La gestión jurídica empresarial ( ELM ) es una estrategia de gestión práctica de los departamentos jurídicos corporativos, departamentos de reclamaciones de seguros y departamentos jurídicos y de gestión de contratos del gobierno.
ELM se desarrolló durante la década de 1990 en respuesta a las crecientes demandas corporativas de rendición de cuentas, transparencia y previsibilidad. Emplea software para gestionar documentos legales internos y flujos de trabajo, facturación electrónica y para guiar la toma de decisiones a través de informes y análisis.
ELM, un término que aún está en evolución, es una disciplina de gestión reconocida y un objetivo estratégico del asesor general . [1] Algunos han argumentado que ELM se incluye en la categoría más amplia de gobernanza corporativa , riesgo y cumplimiento ( GRC ); otros sostienen que ELM y GRC son entidades separadas a lo largo de un continuo. [2]
Las tecnologías separadas pero relacionadas incluyen la gobernanza de la información , el descubrimiento electrónico , la retención legal , la gestión de contratos , la secretaría corporativa y las comunicaciones de la junta directiva. [3] El software ELM puede integrar algunos o todos estos componentes.
La gestión de la práctica jurídica se refiere al aspecto comercial de la gestión de un bufete de abogados o de un equipo jurídico interno. Sus componentes incluyen la economía, la comunicación y la gestión en el lugar de trabajo, la ética y el servicio al cliente. [4]
Históricamente, el gasto legal corporativo se consideraba una “caja negra” con previsibilidad y transparencia limitadas, lo que dificultaba que los equipos legales corporativos analizaran las diferencias de eficiencia y costo entre firmas externas, o compararan el desempeño de las firmas con el de los abogados contratados anteriormente. [5]
Varios factores llevaron a un cambio de las soluciones tradicionales de baja tecnología hacia la ELM, en particular la expansión de Internet durante la década de 1990 y el posterior desarrollo de plataformas de software como servicio (SaaS). Dentro de los departamentos legales, los factores incluyeron un mayor riesgo de cumplimiento normativo, presupuestos más reducidos y las demandas de los miembros de la junta directiva de una mayor rendición de cuentas, previsibilidad y transparencia. [6]
Con el tiempo, la demanda de información presupuestaria, incluidas métricas como la relación entre el gasto legal y los ingresos totales de la empresa, se extendió más allá de los miembros de la junta directiva para incluir a otras partes interesadas. Los departamentos legales corporativos se posicionaron como la próxima frontera de la eficiencia corporativa y la gestión de riesgos, y se los alentó a operar como un verdadero socio comercial. [7] Esto creó presión para reducir costos y, cuando fuera posible, generar ingresos para la empresa en general.
Los distintos tamaños y responsabilidades de los departamentos crearon una variedad de necesidades de gestión de la práctica. Un departamento legal con un pequeño número de abogados internos podría supervisar miles de casos gestionados por abogados externos, mientras que un departamento legal interno grande podría manejar la mayoría de los casos internamente. Los departamentos más pequeños se centraron en la gestión del flujo de trabajo, la colaboración y la gestión de gastos ; los departamentos más grandes tenían mayores necesidades de gestión de asuntos internos , utilización de abogados y gestión de documentos. [8]
Las primeras transiciones electrónicas fueron hacia aplicaciones genéricas de gestión de asuntos, que reemplazaron a los archivos en papel como sistema de registro. [9]
Los sistemas iniciales de planificación de recursos empresariales no satisfacían las necesidades específicas de los departamentos jurídicos. [10] Los costes jurídicos externos presentaban desafíos de gestión únicos debido al modelo de facturación por horas y a los requisitos laborales impredecibles. [11] La especialización del software integró la gestión de asuntos y el software de facturación interno preexistente. Esta integración proporcionó la oportunidad de satisfacer las demandas de la dirección de una mayor comunicación e información desde dentro de los departamentos jurídicos corporativos. En última instancia, se amplió aún más para combinar la información jurídica con los departamentos de finanzas, cumplimiento y gestión de riesgos. [12]
Estos avances también plantearon riesgos para la gestión de la información en toda la empresa. El software especializado generó la posibilidad de conflictos entre las soluciones empresariales de toda la empresa y los sistemas ELM de los departamentos jurídicos internos. [13] Además, mantener la seguridad de los datos fue y sigue siendo una preocupación primordial, especialmente para las plataformas ELM basadas en SaaS. [14] Uno de cada cuatro directores jurídicos informó de una filtración de datos durante el período 2013-2015, siendo especialmente vulnerable el sector sanitario. [15]
