El intercambio electrónico de datos ( EDI ) es el concepto de las empresas que comunican electrónicamente información que tradicionalmente se comunicaba en papel, como órdenes de compra, avisos de envío anticipados y facturas. Existen estándares técnicos para el EDI para facilitar que las partes realicen transacciones con dichos instrumentos sin tener que hacer arreglos especiales.
El intercambio electrónico de datos ( EDI) existe al menos desde principios de los años 70 y existen muchos estándares EDI (incluidos X12 , EDIFACT , ODETTE , etc.), algunos de los cuales abordan las necesidades de industrias o regiones específicas. También se refiere específicamente a una familia de estándares. En 1996, el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología definió el intercambio electrónico de datos como "el intercambio de computadora a computadora de un formato estandarizado para el intercambio de datos. El EDI implica una secuencia de mensajes entre dos partes, cualquiera de las cuales puede actuar como originador o receptor. Los datos formateados que representan los documentos pueden transmitirse del originador al receptor a través de telecomunicaciones o transportarse físicamente en medios de almacenamiento electrónicos". Distinguió la mera comunicación electrónica o el intercambio de datos, especificando que "en el EDI, el procesamiento habitual de los mensajes recibidos se realiza únicamente por computadora. La intervención humana en el procesamiento de un mensaje recibido normalmente está destinada únicamente a condiciones de error, para revisión de calidad y situaciones especiales. Por ejemplo, la transmisión de datos binarios o textuales no es EDI según se define aquí a menos que los datos se traten como uno o más elementos de datos de un mensaje EDI y normalmente no estén destinados a la interpretación humana como parte del procesamiento de datos en línea". [1] En resumen, el EDI puede definirse como la transferencia de datos estructurados, mediante estándares de mensajes acordados, de un sistema informático a otro sin intervención humana.
Al igual que muchas otras tecnologías de la información tempranas, el EDI se inspiró en los avances en logística militar . La complejidad del puente aéreo de Berlín de 1948 requirió el desarrollo de conceptos y métodos para intercambiar, a veces a través de un módem de teletipo de 300 baudios , grandes cantidades de datos e información sobre las mercancías transportadas. Estos conceptos iniciales dieron forma más tarde a los primeros estándares del TDCC (Comité de coordinación de datos de transporte) en los EE. UU. [2] Entre los primeros sistemas integrados que utilizaron EDI se encontraban los sistemas de control de carga. Uno de esos sistemas en tiempo real fue el London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) en el aeropuerto de Heathrow, Londres, Reino Unido, en 1971. Al implementar el método de entrada directa del comerciante (DTI), permitió a los agentes de transporte ingresar información directamente en el sistema de procesamiento de aduanas , reduciendo el tiempo de despacho. El aumento del tráfico marítimo y los problemas en las aduanas similares a los experimentados en el aeropuerto de Heathrow llevaron a la implementación de sistemas DTI en puertos individuales o grupos de puertos en la década de 1980. [3]
El EDI proporciona una base técnica para las "conversaciones" comerciales automatizadas entre dos entidades, ya sean internas o externas. El término EDI engloba todo el proceso de intercambio electrónico de datos, incluida la transmisión, el flujo de mensajes, el formato de los documentos y el software utilizado para interpretar los documentos. Sin embargo, las normas EDI describen el formato riguroso de los documentos electrónicos , y las normas EDI fueron diseñadas, inicialmente en la industria automotriz , para ser independientes de las tecnologías de comunicación y software.
