una colección de estas fichas sirve como índice o ayuda a la creación de un índice para una búsqueda rápida de información (como un catálogo de biblioteca o un índice de fondo de libro ). Se dice que este sistema fue inventado por Carl Linnaeus , alrededor de 1760. [1] [2] [3]
El tamaño más común de fichas en Norteamérica y el Reino Unido es de 3 x 5 pulgadas (76,2 x 127,0 mm), de ahí el nombre común de ficha de 3 x 5. Otros tamaños ampliamente disponibles incluyen 4 x 6 pulgadas (101,6 x 152,4 mm), 5 x 8 pulgadas (127,0 x 203,2 mm) y tamaño ISO A7 (74 x 105 mm o 2,9 x 4,1 pulgadas). [4] [5] Las fichas están disponibles en blanco, rayadas y con cuadrícula en una variedad de colores. Las papelerías y empresas de productos de oficina también venden fichas divisorias especiales con pestañas salientes y una variedad de estuches y bandejas para sujetar las fichas. Son parte de los suministros de oficina y papelería estándar en todo el mundo.
Las fichas se utilizan para una amplia gama de aplicaciones y entornos: en el hogar para registrar y almacenar recetas, listas de compras, información de contacto y otros datos de la organización; en los negocios para registrar notas de presentaciones, investigaciones y notas de proyectos e información de contacto; en las escuelas como fichas didácticas u otras ayudas visuales; y en la investigación académica para guardar datos como citas bibliográficas o notas en un fichero de fichas . Los indexadores de libros profesionales utilizaron fichas para crear índices de libros hasta que fueron reemplazadas por software de indexación en los años 1980 y 1990.
Un método de organización que se sugiere a menudo para las citas bibliográficas y las notas en un archivo de tarjetas es utilizar tarjetas más pequeñas de 3 x 5 pulgadas para registrar el título y la información de las citas de las obras citadas, mientras que se utilizan tarjetas más grandes para registrar citas u otros datos, [6] [7] pero algunas personas también han dado el consejo opuesto de poner todo en un solo tamaño de tarjeta. [8] [9] [10]
Las fichas se utilizan para muchos eventos y son útiles para la planificación. [11]
El primer archivador de cartas de la era moderna fue diseñado por el inventor inglés del siglo XVII Thomas Harrison ( c. 1640). El manuscrito de Harrison sobre el "arca de estudios" [13] ( Arca studiorum ) describe un pequeño archivador que permite a los usuarios extraer fragmentos de libros y archivar sus notas en un orden específico colocando trozos de papel en ganchos de metal etiquetados por encabezamientos de tema. [14] El sistema de Harrison fue editado y mejorado por Vincent Placcius en su conocido manual sobre métodos de extracción de fragmentos ( De arte excerpendi , 1689). [12] [15] Se sabe que el polímata alemán Gottfried Wilhelm Leibniz (1646-1716) se basó en la invención de Harrison en al menos uno de sus proyectos de investigación. [15]
Se dice que Carl Linnaeus , un naturalista del siglo XVIII que formalizó la nomenclatura binomial , [16] "inventó la ficha" alrededor de 1760 [1] para ayudar a lidiar con la sobrecarga de información que enfrentaban los primeros científicos que se produjo a partir de los descubrimientos en el extranjero, [17] aunque hay lugar para la disputa sobre si él fue el único inventor de la ficha. [18] Linnaeus tuvo que lidiar con un conflicto entre la necesidad de poner la información en un orden fijo para fines de recuperación posterior y la necesidad de integrar nueva información en ese orden de forma permanente. Su solución fue mantener la información sobre temas particulares en hojas separadas, que podían complementarse y reorganizarse. A mediados de la década de 1760, Linnaeus refinó esto en lo que ahora se llama fichas. Las fichas se podían seleccionar y mover a voluntad para actualizar y comparar la información en cualquier momento. [1]
A finales de la década de 1890 se inventaron las tarjetas con muescas en los bordes , que permitían clasificar fácilmente los datos mediante una herramienta con forma de aguja. Estas tarjetas con muescas en los bordes se dejaron de usar en la década de 1980 en favor de las bases de datos informáticas y ya no se venden.
La Rand Ledger Company de James Rand, Sr. (fundada en 1898) con su sistema Visible Ledger y la American Kardex de su hijo James Rand, Jr. dominaron las ventas de sistemas de archivo de fichas en todo el mundo durante gran parte del siglo XX. "Kardex" se convirtió en un nombre común, especialmente en el campo de los registros médicos, donde "presentar un kardex" pasó a significar completar el historial de un paciente en una ficha. [19]
Los catálogos de fichas de biblioteca como los conocemos actualmente surgieron en el siglo XIX, y Melvil Dewey estandarizó las fichas utilizadas en los catálogos de fichas de biblioteca en la década de 1870. [20] : 91 Hasta la digitalización de los catálogos de biblioteca, que comenzó en la década de 1980, la herramienta principal utilizada para localizar libros era el catálogo de fichas, en el que cada libro se describía en tres fichas, archivado alfabéticamente bajo su título, autor y tema (si no era ficción ). Los bufetes de abogados y otras entidades utilizaban catálogos similares para organizar grandes cantidades de documentos almacenados. Sin embargo, la adopción de protocolos de catalogación estándar en todas las naciones con acuerdos internacionales, junto con el auge de Internet y la conversión de los sistemas de catalogación al almacenamiento y recuperación digitales, ha hecho obsoleto el uso generalizado de fichas para catalogar.
Muchos autores han utilizado fichas para escribir sus libros. [20] Vladimir Nabokov escribió sus obras en fichas, una práctica mencionada en su obra Pálido fuego . [21]
Es mejor utilizar distintos tamaños de tarjetas para evitar confundir las notas bibliográficas y las notas temáticas.
Mantenga las entradas bibliográficas en tarjetas de 3 × 5 [...] Las notas tomadas de las fuentes deben escribirse con tinta o mecanografiadas en tarjetas de 5 × 8 u hojas de papel sueltas.
Muchos trabajadores no utilizan fichas en absoluto, sino que hacen sus notas sobre bibliografía y temas en tiras u hojas de papel de tamaño uniforme. [...] El uso de dos archivadores de diferentes tamaños, uno para las fichas bibliográficas y otro para las notas sobre temas, puede resultar inconveniente.
Sin embargo, en estudios bibliotecarios extensos, suele ahorrar mucho tiempo y energía organizar las tarjetas bibliográficas en un sistema y todas las demás notas en otro sistema, aunque ambos sistemas utilicen los mismos encabezados y tarjetas del mismo tamaño.
Para todos estos propósitos, la experiencia demuestra que se deben tomar notas de manera uniforme, en papel o tarjetas de tamaño uniforme.
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