Las cuentas por cobrar , abreviadas como AR o A/R , [1] son reclamaciones de pago legalmente exigibles que tiene una empresa por bienes suministrados o servicios prestados que los clientes han pedido pero no han pagado. El proceso de cuentas por cobrar implica la incorporación de clientes, la facturación , los cobros, las deducciones, la gestión de excepciones y, por último, la contabilización de efectivo después de que se cobra el pago.
Las cuentas por cobrar generalmente se presentan en forma de facturas emitidas por una empresa y entregadas al cliente para su pago dentro de un plazo acordado. Las cuentas por cobrar se muestran en un balance general como un activo . Es una de una serie de transacciones contables que tratan la facturación de un cliente por los bienes y servicios que el cliente ha pedido. Estas pueden distinguirse de los pagarés por cobrar , que son deudas creadas a través de instrumentos legales formales llamados pagarés . [2]
Las cuentas por cobrar pueden afectar la liquidez de una empresa.
Las cuentas por cobrar representan el dinero que las entidades deben a la firma por la venta de productos o servicios a crédito. En la mayoría de las entidades comerciales, las cuentas por cobrar se ejecutan generalmente generando una factura y enviándola por correo postal o electrónicamente al cliente, quien, a su vez, debe pagarla dentro de un plazo establecido, llamado condiciones de crédito [ cita requerida ] o condiciones de pago .
El equipo de cuentas por cobrar se encarga de recibir fondos en nombre de una empresa y aplicarlos a sus saldos pendientes actuales. Los equipos de cobranza y caja forman parte del departamento de cuentas por cobrar. Mientras que el departamento de cobranza busca al deudor, el equipo de caja aplica el dinero recibido. Las empresas tienen como objetivo cobrar todas las facturas pendientes antes de que venzan. Para lograr un DSO más bajo y un mejor capital de trabajo , las organizaciones necesitan una estrategia de cobranza proactiva para centrarse en cada cuenta.
Un ejemplo de un plazo de pago común es Net 30 days (30 días netos) , lo que significa que el pago vence al final de los 30 días a partir de la fecha de la factura. El deudor tiene la libertad de pagar antes de la fecha de vencimiento; las empresas pueden ofrecer un descuento por pago anticipado. Otros plazos de pago comunes incluyen Net 45, Net 60 y 30 días a fin de mes. El acreedor puede cobrar cargos por mora o intereses si el monto no se paga antes de la fecha de vencimiento. En la práctica, los plazos suelen mostrarse como dos fracciones, donde el descuento y el período de descuento comprenden la primera fracción y la letra "n" y el período de vencimiento del pago comprenden la segunda fracción.
La contabilización de una cuenta por cobrar se realiza mediante una simple transacción contable. Sin embargo, el proceso de mantenimiento y cobro de los pagos de los saldos de las cuentas subsidiarias de cuentas por cobrar puede ser una tarea de tiempo completo. Según la industria en la que se trabaje, los pagos de cuentas por cobrar pueden recibirse hasta 10 o 15 días después de la fecha de vencimiento. Este tipo de prácticas de pago a veces se desarrollan según los estándares de la industria, la política corporativa o debido a la situación financiera del cliente.
Como no se cobrarán todas las deudas de los clientes, las empresas suelen calcular el importe y luego registrar una provisión para cuentas incobrables [3] que aparece en el balance como una contracuenta que compensa el total de cuentas por cobrar. Cuando las cuentas por cobrar no se pagan, algunas empresas las transfieren a agencias de cobro de terceros o abogados especializados en cobros que intentarán recuperar la deuda mediante la negociación de planes de pago, ofertas de acuerdo o mediante otras acciones legales.
Los anticipos pendientes forman parte de las cuentas por cobrar si una empresa recibe un pedido de sus clientes con condiciones de pago acordadas de antemano. Dado que la facturación se realiza para reclamar los anticipos varias veces, esta área de cobro no se refleja en las cuentas por cobrar. Idealmente, dado que el pago por adelantado se produce dentro de un plazo acordado mutuamente, es responsabilidad del departamento de contabilidad sacar el estado de cuenta que muestra el anticipo por cobrar periódicamente y debe proporcionarse a ventas y marketing para el cobro de los anticipos. El pago de las cuentas por cobrar puede protegerse mediante una carta de crédito o mediante un seguro de crédito comercial .
En el balance de una empresa , las cuentas por cobrar son el dinero que las entidades externas a la empresa le deben a esa empresa. Las cuentas por cobrar se clasifican como activos corrientes asumiendo que vencen dentro de un año calendario o un año financiero . Para registrar un asiento en el diario por una venta a cuenta, se debe debitar una cuenta por cobrar y acreditar una cuenta de ingresos. Cuando el cliente paga sus cuentas, se debita el efectivo y se acredita la cuenta por cobrar en el asiento en el diario. El saldo final en el balance de comprobación de las cuentas por cobrar suele ser un débito.
Las organizaciones comerciales que se han vuelto demasiado grandes para realizar dichas tareas a mano (o aquellas pequeñas que podrían hacerlo pero prefieren no hacerlo a mano) generalmente utilizarán software de contabilidad en una computadora para realizar esta tarea.
Las empresas tienen dos métodos disponibles para medir el valor neto de las cuentas por cobrar, que generalmente se calcula restando el saldo de una cuenta de provisión de la cuenta de cuentas por cobrar.
El primer método es el método de provisión , que establece una cuenta de contraactivo, provisión para cuentas de cobro dudoso o provisión para deudas incobrables , que tiene el efecto de reducir el saldo de las cuentas por cobrar. El monto de la provisión para deudas incobrables se puede calcular de dos maneras, ya sea (1) revisando cada deuda individual y decidiendo si es de cobro dudoso (una provisión específica); o (2) previendo un porcentaje fijo (por ejemplo, 2%) del total de deudores (una provisión general). El cambio en la provisión para deudas incobrables de un año a otro se registra en la cuenta de gastos por deudas incobrables en el estado de resultados .
El método de provisión se puede calcular utilizando el método del estado de resultados, que se basa en un porcentaje de las ventas netas a crédito; el método del balance general, que se basa en un cronograma de vencimiento en el que las deudas de cierta antigüedad se clasifican por riesgo, o una combinación de ambos.
El segundo método es el de amortización directa . Es más sencillo que el método de provisión, ya que permite realizar una única entrada para reducir las cuentas por cobrar a su valor neto realizable. La entrada consistiría en debitar una cuenta de gastos por deudas incobrables y acreditar las respectivas cuentas por cobrar en el libro de ventas. El método de amortización directa no está permitido según los Principios de contabilidad generalmente aceptados .
Los dos métodos no son mutuamente excluyentes, y algunas empresas tendrán una disposición para deudas dudosas, cancelando deudas específicas que saben que son malas (por ejemplo, si el deudor ha entrado en liquidación ).
Las empresas pueden utilizar sus cuentas por cobrar como garantía al obtener un préstamo ( préstamos basados en activos ). También pueden venderlas a través de factoring . Los fondos o carteras de cuentas por cobrar pueden venderse a terceros a través de titulización .
A los efectos de la declaración de impuestos, una provisión general para deudas incobrables no es una deducción admisible de las ganancias [4] : una empresa solo puede obtener alivio por deudores específicos que han incurrido en mora. Sin embargo, a los efectos de la declaración financiera, las empresas pueden optar por tener una provisión general contra deudas incobrables que sea coherente con su experiencia pasada de pagos de clientes para evitar sobreestimar los deudores en el balance .