Los documentos EDI generalmente contienen la misma información que normalmente se encontraría en un documento en papel utilizado para la misma función organizacional. Por ejemplo, un fabricante utiliza una orden de envío desde almacén EDI 940 para indicar a un almacén que envíe un producto a un minorista. Normalmente tiene una dirección de "envío", una dirección de "facturación" y una lista de números de producto (normalmente un UPC ) y cantidades. Otro ejemplo es el conjunto de mensajes entre vendedores y compradores, como solicitud de cotización (RFQ), oferta en respuesta a RFQ, orden de compra, acuse de recibo de orden de compra, aviso de envío, aviso de recepción, factura y aviso de pago. Sin embargo, el EDI no se limita solo a los datos comerciales relacionados con el comercio, sino que abarca todos los campos, como la medicina (por ejemplo, registros de pacientes y resultados de laboratorio), el transporte (por ejemplo, información sobre contenedores y modalidades), la ingeniería y la construcción, etc. En algunos casos, el EDI se utilizará para crear un nuevo flujo de información comercial (que antes no era un flujo en papel). Este es el caso de la Notificación Anticipada de Envío (ASN), que fue diseñada para informar al receptor de un envío, las mercancías que se recibirán y cómo se empaquetarán. Esto se complementa con el uso de las etiquetas de envío que contienen un código de barras GS1-128 que hace referencia al número de seguimiento del envío. [4]
Algunos conjuntos importantes de normas EDI: [5]
Muchos de estos estándares aparecieron por primera vez a principios y mediados de la década de 1980. Los estándares prescriben los formatos, conjuntos de caracteres y elementos de datos utilizados en el intercambio de documentos y formularios comerciales. La lista completa de documentos X12 incluye todos los documentos comerciales más importantes, incluidas las órdenes de compra y las facturas.
El estándar EDI prescribe información obligatoria y opcional para un documento en particular y establece las reglas para la estructura del documento. Los estándares son como códigos de construcción. De la misma manera que dos cocinas pueden construirse " según el código " pero tener un aspecto completamente diferente, dos documentos EDI pueden seguir el mismo estándar y contener conjuntos de información diferentes. Por ejemplo, una empresa de alimentos puede indicar la fecha de vencimiento de un producto, mientras que un fabricante de ropa optaría por enviar información sobre el color y la talla.
El EDI se puede transmitir utilizando cualquier metodología acordada por el remitente y el destinatario, pero a medida que más socios comerciales comenzaron a utilizar Internet para la transmisión, surgieron protocolos estandarizados.
Esto incluye diversas tecnologías como:
Cuando algunas personas compararon los módems de protocolo síncrono de 2400 bit/s, los dispositivos CLEO y las redes de valor añadido que se utilizan para transmitir documentos EDI con la transmisión a través de Internet, equipararon las tecnologías que no son de Internet con el EDI y predijeron erróneamente que el propio EDI sería reemplazado junto con las tecnologías que no son de Internet. En la mayoría de los casos, estos métodos de transmisión que no son de Internet simplemente están siendo reemplazados por protocolos de Internet , como FTP, HTTP, telnet y correo electrónico, pero los documentos EDI en sí siguen existiendo.
En 2002, el IETF publicó el RFC 3335, que ofrece un método estandarizado y seguro para transferir datos EDI por correo electrónico. El 12 de julio de 2005, un grupo de trabajo del IETF ratificó el RFC 4130 para transferencias HTTP EDIINT basadas en MIME (también conocidas como AS2 ), y el IETF ha preparado un RFC similar para transferencias FTP (también conocidas como AS3 ). El organismo de normalización OASIS también ha estandarizado el EDI a través de servicios web (también conocido como AS4 ). Si bien algunas transmisiones EDI se han trasladado a estos protocolos más nuevos, los proveedores de redes de valor agregado siguen activos.
A medida que más organizaciones se conectaban a Internet, la mayor parte o la totalidad del EDI se fue incorporando a la red. Inicialmente, esto se hacía mediante convenciones ad hoc, como el FTP sin cifrar de archivos de texto ASCII a una carpeta determinada en un host determinado, permitido solo desde determinadas direcciones IP. Sin embargo, la IETF ha publicado varios documentos informativos (las "Declaraciones de aplicabilidad"; consulte más abajo en Protocolos ) que describen formas de utilizar los protocolos estándar de Internet para el EDI.
A partir de 2002, Walmart ha impulsado AS2 para EDI. [6] Debido a su importante presencia en la cadena de suministro global, AS2 se ha convertido en un enfoque comúnmente adoptado para EDI.
