La conservación de documentos, imágenes, grabaciones, contenido digital, etc., es un aspecto fundamental de la archivística . También es un aspecto importante para quienes crean cápsulas del tiempo , historias familiares , documentos históricos , álbumes de recortes y árboles genealógicos . Los medios de almacenamiento habituales no son permanentes y hay pocos métodos fiables para conservar documentos e imágenes para el futuro.
Los negativos en color y las copias en color ordinarias pueden perder su color en un período relativamente corto si no se almacenan y manipulan adecuadamente. Esto sucede incluso si los negativos y las copias se guardan en la oscuridad, porque la luz ambiental no es el factor determinante, sino el calor y la humedad. La degradación del color es el resultado de los tintes utilizados en los procesos de color. Debido a que el procesamiento del color da como resultado una imagen menos estable que el procesamiento tradicional en blanco y negro , las imágenes en blanco y negro de la década de 1920 tienen más probabilidades de sobrevivir a largo plazo que las películas y fotografías en color de después de mediados del siglo XX.
Las películas fotográficas en blanco y negro que utilizan emulsiones de haluro de plata son los únicos tipos de películas que han demostrado durar para el almacenamiento de archivos. Los factores determinantes para la longevidad incluyen el tipo de base de la película, el procesamiento adecuado (revelado, parada, fijación y lavado) y el almacenamiento adecuado. Las primeras películas utilizaban una base de nitrato de celulosa que era propensa a la descomposición y altamente inflamable. La película de nitrato fue reemplazada por películas a base de acetato. Más tarde se descubrió que estas películas de acetato de celulosa desprendían ácidos (también conocido como síndrome del vinagre). Las películas de acetato fueron reemplazadas a principios de la década de 1980 por materiales de base de película de poliéster que se ha determinado que son más estables que las películas con una base de nitrato o acetato.
Las impresiones en color realizadas con la mayoría de impresoras de inyección de tinta tienen un aspecto muy bueno al principio, pero tienen una vida útil muy corta, que se mide en meses en lugar de años. Incluso las impresiones de laboratorios fotográficos comerciales comenzarán a desteñirse en cuestión de años si no se procesan correctamente y se almacenan en entornos frescos y secos.
En el caso de documentos cuyo soporte no es tan importante como el contenido, se puede copiar la información contenida en los documentos mediante fotocopiadoras y escáneres de imágenes . También se puede guardar la información de libros y manuscritos sin destruirla mediante un escáner de libros .
Cuando es necesario conservar el propio soporte, por ejemplo, si un documento es un boceto a lápiz de un artista famoso sobre papel, se puede utilizar un proceso complejo de conservación. Según la condición y la importancia del artículo, esto puede incluir pegar el soporte sobre un soporte más estable o envolverlo en una envoltura protectora. Las fundas de poliéster , las carpetas libres de ácido y las cajas de documentos con pH regulado son envolturas protectoras de apoyo comunes cuya selección debe coincidir con las propiedades químicas y físicas del soporte. [1] Otras consideraciones para la conservación de papel y libros son:
Aunque existen muchos sitios web que permiten subir fotografías y vídeos , la conservación digital a largo plazo sigue siendo un problema. No se confía en que dichos sitios web sean capaces de almacenar datos durante largos períodos de tiempo (por ejemplo, 50 años) sin que se degraden o pierdan los datos. [2]
Los medios ópticos de una sola escritura, como los CD -R y los DVD -R, suelen contener un tinte orgánico que distingue la lectura de datos de la escritura de datos en función de la transparencia del tinte a lo largo del disco. [3] Los CD y DVD convencionales tienen una vida útil finita debido a la degradación natural del tinte; el nuevo M-DISC utiliza tecnología de material inorgánico para producir DVD y Blu-Ray moldeados (hasta BDXL de 3 capas de 100 GB) con una vida útil declarada de 100 a 1000 años si se almacenan correctamente con la mayoría de los lectores/escritores clasificados para BD y BDXL que habilitan el modo de mayor potencia para el formato M-Disc después de 2011. La Administración Nacional de Archivos y Registros enumera las expectativas de vida publicadas como 10 o 25 años o más para CD y DVD normales y las expectativas de vida conservadoras como entre 2 y 5 años. [4] Los entornos de almacenamiento, como la temperatura y la humedad, así como las condiciones de manipulación, como la frecuencia de uso de los medios y la compatibilidad entre la grabadora y el medio, afectan la vida útil de los medios. [5] Las mejoras en el almacenamiento de medios y las migraciones a nuevas tecnologías de grabación pueden hacer que ciertos formatos queden obsoletos dentro de su respectiva vida útil. Los tecnólogos han señalado los servicios de transmisión por Internet , donde servicios como el video a pedido han contribuido a la disminución del 33 por ciento en las ventas de DVD en los últimos 5 años, como un desafío para la preservación digital . [6]
Los medios magnéticos, como las cintas de audio y vídeo y los disquetes, también tienen una vida útil limitada.
