En Estados Unidos , los requisitos de cumplimiento son una serie de directivas que establecieron las agencias del gobierno federal de Estados Unidos y que resumen cientos de leyes y regulaciones federales aplicables a la asistencia federal (también conocida como ayuda federal o fondos federales ). Actualmente, están incorporadas en el Suplemento de cumplimiento A-133 de la OMB , que fue creado por la Oficina de Administración y Presupuesto de Estados Unidos (OMB).
Para facilitar el cumplimiento de las leyes y regulaciones federales por parte de los beneficiarios , y además de su Auditoría Única anual , la OMB creó catorce requisitos de cumplimiento básicos y estándar que los beneficiarios deben cumplir al recibir y utilizar dicha asistencia federal. La OMB también proporciona explicaciones detalladas, debates y orientación sobre ellos en el Suplemento de Cumplimiento A-133 de la OMB. Los requisitos de cumplimiento son solo pautas para el cumplimiento de los cientos de leyes y regulaciones aplicables al tipo específico de asistencia utilizada por el beneficiario, y sus objetivos son de naturaleza genérica debido a la gran cantidad de programas federales. [1] Cada requisito de cumplimiento se identifica con una letra, en orden alfabético.
Este requisito de cumplimiento establece que cada programa opera para un propósito específico (como el cuidado de personas mayores o la educación de niños), y que los fondos provistos para el programa solo deben usarse en actividades que beneficien ese propósito. [2] Por lo tanto, la asistencia federal brindada a un destinatario para un propósito específico debe gastarse solo para ese propósito. [ cita requerida ]
Este requisito de cumplimiento es una de las secciones más importantes, ya que cubre las políticas de contabilidad de costos , los gastos y egresos, y el uso real de los fondos federales para administrar un programa de asistencia federal. En otras palabras, proporciona la base y los principios que los destinatarios deben respetar al gastar fondos federales. [3]
El gobierno federal clasifica los tipos de beneficiarios en tres grupos:
Antes del 26 de diciembre de 2014, cada grupo tenía un conjunto separado de principios de costos que debía seguir. Los principios de costos aplicables a un tipo de beneficiario se aplican a toda la asistencia federal recibida por esa entidad, independientemente de si las subvenciones se reciben directamente del gobierno federal o indirectamente a través de una entidad intermediaria. [3]
La OMB emite una Circular de Principios de Costos para cada categoría. Se trata de una guía para gastar la asistencia federal de acuerdo con las leyes y reglamentos: [3]
Las tres circulares enumeran varios tipos de partidas de costos o gastos (como gastos de viaje, gastos de mantenimiento, salarios de nómina, costos de cabildeo, compra de materiales, pago de facturas de servicios públicos, etc.) y establecen si cada una de ellas es admisible o no. Los costos admisibles son aquellos que el gobierno federal determina que son admisibles para la asistencia federal. Los costos no admisibles son aquellos en los que el gobierno prohíbe incurrir para la asistencia federal. Ciertas partidas de costos se consideran universalmente no admisibles, como los costos relacionados con actividades ilegales y los costos de cabildeo, pero otras pueden considerarse no admisibles para un tipo de destinatario mientras que son admisibles para otro tipo de destinatario. Como regla general, cualquier asistencia utilizada de manera inapropiada, como incurrir en costos no admisibles, requiere un reembolso al gobierno federal. [3]
El 26 de diciembre de 2013, la Oficina de Administración y Presupuesto emitió los Requisitos Administrativos Uniformes, Principios de Costos y Requisitos de Auditoría para las Adjudicaciones Federales. Esta guía final reemplazó y simplificó los requisitos de las Circulares A-21, A-87, A-110 y A-122 de la OMB (que se han incluido en la guía de la OMB); [4] las Circulares A-89, A-102 y A-133; y la guía de la Circular A-50 sobre el seguimiento de la Ley de Auditoría Única. [5]
Para que los costos se consideren admisibles, deben estar respaldados por la documentación adecuada. [ cita requerida ]
Los cargos a premios federales por sueldos y salarios deben basarse en registros que reflejen con precisión el trabajo realizado. Estos registros deben: (i) Estar respaldados por un sistema de control interno que proporcione una garantía razonable de que los cargos son precisos, admisibles y asignados correctamente; [2 CFR § 200.430 (i)] [5] La documentación del tiempo trabajado en actividades financiadas por el gobierno federal se conoce comúnmente como Informe de tiempo y esfuerzo. [6] [7]
La naturaleza de la documentación requerida para los costos no relacionados con la nómina variará según la naturaleza de la transacción.