Las organizaciones que envían o reciben documentos entre sí se denominan "socios comerciales" en la terminología EDI. Los socios comerciales acuerdan la información específica que se debe transmitir y cómo se debe utilizar. Esto se hace en especificaciones legibles para humanos (también llamadas Pautas de implementación de mensajes). Si bien las normas son análogas a los códigos de construcción, las especificaciones son análogas a los planos. (La especificación también puede llamarse "mapeo", pero el término mapeo generalmente se reserva para instrucciones específicas legibles por máquina que se dan al software de traducción. [7] ) Los "centros" comerciales más grandes tienen Pautas de implementación de mensajes existentes que reflejan sus procesos comerciales para procesar EDI y, por lo general, no están dispuestos a modificar sus prácticas comerciales de EDI para satisfacer las necesidades de sus socios comerciales. A menudo, en una gran empresa, estas pautas EDI se redactarán para que sean lo suficientemente genéricas como para que las utilicen diferentes sucursales o divisiones y, por lo tanto, contendrán información que no se necesita para un intercambio de documentos comerciales en particular. Para otras grandes empresas, pueden crear pautas EDI separadas para cada sucursal/división.
Los socios comerciales tienen la libertad de utilizar cualquier método para la transmisión de documentos (como se describe más arriba en la sección Protocolos de transmisión). Además, pueden interactuar directamente o a través de un intermediario.
Los socios comerciales pueden conectarse directamente entre sí. Por ejemplo, un fabricante de automóviles puede mantener un conjunto de módems al que todos sus cientos de proveedores deben conectarse para realizar intercambio electrónico de datos. Sin embargo, si un proveedor hace negocios con varios fabricantes, puede que necesite adquirir un módem diferente (o un dispositivo VPN, etc.) y un software diferente para cada uno.
A medida que el intercambio electrónico de datos (EDI) y la tecnología web han evolucionado, han surgido nuevas tecnologías de software EDI para facilitar el intercambio electrónico de datos directo (también conocido como punto a punto) entre socios comerciales. El software EDI moderno puede facilitar los intercambios utilizando cualquier cantidad de protocolos de transmisión de archivos y estándares de documentos EDI diferentes, lo que reduce los costos y las barreras de entrada.
Para abordar las limitaciones de la adopción de EDI entre pares, hace décadas se crearon las VAN (redes de valor añadido) . Una VAN actúa como una oficina postal regional. Recibe transacciones, examina la información de "origen" y "destino" y envía la transacción al destinatario final. Las VAN pueden proporcionar una serie de servicios adicionales, por ejemplo, retransmitir documentos, proporcionar información de auditoría de terceros, actuar como puerta de enlace para diferentes métodos de transmisión y gestionar el soporte de telecomunicaciones. Debido a estos y otros servicios que proporcionan las VAN, las empresas utilizan con frecuencia una VAN incluso cuando ambos socios comerciales utilizan protocolos basados en Internet. Los centros de intercambio de información sanitaria realizan muchas de las mismas funciones que una VAN, pero tienen restricciones legales adicionales.
Las VAN pueden ser operadas por varias entidades:
Es importante señalar que existen ventajas y desventajas clave entre las VAN y el EDI directo [8] y, en muchos casos, las organizaciones que intercambian documentos EDI pueden, de hecho, utilizar ambos en conjunto para diferentes aspectos de sus implementaciones EDI. Por ejemplo, en los EE. UU., la mayoría de los intercambios de documentos EDI utilizan AS2, por lo que una configuración EDI directa para AS2 puede tener sentido para una organización con sede en los EE. UU. Pero agregar capacidades OFTP2 para comunicarse con un socio europeo puede ser difícil, por lo que una VAN podría tener sentido para manejar esas transacciones específicas, mientras que se utiliza EDI directo para las transacciones AS2.
En muchos sentidos, una VAN actúa como proveedor de servicios, simplificando gran parte de la configuración para las organizaciones que buscan iniciar EDI. Debido a que muchas organizaciones que comienzan a utilizar EDI suelen hacerlo para satisfacer un requisito de un cliente o socio y, por lo tanto, carecen de experiencia interna en EDI, una VAN puede ser un activo valioso.
