Per diem ( del latín "por día" o "por cada día") o asignación diaria es una cantidad específica de dinero que una organización le da a un individuo, generalmente un empleado, por día para cubrir los gastos de manutención cuando viaja por negocios del empleador.
Un pago diario puede cubrir parte o la totalidad de los gastos incurridos. Por ejemplo, puede incluir una asignación de alojamiento o cubrir únicamente las comidas (y los costos reales de alojamiento se reembolsan por separado o se pagan por adelantado). Los viajes, en particular en vehículos de motor, suelen reembolsarse a una tasa determinada únicamente por la distancia recorrida, por ejemplo, la tasa de reembolso de millas comerciales de los EE. UU .
Las tarifas fijas por día (y por milla ) eliminan la necesidad de que los empleados preparen, y los empleadores examinen, un informe detallado de gastos con recibos de respaldo para documentar los montos gastados durante los viajes de negocios. En cambio, los empleadores pagan a los empleados una tarifa diaria estándar sin tener en cuenta el gasto real. En algunos países, el código del impuesto a la renta especifica una asignación diaria máxima: aunque un empleador puede pagar una tarifa más alta, el excedente está sujeto al impuesto a la renta.
Los pagos de alojamiento y manutención (comidas) abonados como importes diarios fijos se denominan "pagos de gastos a escala" por parte de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés). Las directrices de la HMRC no utilizan el término "per diem" [1] , pero algunas organizaciones lo utilizan. [2] La HMRC permite los pagos de gastos a escala a efectos del impuesto sobre la renta para viajes dentro del Reino Unido [3] , y permite una exención para dichos pagos para viajes al extranjero [1] .
Las empresas y organizaciones estadounidenses utilizan la guía de tarifas de viáticos publicada por la Administración de Servicios Generales , que proporciona tarifas para varias ciudades de los Estados Unidos continentales. [4] Para las ubicaciones en los EE. UU. fuera del territorio continental de los EE. UU., incluidos Alaska, Hawái y los territorios y posesiones de los EE. UU., las tarifas de viáticos las publica el Comité de viáticos, gastos de viaje y subsidios de transporte (también conocido como Comité de viáticos o PDTATAC). [ cita requerida ] Para todas las ubicaciones en el extranjero, las tarifas de viáticos las establece el Departamento de Estado.
Se entiende que el viático incluye los gastos adicionales que se generan al vivir lejos del hogar, básicamente la necesidad de tener dos residencias. [5] La GSA establece tarifas de viáticos dentro de los Estados Unidos continentales para hoteles "basándose en los datos de tarifa diaria promedio (ADR) proporcionados por el contratista de propiedades a prueba de incendios en la industria hotelera local"; [6] esto significa que el viático varía según la ubicación del hotel; por ejemplo, la ciudad de Nueva York tiene una tarifa más alta que Gadsden, Alabama . [7]
Para calificar para un viático , la actividad comercial relacionada con el trabajo generalmente requiere una estadía de una noche. El código del IRS no especifica una cantidad de millas. Sin embargo, con base en precedentes de casos y resoluciones del IRS, se acepta comúnmente que una estadía de una noche debe ser realmente necesaria y realmente ocurrir, para justificar el pago de la asignación de viáticos. [8] El propósito del pago de viáticos (o la deducción de gastos cuando se proporcionan reembolsos inadecuados) es aliviar la carga de los contribuyentes cuyos viajes de negocios o empleo crean gastos duplicados.
El ejército de los EE. UU. paga a sus miembros el viático de acuerdo con las Regulaciones Conjuntas de Viajes. [9] Según estas regulaciones, el primer y el último día de viaje se pagan al 75% de la tarifa diaria de la Administración de Servicios Generales, PDTATAC o DOS, mientras que todos los demás días de viaje reciben la tarifa completa. [10] Las JTR también establecen que los impuestos de alojamiento para CONUS y OCONUS no extranjeros son un gasto reembolsable pero requieren un recibo. [11] Las JTR también siguen la regla de que "los gastos inferiores a $75 no requieren un recibo", establecida por el Servicio de Impuestos Internos, aunque los funcionarios de desembolso locales pueden cuestionar los cargos que consideren que pueden ser falsos. [ cita requerida ]
El gobierno de los EE. UU. también permite a los empleados federales comprar una casa en el lugar de destino temporal y reclamar los gastos permitidos de: intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad y costos de servicios públicos realmente incurridos. [12]
Además, los conductores de camiones tienen una forma especial de calcular una deducción fiscal por viáticos. Todos los conductores que están sujetos a las horas de servicio del USDOT son elegibles. A partir del 1 de octubre de 2009, la tarifa diaria es de $59 y pueden deducir el 80% de esta cantidad de su ingreso tributable. [13]
Debido a la gran cantidad de partidos fuera de casa y los días de viaje asociados en los deportes estadounidenses, las tarifas de viáticos a menudo son componentes importantes en los acuerdos de negociación colectiva entre las ligas y los sindicatos de sus jugadores. A partir de 2016, la NBA tiene el viático más alto para los jugadores con $ 115 por día, seguida por la NHL cuyo viático comenzó en una base de $ 100 / día en 2012-13 y se ajusta cada año en función de los cambios en el Índice de precios al consumidor de EE. UU . . Los atletas profesionales y universitarios menores también reciben dinero para comidas por viajes nocturnos, generalmente pagados como una tarifa establecida por la liga o universidad a la que están afiliados. A medida que los salarios de los atletas han aumentado, los viáticos se han convertido ocasionalmente en un tema polémico al negociar los CBA: por ejemplo, en 2016, la Major League Baseball redujo las asignaciones de $ 100 / día a $ 35 / día, citando los altos salarios y los equipos que ahora brindan comida antes y después del juego a los jugadores en la carretera como su justificación. [14]
Para los ferrocarriles estadounidenses, el per diem es un cargo que cobran los ferrocarriles cuando sus vagones de carga se encuentran en propiedad de otros ferrocarriles, para asegurar su pronta devolución.