Las cintas de audio y vídeo requieren un cuidado y un manejo específicos para garantizar la conservación de la información grabada. En el caso de la información que debe conservarse indefinidamente, es necesaria la transcripción periódica de los medios antiguos a los nuevos, no sólo porque los medios son inestables, sino también porque la tecnología de grabación puede quedar obsoleta.
Los medios magnéticos también se deterioran de forma natural y su vida útil típica es de entre 10 y 20 años. [7] La cinta magnética puede degradarse por hidrólisis del aglutinante o por desintegración por remanencia magnética. La hidrólisis del aglutinante, también conocida como síndrome de desprendimiento pegajoso , se refiere a la descomposición del aglutinante, o pegamento, que mantiene las partículas magnéticas a la base de poliéster de la cinta. Las cintas que se han almacenado en condiciones cálidas y húmedas son particularmente vulnerables a este fenómeno y pueden sufrir una degradación acelerada. El aglutinante excesivo puede hacer que el material magnético se caiga o se desprenda de la base, dejando una pila de polvo y un respaldo transparente. Los archivistas pueden hornear la cinta , lo que evapora las moléculas de agua en la cinta, para restaurar temporalmente el aglutinante antes de hacer una copia.
La cinta magnética también puede desestabilizarse por desintegración de remanencia magnética , que se refiere al debilitamiento de la magnetización de la cinta con el paso del tiempo. Esto debilita la legibilidad de la cinta afectada, lo que provoca una reducción de la claridad y el volumen del sonido o del tono y el contraste de la imagen. Hornear la cinta no restaurará la magnetización.
Entre los medios en riesgo se encuentran los medios grabados, como las grabaciones de audio originales de sinfonías y las grabaciones en cinta de vídeo de las noticias recopiladas durante los últimos 40 años. Entre las amenazas a los medios que se deben tener en cuenta al archivar medios de grabación importantes se encuentran el borrado accidental, la pérdida física debido a desastres como incendios e inundaciones y la degradación de los medios.
Junto con la degradación de los medios en sí, las máquinas disponibles para reproducir las fuentes de audio también se están volviendo arcaicas. Los fabricantes y el soporte (repuestos, actualizaciones técnicas) para sus máquinas han desaparecido con el paso de los años. Incluso si el medio se almacena correctamente, las propiedades mecánicas de las máquinas se han deteriorado hasta el punto de que podrían hacer más daño que bien a la cinta que se está reproduciendo.
Muchos estudios cinematográficos importantes están realizando copias de seguridad de sus bibliotecas convirtiéndolas en archivos multimedia electrónicos, como archivos . AIFF o . WAV , mediante estaciones de trabajo de audio digital. De esa manera, incluso si el fabricante de la plataforma digital deja de operar o ya no ofrece soporte para su producto, los archivos se pueden seguir reproduciendo en cualquier computadora común.
Ahora que se ha implementado una solución digital, es necesario llevar a cabo un proceso detallado antes de obtener el producto de archivo final. Las frecuencias de muestreo y su velocidad de conversión y referencia son fundamentales en este proceso.
En los disquetes, los lubricantes que se encuentran en el interior de las fundas de plástico de muchos disquetes antiguos promueven la descomposición del medio magnético. Además, la alineación de las partículas magnéticas del sustrato del disco puede degradarse gradualmente, lo que provoca una pérdida de formato y de datos. Los primeros medios de disco láser eran propensos a la degradación, ya que las capas del sustrato del disco estaban unidas con un adhesivo que era vulnerable a la descomposición y se desmoronaba con el tiempo. Esto hacía que las diferentes capas del disco se despegaran, dañando la superficie de datos picada y haciendo que el disco fuera ilegible.