Sin embargo, las VAN pueden tener costos elevados. Las VAN suelen cobrar una tarifa por documento o incluso por línea de artículo para procesar transacciones EDI como un servicio en nombre de sus clientes. Esta es la razón principal por la que muchas organizaciones también implementan una solución de software EDI o eventualmente migran a una para parte o la totalidad de su EDI.
Por otro lado, la implementación de software EDI puede ser un proceso desafiante, dependiendo de la complejidad del caso de uso, las tecnologías involucradas y la disponibilidad de expertos en EDI. Además, existen requisitos de mantenimiento y actualizaciones constantes que se deben considerar. Por ejemplo, el mapeo EDI es una de las tareas de gestión EDI más desafiantes. Las empresas deben desarrollar y mantener mapas EDI para cada uno de sus socios comerciales (y, a veces, varios mapas EDI para cada socio comercial en función de sus requisitos de cumplimiento de pedidos).
El software de traducción EDI proporciona la interfaz entre los sistemas internos y el formato EDI enviado/recibido. En el caso de un documento "entrante", la solución EDI recibirá el archivo (ya sea a través de una red de valor añadido o directamente utilizando protocolos como FTP o AS2), tomará el archivo EDI recibido (comúnmente denominado "sobre") y validará que el socio comercial que envía el archivo sea un socio comercial válido, que la estructura del archivo cumpla con los estándares EDI y que los campos individuales de información se ajusten a los estándares acordados. Normalmente, el traductor creará un archivo de longitud fija, longitud variable o formato etiquetado XML o "imprimirá" el documento EDI recibido (para entornos EDI no integrados). El siguiente paso es convertir/transformar el archivo que crea el traductor en un formato que se pueda importar a los sistemas empresariales, aplicaciones o ERP de la empresa. Esto se puede lograr utilizando un programa personalizado, un "mapeador" propietario integrado o un "mapeador" gráfico integrado basado en estándares, utilizando un lenguaje de transformación de datos estándar como XSLT . El paso final es importar el archivo transformado (o base de datos) al sistema back-end de la empresa.
En el caso de un documento "saliente", el proceso de EDI integrado consiste en exportar un archivo (o leer una base de datos) desde los sistemas de información de una empresa y transformar el archivo al formato adecuado para el traductor. A continuación, el software de traducción "validará" el archivo EDI enviado para garantizar que cumple con el estándar acordado por los socios comerciales, convertirá el archivo al formato "EDI" (añadiendo los identificadores y las estructuras de control adecuados) y enviará el archivo al socio comercial (utilizando el protocolo de comunicaciones adecuado).
Otro componente fundamental de cualquier software de traducción EDI es una "auditoría" completa de todos los pasos necesarios para transferir documentos comerciales entre socios comerciales. La auditoría garantiza que se pueda realizar un seguimiento de cualquier transacción (que en realidad es un documento comercial) para garantizar que no se pierda. En el caso de un minorista que envía una orden de compra a un proveedor, si la orden de compra se "pierde" en cualquier parte del proceso comercial, el efecto es devastador para ambas empresas. Para el proveedor, no cumple con el pedido porque no lo ha recibido, lo que le hace perder negocios y daña la relación comercial con su cliente minorista. Para el minorista, tiene una falta de existencias y el efecto es la pérdida de ventas, la reducción del servicio al cliente y, en última instancia, menores ganancias.
En la terminología EDI, "entrante" y "saliente" se refieren a la dirección de transmisión de un documento EDI en relación con un sistema en particular, no a la dirección de la mercancía, el dinero u otras cosas representadas por el documento. Por ejemplo, un documento EDI que indica a un almacén que realice un envío de salida es un documento entrante en relación con el sistema informático del almacén. Es un documento saliente en relación con el fabricante o distribuidor que transmitió el documento.