Las cláusulas de viáticos se pueden utilizar en los contratos para especificar la acumulación de penalizaciones. Este tipo de redacción se encuentra en referencia a la fecha de cierre prevista para un contrato inmobiliario, que normalmente compensa al vendedor por la falta de rapidez del comprador. [ cita requerida ] .
En Rusia, las empresas suelen establecer el viático, pero, de acuerdo con la legislación, no puede ser inferior a 700 ₽ para viajes dentro de Rusia y 2500 ₽ para viajes fuera de Rusia. Si los empleados pagan un hotel en efectivo o con una tarjeta de pago, deben conservar las facturas de facturación ( en ruso : кассовый чек , romanizado : kassovy check ). Las regulaciones que rigen el uso de facturas por parte de entidades comerciales permiten a ciertos contribuyentes presentar recibos escritos a mano ( en ruso : квитанция , romanizado : kvitantsia ) en un punto de venta en lugar de facturas impresas. Los recibos escritos a mano generalmente contienen la misma información que los recibos y las facturas y se consideran prueba suficiente del gasto. [ cita requerida ]
Generalmente, una asignación diaria cubre:
La normativa fiscal rusa no prevé ninguna alternativa al método de viáticos para reembolsar los gastos de alimentación y otros gastos imprevistos de los empleados. Los gastos de alimentación y otros gastos imprevistos no pueden considerarse gastos deducibles porque ya están cubiertos por las dietas.
Las comidas pueden considerarse gastos deducibles solo si se consideran gastos de hospitalidad. Las empresas tienen libertad para establecer sus propias tarifas de viáticos o asignaciones máximas que se reembolsan a los empleados por los gastos en los que incurren durante un viaje de negocios.
La parte de la dieta diaria que supere los 700 ₽ para viajes dentro de Rusia y los 2.500 ₽ para viajes fuera de Rusia se considera renta imponible del trabajador. El excedente se considera parte de la renta bruta imponible del trabajador y debe retenerse de sus ingresos. [15]
En Alemania, las dietas se calculan de acuerdo con las disposiciones de la Ley del impuesto sobre la renta alemana [16]. La ley establece los importes de las dietas que se deben pagar en función del lugar de destino temporal que visita el trabajador y de la duración de la estancia. Las tarifas se revisan y normalmente se incrementan anualmente. El reembolso de los gastos de viaje debe solicitarse en un plazo de seis meses a partir del primer día posterior a la finalización del viaje. No se pueden solicitar gastos de viaje después de este período.
Existen diferentes reglas para los viajes dentro del país y los viajes internacionales. Para los viajes de negocios nacionales de más de un día, los empleados reciben 28 € (antes 24 € hasta el 31/12/2019) por cada 24 horas que estén fuera de su hogar y lugar de trabajo principal y 14 € (antes 12 € hasta el 31/12/2019) por el día de salida y llegada, si el empleado no pernocta en su hogar. Para los viajes de un solo día, los empleados reciben 14 € (antes 12 € hasta el 31/12/2019) por el día natural si el empleado pasa al menos 8 horas fuera de su hogar o lugar de trabajo principal. Si el viaje es fuera de Alemania, el importe varía según el país (y en algunos casos la ciudad).
El artículo 5(2)(a) de la Ley del Impuesto sobre la Renta de Kenia impone impuestos sobre las dietas, gastos de viaje, entretenimiento u otros subsidios que recibe un empleado por su empleo o por los servicios prestados. Sin embargo, cuando el Comisionado esté convencido de que los montos así recibidos “representan únicamente un reembolso” al empleado, no estarán sujetos a impuestos.
“Per diem” se refiere a los pagos por concepto de subsistencia, viajes, entretenimiento y otras asignaciones que hace un empleador a su empleado mientras éste se encuentra en funciones oficiales fuera de su lugar de trabajo habitual.
Cuando los viáticos representen únicamente un reembolso, la persona deberá presentar pruebas de respaldo al Comisionado, siempre que cuando el monto no exceda de dos mil chelines por día, no se requiera dicha prueba de respaldo.
Sin embargo, la organización puede solicitar la opinión del Comisionado sobre la admisibilidad de cualquier escala de viáticos (o cualquier otra tasa) antes o después del pago, en cuyo caso, el monto de viáticos no estará sujeto a impuestos para el empleado.
La opinión deberá acompañarse de los factores que influyen en la tarifa viática y la justificación de las tarifas utilizadas incluyendo: el costo de vida en diferentes zonas geográficas o localidades dentro del país y los viajes al exterior, cuando sea el caso.
Una asignación diaria ( DSA ) comprende la contribución total del PNUD para gastos tales como alojamiento , comidas, propinas , costos de transporte desde el lugar de alojamiento hasta el primer lugar de la misión oficial, y viceversa, y otros pagos efectuados por servicios personales prestados.
Se aplica una dieta a los funcionarios del PNUD que realizan viajes oficiales autorizados y a los no funcionarios cuando el PNUD organiza y paga sus viajes. En el caso de los no funcionarios, la dieta se basa en las normas establecidas para los funcionarios, salvo que se disponga expresamente otra cosa en las condiciones de su contrato. [17]