La gestión de contenidos ( CM ) es un conjunto de procesos y tecnologías que respaldan la recopilación, gestión y publicación de información en cualquier forma o medio. Cuando se almacena y se accede a ella a través de computadoras, esta información puede denominarse más específicamente contenido digital o simplemente contenido .
Las prácticas y objetivos de gestión de contenidos varían según la misión y la estructura de gobierno organizacional. Las organizaciones de noticias, los sitios web de comercio electrónico y las instituciones educativas utilizan la gestión de contenidos, pero de diferentes maneras. Esto lleva a diferencias en la terminología y en los nombres y el número de pasos del proceso.
Por ejemplo, algunos contenidos digitales son creados por uno o más autores. Con el tiempo, ese contenido puede editarse. Una o más personas pueden proporcionar cierta supervisión editorial y aprobar el contenido para su publicación.
La publicación puede adoptar muchas formas: puede ser el acto de "enviar" contenido a otros o simplemente otorgar derechos de acceso digital a cierto contenido a una o más personas. Posteriormente, ese contenido puede ser reemplazado por otra versión del contenido y, por lo tanto, retirado o eliminado de su uso (como cuando se modifica esta página wiki).
La gestión de contenidos es un proceso inherentemente colaborativo. A menudo consta de las siguientes funciones y responsabilidades básicas:
Un aspecto crítico de la gestión de contenidos es la capacidad de gestionar versiones de contenidos a medida que evoluciona ( ver también control de versiones ). Los autores y editores a menudo necesitan restaurar versiones anteriores de productos editados debido a una falla en el proceso o una serie de ediciones no deseadas. El contenido urgente también puede requerir actualizaciones a medida que el tema evoluciona con el tiempo.
Otro aspecto igualmente importante de la gestión de contenidos implica la creación, mantenimiento y aplicación de estándares de revisión. Cada miembro del proceso de creación y revisión de contenido tiene un rol único y un conjunto de responsabilidades en el desarrollo o publicación del contenido. Cada miembro del equipo de revisión requiere estándares de revisión claros y concisos. Estos deben mantenerse de forma continua para garantizar la coherencia y la salud de la base de conocimientos a largo plazo .
Un sistema de gestión de contenidos es un conjunto de procesos automatizados que pueden admitir las siguientes funciones:
Cada vez más, el repositorio es una parte inherente del sistema e incorpora búsqueda y recuperación empresarial . Los sistemas de gestión de contenidos adoptan las siguientes formas:
El experto en gestión de contenidos Marc Feldman define tres estructuras principales de gestión de contenidos: localizada, centralizada y federada, cada una con sus fortalezas y debilidades únicas. [1]
Al poner el control en manos de quienes están más cerca del contenido, los expertos en contexto, los modelos de gobernanza localizados potencian y desatan la creatividad. Sin embargo, estos beneficios se obtienen a costa de una pérdida parcial o total de control y supervisión gerenciales.
Cuando las palancas de control están fuertemente centralizadas, los sistemas de gestión de contenidos son capaces de transmitir un mensaje de marca excepcionalmente claro y unificado. Además, las estructuras de gestión de contenidos centralizadas permiten un gran número de oportunidades de ahorro de costes en las grandes empresas, logradas, por ejemplo, (1) evitando esfuerzos duplicados en la creación, edición, formato, reutilización y archivado de contenidos, (2) a través de gestión de procesos y la racionalización de todo el trabajo relacionado con el contenido, y/o (3) a través de una implementación ordenada o actualización del sistema de gestión de contenido.
Los modelos de gobernanza federada potencialmente aprovechan los beneficios del control tanto localizado como centralizado, evitando al mismo tiempo las debilidades de ambos. Si bien los sistemas de software de gestión de contenidos están inherentemente estructurados para permitir modelos de gobernanza federados, lograr estos beneficios puede ser difícil porque requiere, por ejemplo, negociar los límites de control con los administradores y creadores de contenidos locales. En el caso de las empresas más grandes, en particular, el hecho de no implementar o implementar plenamente una estructura de gobernanza federada equivale a no lograr el retorno total de la inversión y los ahorros de costos que permiten los sistemas de gestión de contenidos.
Las implementaciones de gestión de contenidos deben poder gestionar las distribuciones de contenidos y los derechos digitales en el ciclo de vida del contenido. [2] [3] Los sistemas de gestión de contenidos suelen estar involucrados con la gestión de derechos digitales para controlar el acceso de los usuarios y los derechos digitales. En este paso, las estructuras de solo lectura de los sistemas de gestión de derechos digitales imponen algunas limitaciones a la gestión de contenidos, ya que no permiten a los autores cambiar el contenido protegido en su ciclo de vida. La creación de contenido nuevo utilizando contenido administrado (protegido) también es un problema que elimina los contenidos protegidos de los sistemas de control de gestión. Algunas implementaciones de gestión de contenidos cubren todas estas cuestiones. [2]