Según 2 CFR §200.403, [8] Excepto cuando el estatuto autorice lo contrario, los costos deben cumplir con los siguientes criterios generales para ser admisibles en virtud de premios federales:
Esta sección cubre la gestión o manejo real de los fondos pertenecientes a un programa federal, específicamente sobre cómo se distribuye la asistencia federal a los beneficiarios y cómo los beneficiarios administran los fondos hasta el desembolso. La transferencia real de fondos, comúnmente conocida como "retiros", generalmente se realiza electrónicamente solicitando los fondos a la agencia federal a través de un sitio web o una red. Los fondos se transfieren automáticamente del Departamento del Tesoro de los EE. UU. a la cuenta bancaria del beneficiario. La asistencia federal para las operaciones del programa se proporciona a los beneficiarios generalmente mediante uno de dos métodos, también llamados "técnicas de financiamiento": ya sea mediante adelantos de fondos o mediante reembolso de fondos. [9]
Como parte de la implementación a nivel gubernamental del Departamento de Trabajo de los EE. UU. (DOL) , las regulaciones federales requieren que todos los trabajadores y mecánicos que trabajan para un contratista o subcontratista en contratos de construcción financiados por el gobierno federal de más de $2000 deben recibir salarios no menores a los que el DOL estableció para la ubicación del proyecto (es decir, el salario prevaleciente). [10] [11] Este Requisito de Cumplimiento fue creado para asegurar que los destinatarios obliguen a los contratistas a cumplir con la Ley Davis-Bacon, al incluir en sus contratos de construcción con un contratista o subcontratista una cláusula o requisito para cumplir con la Ley Davis-Bacon y las regulaciones del DOL. [10] [12] La cláusula también debe incluir un requisito para que el contratista o subcontratista presente al destinatario semanalmente (por ejemplo, por cada semana en la que se realice cualquier trabajo del contrato) una copia de la nómina de construcción acompañada de una declaración de cumplimiento. Este informe se conoce comúnmente como "nóminas certificadas" y a menudo se realiza utilizando el Formulario Opcional WH-347 (OMB No. 1215-0149), un formulario estándar prediseñado por la OMB. [10] [13]
El objetivo principal de este requisito de cumplimiento es que sólo las personas u organizaciones que reúnen los requisitos participen en los programas de asistencia federal. Si bien el criterio para determinar la elegibilidad puede variar de un programa a otro, el objetivo de que sólo las personas u organizaciones que reúnen los requisitos participen es uniforme en todos los programas federales, lo que constituye la base de este requisito de cumplimiento. [14] Para cumplir con este objetivo, los beneficiarios deben asegurarse primero de que se tomen las determinaciones de elegibilidad adecuadas, lo que significa que el beneficiario debe determinar los parámetros y las limitaciones para definir la elegibilidad para un programa específico de acuerdo con el propósito del programa. Muchos programas federales ya contienen requisitos de elegibilidad basados en leyes, regulaciones de agencias, acuerdos de subvención, etc., y los beneficiarios deben asegurarse de que su determinación de elegibilidad cumpla con dichos requisitos. [14] Un ejemplo incluye los programas federales que ofrecen tratamiento contra el VIH/SIDA y requieren que los participantes sean víctimas de dichas enfermedades. Por lo general, es responsabilidad del beneficiario determinar cómo determinar dicha elegibilidad, como establecer una política que requiera que un médico o laboratorio interno diagnostique a cada posible participante, aceptar diagnósticos de médicos o laboratorios externos, etc. [15] [16] Sin embargo, ciertas agencias han incluido parámetros específicos que el beneficiario debe seguir, como en el caso del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD), que establece en el Código de Regulaciones Federales (CFR) que los beneficiarios de ciertos programas de subsidios de vivienda de HUD deben obtener documentos específicos de verificación de ingresos para demostrar la elegibilidad del participante, como formularios de nómina W-2, una declaración de impuestos federales, etc. [17] [18]
Después de determinar qué requisitos de elegibilidad se requieren para participar en un programa, el beneficiario también debe asegurarse de que la elegibilidad del participante individual o del grupo del programa se haya determinado correctamente conservando evidencia de dicho cumplimiento, como por ejemplo, guardando documentación en los archivos del participante (por ejemplo, copias del diagnóstico de VIH/SIDA, copias de las declaraciones de impuestos federales, etc.). Además, el beneficiario debe asegurarse de que sólo los individuos o grupos elegibles participaron en el programa estableciendo controles estrictos de los fondos del programa para evitar que personas no elegibles reciban la asistencia específica. [14]
Esta sección establece directivas sobre cómo un destinatario debe administrar el equipo y los bienes inmuebles de un programa federal.