La expansión de ELM como estrategia de gestión de prácticas fue impulsada por el crecimiento del software ELM. Ese crecimiento, a su vez, fue posible gracias a la expansión de Internet y la adopción de plataformas SaaS en una amplia gama de industrias. Los ingresos totales de todos los proveedores de SaaS se aceleraron en la década de 2010, y la International Data Corporation (IDC) pronosticó que los ingresos crecerían de $22,6 mil millones a $50,8 mil millones durante 2014-18. [16]
El software ELM se utiliza principalmente para la gestión de asuntos y la facturación electrónica, y los análisis y los informes derivados orientan los procesos comerciales del departamento legal. En 2013, el nivel de madurez de la industria se caracterizó como de tendencia general temprana, con una penetración en el mercado de menos del 20 %. [17]
Un informe de Blue Hill Research afirmó que las motivaciones económicas han fomentado la adopción, con un retorno promedio de la inversión del 766%; una contracción del gasto medio del 4,5% debido al procesamiento automatizado y el rechazo de facturas no conformes; y una reducción media del gasto anual recurrente del 4% debido al uso de análisis para respaldar la gestión del gasto basada en datos. [18]
Las variables que afectan la compra de software ELM incluyen consideraciones sobre el tipo de licencia, el alcance de uso, el mantenimiento y el soporte, la ubicación de la instalación y el cálculo de la tarifa de la licencia. Los proveedores emplean una variedad de prácticas de concesión de licencias, sin que ningún modelo presente ventajas o desventajas inherentes. [19]
La gestión de asuntos incluye el almacenamiento y la recuperación de todos los datos relacionados con los asuntos manejados por un departamento legal, incluida la creación, revisión, aprobación y consumo de documentos legales. La gestión de asuntos se utiliza para facilitar la colaboración en materia de documentos a nivel interno y con abogados externos. [20] En asuntos legales complejos, como litigios por agravios colectivos , el software ELM proporciona capacidades de gestión de asuntos, como la carga por lotes de facturas para agilizar la revisión y aprobación. [21]
La facturación electrónica proporciona un repositorio centralizado de facturas y recibos legales, y un método para entregar esas facturas de forma segura para su revisión y pago. El software ELM se integra con el software de facturación electrónica interno a través del formato Legal Electronic Data Exchange Standard ( LEDES ), que ha estandarizado la transferencia de datos legales. [22] El desarrollo de LEDES a fines de la década de 1990 se complementó con la creación del Sistema de gestión uniforme basado en tareas ( UTBMS ) por parte de la Asociación de Abogados de Estados Unidos para establecer una codificación consistente de los servicios de los abogados externos.
La facturación electrónica automatiza la revisión de errores de cumplimiento, la asignación a centros de costos y el enrutamiento para aprobación. [23] Investigaciones independientes sugieren que reduce los costos al disminuir la mano de obra manual y los costos de papel. [24]
Los datos de gestión de asuntos y facturación electrónica recopilados por el software ELM se utilizan para generar informes y proporcionar análisis que influyen en la gestión de procesos de negocio dentro de los departamentos legales.
Según una encuesta de Gartner , los departamentos jurídicos de mayor tamaño se centran cada vez más en el cumplimiento normativo, la satisfacción de los clientes y las partes interesadas y la gestión de riesgos. [25] Los esfuerzos para reducir el gasto legal se centran en la reducción de los costos de los asesores externos, lograda mediante la negociación de acuerdos de honorarios alternativos , una mayor dependencia de los asesores internos y la convergencia de los asesores externos. El uso de honorarios fijos para asuntos completos aumentó del 12 al 20% durante el período 2013-15, y los departamentos jurídicos más grandes (aquellos que prestan servicios a empresas con al menos 4 mil millones de dólares en ingresos anuales) tienen más del doble de probabilidades de utilizar una estructura de honorarios fijos en comparación con las empresas con menos de 100 millones de dólares en ingresos anuales. [26]
Los departamentos jurídicos utilizan la analítica para fundamentar estas decisiones de presupuestación y previsión, y la selección de bufetes de abogados externos se basa en el equilibrio entre el coste y el rendimiento de los abogados. [27] Los datos históricos de facturación internos y los puntos de referencia del sector identifican tendencias y diferencias entre los proveedores, así como los honorarios medios asociados a los tipos de asuntos. Algunos proveedores de software ELM ofrecen métricas comparativas extraídas de los suscriptores. [28]
Los últimos avances en el software ELM incluyen el uso de aprendizaje automático e inteligencia artificial para predecir los costos de las reclamaciones. Este tipo de predicciones tienen como objetivo reducir el índice combinado de la aseguradora impulsando la liquidación temprana de las reclamaciones que probablemente tengan un costo mayor que el promedio. Los proveedores de ELM que ofrecen estas reclamaciones predictivas incluyen a LSG, Jalubro y Thomson Reuters . Los primeros datos sobre el retorno de la inversión en análisis de datos predictivos sugieren reducciones promedio en el gasto legal de entre el 6 y el 11 % [29].