En biblioteconomía , las colecciones especiales ( Spec. Coll. o SC ) son bibliotecas o unidades bibliotecarias que albergan materiales que requieren seguridad especializada y servicios para el usuario. Las colecciones especiales se pueden encontrar en muchas organizaciones diferentes, incluidas bibliotecas de investigación , universidades , colegios , escuelas , bibliotecas nacionales , bibliotecas públicas , museos , galerías de arte , archivos , casas históricas , catedrales , bibliotecas por suscripción , sociedades científicas , hospitales , empresas y monasterios . [1]
Los materiales alojados en colecciones especiales pueden estar en cualquier formato (incluidos libros raros , manuscritos , fotografías , archivos , material efímero y registros digitales ) y generalmente se caracterizan por su valor monetario o artístico , formato físico, singularidad o rareza y/o un compromiso institucional con la preservación y el acceso a largo plazo . [2] También pueden incluir la asociación con figuras o instituciones importantes en la historia, la cultura, la política, las ciencias o las artes. [3] Algunas colecciones especiales son reconocidas como de importancia mundial; el Registro Memoria del Mundo de la UNESCO incluye material del patrimonio documental. [4]
Las bibliotecas individuales o instituciones archivísticas determinan por sí mismas qué constituyen sus propias colecciones especiales, [5] lo que da como resultado una definición algo mutable que a menudo es un legado de la estructura organizativa de la institución. [1] [6] Por ejemplo, los archivos pueden ser parte de un departamento de colecciones especiales [7] [8] o gestionarse por separado, y aunque los libros raros y los manuscritos a menudo se mantienen dentro de colecciones especiales, algunas instituciones pueden usar el término exclusivamente para material moderno. [1] Las colecciones más grandes e históricamente distintas también pueden gestionarse como parte de un departamento de Colecciones Especiales: por ejemplo, el Archivo de Caricaturas Británicas de la Universidad de Kent es parte de las Colecciones y Archivos Especiales de la Biblioteca Templeman . [9]
Para las bibliotecas de investigación, un área o división de colecciones especiales puede ser una parte fundamental de su misión. [10] Algunas colecciones especiales son instituciones independientes que reciben financiación privada, como la Biblioteca Newberry o la Sociedad Americana de Anticuarios , mientras que otras son parte de una institución más grande, como la Biblioteca Beinecke de la Universidad de Yale o las Colecciones Especiales del University College de Londres . Muchas colecciones especiales de universidades estadounidenses surgieron de la fusión de salas de libros raros y departamentos de manuscritos en el sistema de bibliotecas de una universidad.
A diferencia de las bibliotecas generales (o circulantes), la singularidad de las colecciones especiales significa que no son fáciles de reemplazar (si es que lo son) y, por lo tanto, requieren un mayor nivel de seguridad y manejo. [11]
La función principal de una división de colecciones especiales es fomentar la investigación proporcionando a los investigadores y a los grupos o individuos interesados acceso a los objetos, garantizando al mismo tiempo su longevidad. Muchos miembros del personal que trabajan con colecciones especiales tienen títulos avanzados o formación especializada relacionada con las colecciones de las que son responsables. [12]
Los artículos de una colección especial suelen almacenarse en estanterías cerradas (a las que no tienen acceso directo los usuarios de la institución) que contienen artículos que no circulan, lo que significa que no se pueden prestar ni sacar de las instalaciones. El acceso a los materiales suele estar bajo supervisión. Según las políticas de la institución que conserva colecciones especiales, se les puede pedir a los investigadores que presenten documentos de identificación, cartas de referencia u otras credenciales para acceder a ellos. [10]
La mayoría de las colecciones especiales se almacenan en áreas en las que la temperatura , la humedad , la iluminación y otras condiciones ambientales se controlan cuidadosamente para garantizar la integridad de los materiales y se proporciona la seguridad adecuada para proteger los materiales del acceso no autorizado, el robo y el vandalismo.
Las instalaciones de almacenamiento fuera de las instalaciones se han vuelto cada vez más populares entre las instituciones que poseen colecciones especiales. La mayoría de las bibliotecas consideran que es su mandato mantener la adquisición de nuevas colecciones, aunque las limitaciones de sus instalaciones físicas pueden no ser suficientes para manejar todo lo que se adquiere. El almacenamiento de materiales fuera de las instalaciones permite flexibilidad en la forma en que las bibliotecas diseñan y distribuyen su espacio y brinda seguridad para los materiales. El informe "Taking Our Pulse" de 2010 cita una encuesta en la que el 67% de las instituciones encuestadas utilizan instalaciones fuera de las instalaciones, y otro 5% está en etapas de planificación. [2]
A menudo se proporcionan salas de lectura especiales para minimizar el riesgo de que los fondos sean consultados por los usuarios, que a veces son supervisadas por personal de la biblioteca que también proporciona asistencia de referencia y transmite solicitudes de materiales. A menudo se aplican reglas al uso de materiales para protegerlos contra daños involuntarios; los instrumentos de escritura que utilizan tinta están muy comúnmente prohibidos, así como la fotografía con flash, el uso de teléfonos móviles (excepto para fotografías) y la presencia de alimentos y bebidas. A veces se requieren guantes protectores cuando se consultan materiales particularmente delicados, fotografías y objetos de metal, y muchas bibliotecas pueden requerir que los libros se lean solo mientras descansan en soportes especiales. Las bibliotecas de investigación están investigando cada vez más la posibilidad de ofrecer salas de lectura virtuales y entornos de enseñanza virtuales para respaldar el acceso remoto a colecciones especiales, un trabajo que se ha acelerado desde la pandemia de COVID-19 . [13]
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