Equipo significa propiedad tangible, no fungible adquirida con fondos de asistencia federal, que tiene una vida útil de más de un año y un costo de adquisición de $5,000 o más por unidad (aunque, de acuerdo con la política de equipo del propio receptor, se pueden establecer límites de costo más bajos). Básicamente, esta sección requiere que, según la Regla Común A-102 y las regulaciones de la Circular A-110 de la OMB, el equipo debe usarse en el programa federal para el que fue comprado o, cuando corresponda, en otros programas federales. Además, el receptor debe mantener registros del equipo, realizar un inventario físico del equipo al menos una vez cada dos años e implementar un sistema de control interno apropiado para salvaguardar y mantener el equipo. Cuando el equipo con un valor justo de mercado actual de $5,000 o más ya no sea necesario, puede conservarse o venderse, ya que se proporciona una parte proporcional al monto del gobierno federal del valor justo de mercado actual, según el porcentaje de fondos federales a los fondos propios del receptor utilizados para comprar el artículo. [19] [20] [21]
El título de propiedad de los bienes inmuebles adquiridos por los beneficiarios de las subvenciones federales corresponde al beneficiario. Debe utilizarse para el propósito originalmente autorizado durante el tiempo que sea necesario para ese propósito. Los bienes inmuebles pueden utilizarse en otros proyectos o programas patrocinados por el gobierno federal que tengan propósitos similares a aquel para el que se compraron, siempre que el gobierno federal lo autorice. Sin embargo, no puede disponer ni gravar el título de propiedad de los bienes inmuebles sin el consentimiento previo del gobierno federal. Cuando ya no se necesite para los programas o proyectos financiados por el gobierno federal, el beneficiario debe solicitar instrucciones de disposición al gobierno federal. Al igual que con el equipo, si se vende la propiedad, se proporciona una parte proporcional al gobierno federal, por un monto del valor justo de mercado actual, en función del porcentaje de fondos federales a los fondos del beneficiario utilizados para adquirir el artículo. [19] [22] [23]
Esta sección cubre tres requisitos de cumplimiento relacionados con el desempeño de los beneficiarios. Pueden exigir que los beneficiarios proporcionen un nivel de contribuciones a un programa federal, mantengan niveles específicos de desempeño o logros, o restrinjan la cantidad de fondos federales utilizados para un propósito específico. El incumplimiento de estos requisitos puede resultar en la limitación de fondos futuros o la terminación de la asistencia. Los requisitos específicos de contrapartida, nivel de esfuerzo y asignación de fondos son exclusivos de cada programa federal y se describen en las leyes, reglamentos y disposiciones contractuales o de subvención que pertenecen al programa. [24]
La contribución equivalente, también denominada “participación en los costos”, es un requisito para que el receptor proporcione contribuciones o donaciones (generalmente no federales) de una cantidad o porcentaje específico para complementar la asistencia federal recibida. [25] En otras palabras, cuando el receptor participa en un programa federal (por ejemplo, recibe asistencia federal) y se prepara un presupuesto operativo, el gobierno federal puede exigirle que proporcione contribuciones para cubrir una parte de las operaciones de ese programa. [26] El requisito de contribución equivalente se basa en la afirmación de que los gastos totales del programa son del 100% y que, aunque el gobierno federal proporciona asistencia para la mayoría de esos gastos, el receptor aún debe cubrir una parte de ellos. Esa proporción la decide únicamente el gobierno federal, pero generalmente el receptor decide cómo se proporciona esa contribución y a qué gastos, siempre que la contribución sea verificable, generalmente no provenga de otro programa federal y se considere en el presupuesto operativo. Los gastos deben ser necesarios y razonables, permitidos según los principios de costos (ver la sección B anterior) y no utilizados para otro programa federal. [25] La contrapartida puede ser en forma de contribución de los fondos propios del beneficiario o dinero para sufragar los costos permitidos del programa (por ejemplo, pagar facturas de servicios públicos del programa, pagar parte de la nómina del personal del programa, etc.) o, en algunos casos, en forma de contribuciones en especie , que son donaciones de objetos no monetarios como servicios, materiales, propiedades, etc. [ cita requerida ]
