Un período de retención (asociado con un cronograma de retención o programa de retención ) es un aspecto de la gestión de registros e información (RIM) y el ciclo de vida de los registros que identifica la duración del tiempo durante el cual la información debe mantenerse o "retenerse", independientemente del formato (papel, electrónico u otro). Los períodos de retención varían según los diferentes tipos de información, según el contenido y una variedad de otros factores, incluida la necesidad organizacional interna, los requisitos reglamentarios para la inspección o auditoría, los estatutos legales de limitación, la participación en litigios y las necesidades de impuestos y presentación de informes financieros, así como otros factores según lo definido por las entidades gubernamentales locales, regionales, estatales, nacionales y/o internacionales. [1] [2]
Una vez transcurrido el período de retención aplicable para un determinado tipo o serie de información, y se han levantado todas las retenciones/moratorias, la información se destruye normalmente utilizando un método de destrucción aprobado y eficaz, que hace que la información sea total e irreversiblemente inutilizable por cualquier medio. Alternativamente, se puede convertir de un formato a otro (por ejemplo, de papel a formato electrónico), dependiendo del período de retención definido para cada formato. La información con valor histórico más allá de su "valor utilizable" puede ser transferida a la custodia de una organización de archivo para su conservación permanente o prolongada a largo plazo. [1] [2]
La disposición defendible se refiere a la capacidad de un período de retención identificado y aplicado para proporcionar de manera efectiva la defensa del registro y su eventual destrucción o acceso cuando se examina en un tribunal de justicia o mediante otra revisión.
Los profesionales de la gestión de registros e información (RIM) suelen recomendar que todos los períodos de retención aplicados a la información de la organización sean revisados y aprobados para su uso por un asesor legal competente, que represente a la organización y esté familiarizado con las necesidades comerciales específicas y los requisitos legales y reglamentarios de la organización. Además, se requiere un enfoque práctico para la evaluación y clasificación de la información, la documentación adecuada del programa de disposición y una revisión estratégica de la política de disposición a lo largo del tiempo para comprobar su eficacia para una disposición adecuada y defendible. [3]