El EDI y otras tecnologías similares ahorran dinero a la empresa al proporcionar una alternativa o reemplazar flujos de información que requieren una gran cantidad de interacción humana y documentos en papel. Incluso cuando los documentos en papel se mantienen en paralelo con el intercambio EDI, por ejemplo, los manifiestos de envío impresos, el intercambio electrónico y el uso de datos de ese intercambio reducen los costos de manejo de clasificación, distribución, organización y búsqueda de documentos en papel. El EDI y tecnologías similares permiten a una empresa aprovechar los beneficios de almacenar y manipular datos electrónicamente sin el costo de la entrada manual. Otra ventaja del EDI es la oportunidad de reducir o eliminar errores de entrada manual de datos, como errores de envío y facturación, porque el EDI elimina la necesidad de volver a ingresar documentos en el lado de destino. Una ventaja muy importante del EDI sobre los documentos en papel es la velocidad a la que el socio comercial recibe e incorpora la información en su sistema, lo que reduce en gran medida los tiempos de ciclo. Por esta razón, el EDI puede ser un componente importante de los sistemas de producción justo a tiempo. [9]
Según el informe de Aberdeen de 2008 "A Comparison of Supplier Enablement around the World", solo el 34% de las órdenes de compra se transmiten electrónicamente en América del Norte. En EMEA , el 36% de los pedidos se transmiten electrónicamente y en APAC , el 41% de los pedidos se transmiten electrónicamente. También informan que la requisición en papel promedio le cuesta a una empresa $37,45 en América del Norte, $42,90 en EMEA y $23,90 en APAC. Con una requisición EDI a pedido, los costos se reducen a $23,83 en América del Norte, $34,05 en EMEA y $14,78 en APAC. [10]
Existen algunas barreras para la adopción del intercambio electrónico de datos. Una de las más importantes es el cambio que conlleva el proceso empresarial. Los procesos empresariales existentes basados en el manejo de papel pueden no ser adecuados para el intercambio electrónico de datos y requerirían cambios para dar cabida al procesamiento automatizado de documentos empresariales. Por ejemplo, una empresa puede recibir la mayor parte de sus productos mediante envíos en uno o dos días y todas sus facturas por correo. Por lo tanto, el proceso actual puede suponer que los productos se reciben normalmente antes que la factura. Con el intercambio electrónico de datos, la factura normalmente se enviará cuando se envíen los productos y, por lo tanto, requerirá un proceso que gestione un gran número de facturas cuyos productos correspondientes aún no se han recibido.
Otra barrera importante es el costo en tiempo y dinero de la configuración inicial. Los gastos preliminares y el tiempo que surgen de la implementación, personalización y capacitación pueden ser costosos. Es importante seleccionar el nivel correcto de integración para satisfacer los requisitos de la empresa. Para una empresa con relativamente pocas transacciones con socios basados en EDI, puede tener sentido implementar soluciones económicas de "copiar y leer", donde el formato EDI se imprime en forma legible para humanos y las personas, en lugar de las computadoras, responden a la transacción. Otra alternativa son las soluciones EDI subcontratadas proporcionadas por "Oficinas de servicios EDI". Para otras empresas, la implementación de una solución EDI integrada puede ser necesaria a medida que los aumentos en los volúmenes comerciales provocados por EDI las obligan a reimplementar sus procesos comerciales de procesamiento de pedidos.
El principal obstáculo para una implementación exitosa del EDI es la percepción que muchas empresas tienen de la naturaleza del EDI. Muchas ven el EDI desde una perspectiva técnica, es decir, desde un formato de datos; sería más preciso adoptar una perspectiva empresarial, en la que se considere que el EDI es un sistema para intercambiar documentos comerciales con entidades externas e integrar los datos de esos documentos en los sistemas internos de la empresa. Las implementaciones exitosas del EDI tienen en cuenta el efecto que la información generada externamente tendrá en sus sistemas internos y validan la información comercial recibida. Por ejemplo, permitir que un proveedor actualice el sistema de cuentas por pagar de un minorista sin los controles y contrapesos adecuados pondría a la empresa en un riesgo significativo. Las empresas que recién comienzan a implementar el EDI deben comprender el proceso comercial subyacente y aplicar el criterio adecuado.
Existen varios mecanismos utilizados en EDI para el reconocimiento , es decir, para notificar al remitente que el destinatario recibió y gestionó una transacción entrante: [11]