Un sistema de gestión de documentos ( DMS ) suele ser un sistema computarizado que se utiliza para almacenar, compartir, rastrear y administrar archivos o documentos. Algunos sistemas incluyen seguimiento del historial donde se registra un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios. El término tiene cierta superposición con los conceptos de sistemas de gestión de contenidos . A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales , la generación de imágenes de documentos , los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros .
Si bien muchos sistemas de gestión de documentos electrónicos almacenan documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de gestión de documentos basados en web están comenzando a almacenar contenido en forma de HTML . Estos sistemas de gestión de documentos basados en HTML pueden actuar como sistemas de publicación o sistemas de gestión de políticas. [1] El contenido se captura mediante el uso de editores basados en navegador o mediante la importación y conversión de contenido que no sea HTML. El almacenamiento de documentos como HTML permite un flujo de trabajo de texto completo más sencillo, ya que la mayoría de los motores de búsqueda utilizan HTML de forma nativa. Se requiere DMS sin formato de almacenamiento HTML para extraer el texto del formato propietario, lo que hace que el flujo de trabajo de búsqueda de texto completo sea un poco más complicado.
Las capacidades de búsqueda, incluidas consultas booleanas , análisis de conglomerados y derivaciones [2], se han convertido en componentes críticos de DMS a medida que los usuarios se han acostumbrado a las búsquedas en Internet y dedican menos tiempo a organizar su contenido.
Los sistemas de gestión de documentos suelen proporcionar capacidades de almacenamiento, control de versiones, metadatos, seguridad, así como indexación y recuperación. A continuación se muestra una descripción de estos componentes:
Muchas asociaciones industriales publican sus propias listas de estándares particulares de control de documentos que se utilizan en su campo particular. A continuación se muestra una lista de algunos de los documentos ISO relevantes. Divisiones ICS 01.140.10 y 01.140.20. [19] [20] La ISO también ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica , cubiertas por la división 01.110. [21]
Las regulaciones gubernamentales suelen exigir que las empresas que trabajan en determinadas industrias controlen sus documentos. Un controlador de documentos es responsable de controlar estos documentos estrictamente. Estas industrias incluyen contabilidad (por ejemplo: Octava Directiva de la UE , Ley Sarbanes-Oxley ), seguridad alimentaria (por ejemplo, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria en los EE. UU.), ISO (mencionada anteriormente), fabricación de dispositivos médicos ( FDA ), fabricación de sangre, células humanas y productos de tejidos (FDA), atención médica ( JCAHO ) y tecnología de la información ( ITIL ). [22] Algunas industrias trabajan bajo requisitos de control de documentos más estrictos debido al tipo de información que retienen por motivos de privacidad, garantía u otros fines altamente regulados. Los ejemplos incluyen información de salud protegida (PHI) según lo exige HIPAA o documentos de proyectos de construcción requeridos para los períodos de garantía. Un plan estratégico de sistemas de información (ISSP) puede dar forma a los sistemas de información organizacionales en períodos de mediano a largo plazo. [23]
Los documentos almacenados en un sistema de gestión de documentos (como procedimientos, instrucciones de trabajo y declaraciones de políticas) proporcionan evidencia de que los documentos están bajo control. El incumplimiento puede causar multas, pérdida de negocios o daños a la reputación de una empresa.
El control de documentos incluye: [24]
Estos requisitos de control de documentos forman parte de los costos de cumplimiento de una organización junto con funciones relacionadas, como un responsable de protección de datos y auditoría interna .
La gestión integrada de documentos comprende las tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar, entregar y eliminar "documentos" en toda una empresa. En este contexto, los "documentos" son cualquiera de una multitud de activos de información que incluyen imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, así como los nuevos objetos electrónicos como páginas web, correo electrónico, mensajes instantáneos y vídeos.
Los documentos en papel se utilizan desde hace mucho tiempo para almacenar información . Sin embargo, el papel puede resultar costoso y, si se utiliza en exceso, un desperdicio. El software de gestión de documentos no es simplemente una herramienta, sino que permite al usuario gestionar el acceso, realizar un seguimiento y editar la información almacenada. El software de gestión de documentos es un gabinete electrónico que se puede utilizar para organizar todos los archivos digitales y en papel. [25] El software ayuda a las empresas a combinar archivos en papel y digitales y almacenarlos en un único centro después de escanearlos e importar los formatos digitales . [26] Uno de los beneficios más importantes de la gestión de documentos digitales es un entorno “a prueba de fallos” para salvaguardar todos los documentos y datos. [27] Específicamente en la industria de la construcción pesada, el software de gestión de documentos permite a los miembros del equipo ver y cargar de forma segura documentos para los proyectos a los que están asignados desde cualquier lugar y en cualquier momento para ayudar a agilizar las operaciones diarias. [28]
Las reglas de validación de datos deberían estar integradas en el formulario mismo, en lugar de implementarse en un entorno de posprocesamiento. Esto proporciona al uso una experiencia interactiva en tiempo real. A menudo, la validación de datos requiere una búsqueda en la base de datos. Las reglas deben permitir esta consulta de la base de datos, proporcionando al usuario opciones en tiempo real basadas en los resultados de la consulta.
A nivel organizacional, un plan estratégico de sistemas de información (ISSP) es una forma de determinar en términos generales qué sistemas de información una organización debería tener implementados a mediano y largo plazo (generalmente alrededor de tres a cinco años [...]).
