En biblioteconomía , las colecciones especiales ( Spec. Coll. o SC ) son bibliotecas o unidades bibliotecarias que albergan materiales que requieren seguridad especializada y servicios para el usuario. Se pueden encontrar colecciones especiales en muchas organizaciones diferentes, incluidas bibliotecas de investigación , universidades , colegios , escuelas , bibliotecas nacionales , bibliotecas públicas , museos , galerías de arte , archivos , casas históricas , catedrales , bibliotecas por suscripción , sociedades científicas , hospitales , empresas y monasterios . [1]
Los materiales alojados en colecciones especiales pueden estar en cualquier formato (incluidos libros raros , manuscritos , fotografías , archivos , objetos efímeros y registros digitales ) y generalmente se caracterizan por su valor artefacto o monetario , formato físico, singularidad o rareza y/o una compromiso institucional con la preservación y el acceso a largo plazo . [2] También pueden incluir asociación con figuras o instituciones importantes en la historia, la cultura, la política, las ciencias o las artes. [3] Algunas colecciones especiales son reconocidas como de importancia mundial; El Registro de la Memoria del Mundo de la UNESCO incluye material del patrimonio documental. [4]
Las bibliotecas o instituciones de archivos individuales determinan por sí mismas lo que constituyen sus propias colecciones especiales, [5] lo que da como resultado una definición un tanto mutable que a menudo es un legado de la estructura organizativa de la institución. [1] [6] Por ejemplo, los archivos pueden ser parte de un departamento de colecciones especiales [7] [8] o administrarse por separado, y aunque los libros y manuscritos raros a menudo se mantienen dentro de colecciones especiales, algunas instituciones pueden usar el término exclusivamente para material moderno. . [1] Las colecciones más grandes, históricamente distintas, también pueden gestionarse como parte de un departamento de Colecciones Especiales: por ejemplo, el Archivo Británico de Caricaturas de la Universidad de Kent es parte de las Colecciones y Archivos Especiales de la Biblioteca Templeman . [9]
Para las bibliotecas de investigación, un área o división de colecciones especiales puede ser una parte fundamental de su misión. [10] Algunas colecciones especiales son instituciones independientes que reciben financiación privada, como la Biblioteca Newberry o la Sociedad Americana de Anticuarios , mientras que otras son parte de una institución más grande, como la Biblioteca Beinecke de la Universidad de Yale o las Colecciones Especiales del University College de Londres . Muchas colecciones especiales de universidades estadounidenses surgieron de la fusión de salas de libros raros y departamentos de manuscritos en el sistema de bibliotecas de una universidad.
A diferencia de las bibliotecas generales (o circulantes), la singularidad de las colecciones especiales significa que no se reemplazan fácilmente (si es que se reemplazan) y, por lo tanto, requieren un mayor nivel de seguridad y manejo. [11]
La función principal de una división de colecciones especiales es fomentar la investigación proporcionando a investigadores y grupos o individuos interesados acceso a los artículos garantizando al mismo tiempo su longevidad. Muchos miembros del personal involucrados con colecciones especiales tienen títulos avanzados o capacitación especializada relacionada con las colecciones de las que son responsables. [12]
Los artículos de una colección especial generalmente se almacenan en pilas cerradas (a las que los clientes de la institución no tienen acceso directo) que contienen artículos que no circulan, lo que significa que los artículos no se pueden prestar ni retirar de las instalaciones. El acceso a los materiales suele estar bajo supervisión. Dependiendo de las políticas de una institución que posee colecciones especiales, se les puede pedir a los investigadores que presenten tarjetas de identificación, cartas de referencia u otras credenciales para obtener acceso. [10]
La mayoría de las colecciones especiales se almacenan en áreas en las que la temperatura , la humedad , la iluminación y otras condiciones ambientales se controlan cuidadosamente para garantizar la integridad de los materiales, y se proporciona la seguridad adecuada para proteger los materiales del acceso no autorizado, el robo y el vandalismo.
Las instalaciones de almacenamiento externo se han vuelto cada vez más populares entre las instituciones que mantienen colecciones especiales. La mayoría de las bibliotecas consideran que es su mandato mantener la adquisición de nuevas colecciones, aunque las limitaciones de sus plantas físicas tal vez no puedan manejar todo lo adquirido. El almacenamiento de materiales fuera del sitio permite flexibilidad en la forma en que las bibliotecas diseñan y distribuyen su espacio y brinda seguridad para los materiales. El informe "Taking Our Pulse" de 2010 cita una encuesta en la que el 67% de las instituciones que respondieron utilizan instalaciones externas, y otro 5% se encuentra en etapas de planificación. [2]
A menudo se proporcionan salas de lectura especiales para minimizar el riesgo para los fondos mientras los usuarios las consultan, que a veces son supervisadas por personal de la biblioteca que también brinda asistencia de referencia y transmite solicitudes de materiales. A menudo se aplican reglas al uso de materiales para proteger contra daños involuntarios; Los instrumentos de escritura que utilizan tinta están muy comúnmente prohibidos, así como la fotografía con flash, el uso de teléfonos móviles (excepto para fotografía) y la presencia de alimentos y bebidas. A veces se requieren guantes protectores al consultar materiales, fotografías y objetos metálicos particularmente delicados, y muchas bibliotecas pueden exigir que los libros se lean únicamente mientras descansan en soportes especiales. Las bibliotecas de investigación están investigando cada vez más la oferta de salas de lectura virtuales y entornos de enseñanza virtuales para respaldar el acceso remoto a colecciones especiales, un trabajo que se ha acelerado desde la pandemia de COVID-19 . [13]
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