Un período de retención (asociado con un cronograma de retención o programa de retención ) es un aspecto de la gestión de registros e información (RIM) y el ciclo de vida de los registros que identifica la duración del tiempo durante el cual la información debe mantenerse o "retenerse", independientemente del formato (papel, electrónico u otro). Los períodos de retención varían según los diferentes tipos de información, según el contenido y una variedad de otros factores, incluida la necesidad organizacional interna, los requisitos reglamentarios para la inspección o auditoría, los estatutos legales de limitación, la participación en litigios y las necesidades de impuestos y presentación de informes financieros, así como otros factores según lo definido por las entidades gubernamentales locales, regionales, estatales, nacionales y/o internacionales. [1] [2]
Una vez transcurrido el período de retención aplicable para un determinado tipo o serie de información, y se han levantado todas las retenciones/moratorias, la información se destruye normalmente utilizando un método de destrucción aprobado y eficaz, que hace que la información sea total e irreversiblemente inutilizable por cualquier medio. Alternativamente, se puede convertir de un formato a otro (por ejemplo, de papel a formato electrónico), dependiendo del período de retención definido para cada formato. La información con valor histórico más allá de su "valor utilizable" puede ser puesta bajo la custodia de una organización de archivo para su conservación permanente o prolongada a largo plazo. [1] [2]
La disposición defendible se refiere a la capacidad de un período de retención identificado y aplicado para proporcionar de manera efectiva la defensa del registro y su eventual destrucción o acceso cuando se examina en un tribunal de justicia o mediante otra revisión.
Los profesionales de la gestión de registros e información (RIM) suelen recomendar que todos los períodos de retención aplicados a la información de la organización sean revisados y aprobados para su uso por un asesor legal competente, que represente a la organización y esté familiarizado con las necesidades comerciales específicas y los requisitos legales y reglamentarios de la organización. Además, se requiere un enfoque práctico para la evaluación y clasificación de la información, la documentación adecuada del programa de disposición y una revisión estratégica de la política de disposición a lo largo del tiempo para comprobar su eficacia para una disposición adecuada y defendible. [3]