El reembolso es el acto de compensar a alguien por un gasto de su bolsillo dándole una cantidad de dinero igual a lo gastado. [1]
Las empresas, los gobiernos y las organizaciones sin fines de lucro pueden compensar a sus empleados o funcionarios por los gastos necesarios y razonables; según la ley de los EE. UU. [2] [3] , la organización puede deducir estos gastos de los impuestos y considerarlos ingresos no tributables para el receptor siempre que se cumplan las condiciones de rendición de cuentas. La ley del Reino Unido establece deducciones por viajes y dietas . [4] También se prevé el reembolso de los gastos de suministros, guardería , móviles, médicos o educativos, según lo determine el pagador. De manera similar, una universidad , una conferencia académica o una conferencia de negocios pueden reembolsar los gastos de un orador o asistente invitado.
El reembolso también se utiliza en seguros, cuando un proveedor paga los gastos después de que hayan sido pagados directamente por el titular de la póliza u otra parte. Esto es especialmente relevante en los seguros de salud , debido a la urgencia, los altos costos y los procedimientos administrativos que pueden hacer que un proveedor de atención médica incurra en costos pendientes de reembolso por parte de un proveedor privado o público (en los EE. UU., por ejemplo, Medicare o una Cuenta de Reembolso de Salud ). Segmentos de la industria de la atención médica , como los fabricantes de dispositivos médicos , dependen del reembolso para obtener ingresos [5] y producen recursos que ayudan a sus clientes (hospitales, médicos, etc.) a obtener el reembolso. [6]
Los gobiernos pueden reembolsar a los contribuyentes de varias maneras. Un reembolso de impuestos reduce el impuesto neto pagado, como el impuesto sobre la renta, potencialmente a cero. Los contribuyentes pueden recibir un reembolso completo por otros impuestos, como el impuesto al valor agregado debido a bajos ingresos, la posterior exportación de los bienes vendidos o por no ser el destinatario final. Un gobierno local puede utilizar el reembolso para reducir los impuestos a la propiedad para una organización favorecida o una persona de bajos ingresos.
Los reembolsos de gastos de viaje para empleados son muy populares. A menudo, cuando un empleado viaja por trabajo, debe realizar un seguimiento de los gastos y enviarlos a su empleador para obtener el reembolso.
La gestión de reembolsos es un proceso crucial que garantiza que las personas, las entidades gubernamentales y las empresas reciban la compensación adecuada por los gastos en los que incurrieron. Implica el seguimiento, la verificación y el procesamiento minuciosos de las solicitudes de reembolso, con el objetivo de proporcionar reembolsos justos y oportunos.
Para las personas, la gestión de reembolsos desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de la estabilidad financiera. Ya sea por gastos de viaje, gastos médicos o gastos relacionados con la empresa, las personas confían en los sistemas de gestión de reembolsos para calcular y reembolsar con precisión sus gastos elegibles. Al gestionar los reembolsos de manera eficiente, las personas pueden mantener su bienestar financiero y evitar cargas financieras innecesarias. Los reembolsos a veces se realizan a través de desgravaciones fiscales u otras formas de compensación social para reducir los costos administrativos.
En el sector público, la gestión de reembolsos es esencial por diversas razones. Los organismos públicos suelen gestionar transacciones financieras extensas, como reembolsos de gastos de salud y viajes, gastos de empleados y pagos a proveedores. Una gestión eficaz de los reembolsos garantiza la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas financieras. Ayuda a las entidades públicas a realizar un seguimiento de los gastos, controlar los costos y proporcionar informes financieros precisos a los contribuyentes y las partes interesadas.
En el mundo corporativo, la gestión de reembolsos es igualmente importante. Las empresas tienen varias categorías de gastos, como viajes de empleados, capacitación y costos relacionados con los clientes. Agilizar el proceso de reembolso garantiza que los empleados reciban el reembolso con prontitud, lo que aumenta la moral y la productividad. Además, una gestión eficiente de los reembolsos ayuda a las organizaciones a mantener registros financieros precisos, administrar presupuestos y cumplir con las regulaciones fiscales.
Para gestionar los reembolsos de forma eficaz, las organizaciones utilizan sistemas y software de gestión de reembolsos especializados. Estos sistemas automatizan el proceso de reembolso, lo que permite un seguimiento, verificación y aprobación eficientes de los gastos. También proporcionan visibilidad en tiempo real del estado del reembolso, lo que reduce los errores y las demoras.
Las organizaciones tienen motivos para limitar los gastos de reembolso, ya sean fraudulentos , [7] frívolos , [8] o legítimos . [9] Si un proceso de reembolso se vuelve engorroso o inconveniente para el solicitante, entonces la probabilidad de que el solicitante obtenga con éxito los fondos disminuye, independientemente de la legitimidad, lo que resulta en menos reclamos de reembolso pagados en general.
Los elementos de los procesos de reembolso para reducción de costos incluyen:
Además, la industria de seguros está asociada a una variedad de tácticas para denegar el reembolso, incluida la rescisión . [10]
El reembolso es el principal impulsor de la rentabilidad de una nueva tecnología, ya que asegura el flujo de ingresos tan importante que mantiene viable a una empresa.