Entre los ejemplos de contribuciones equivalentes se incluye el programa Head Start , que exige que los beneficiarios aporten el 20% de los gastos anuales totales en contribuciones monetarias o en especie. Los beneficiarios de estos fondos pueden contribuir con dinero para cubrir la nómina de los maestros o pueden contribuir con un edificio para albergar las aulas del programa. [27] Sin embargo, el gobierno federal exige que las contribuciones en especie se valoren y demuestren adecuadamente (por ejemplo, estimando el valor de un edificio para asegurarse de que cumple con el 20% del presupuesto del programa), y ciertos programas exigen específicamente que la contribución equivalente se realice únicamente con dinero. [28]
El nivel de esfuerzo define metas u objetivos particulares que el receptor debe alcanzar con la asistencia recibida, e incluye los requisitos del receptor para un nivel específico de servicio, un nivel específico de gastos para actividades designadas y fondos federales para complementar y no suplantar los servicios no federales. [29] Algunos ejemplos son los programas que establecen que un receptor debe proporcionar servicios médicos a 1.000 pacientes diariamente y los programas que requieren que un receptor gaste más del 50% de su presupuesto anual en proyectos de capital, entre otros. [ cita requerida ]
La asignación de fondos es un requisito que especifica una cantidad límite o un porcentaje de la asistencia del programa que debe (mínimo) o puede (máximo) utilizarse para actividades específicas. [30] Algunos ejemplos de esto incluyen límites impuestos al gobierno federal sobre la cantidad de fondos federales para cubrir gastos administrativos, o un requisito porcentual para los fondos totales del programa proporcionados a los subreceptores. [31] La asignación de fondos también puede especificarse en relación con los tipos de participantes cubiertos (por ejemplo, un límite sobre la cantidad de participantes a los que un receptor puede brindar asistencia). [ cita requerida ]
Esta sección establece el hecho de que, si bien los beneficiarios pueden recibir varias subvenciones federales durante su vigencia, las subvenciones federales individuales se otorgan por un período de tiempo específico, generalmente un año. Las regulaciones federales prohíben el uso de fondos de una subvención fuera de su marco de tiempo específico a menos que lo autorice una agencia federal, y los auditores deben verificar que el beneficiario gaste su subvención durante ese tiempo solamente. Por ejemplo, un excedente de una subvención federal que comienza el 1 de enero de 2006 y termina el 31 de diciembre de 2006 no se puede utilizar después del 31 de diciembre, porque su vigencia ha terminado. Este excedente debe devolverse a la agencia federal a menos que se autorice lo contrario. [32]
Esta sección cubre el cumplimiento de las leyes y regulaciones al obtener un bien o servicio de un vendedor, proveedor o prestador. El requisito de adquisición se establece para asegurar que dichos bienes y servicios se obtengan de manera efectiva y en cumplimiento con las leyes y regulaciones, incluyendo la prohibición de conflictos de interés, la selección justa de proveedores, proporcionar competencia abierta y libre entre proveedores, etc. [33] El requisito de suspensión e inhabilitación establece que a ciertas entidades no federales se les ha prohibido participar o recibir asistencia federal por varias razones, incluyendo mala administración previa de fondos o incumplimiento previo de leyes y regulaciones. Esta prohibición puede ser temporal (suspensión) o indefinida (inhabilitación; hasta que el gobierno lo permita específicamente). Al realizar esta compra, el receptor debe verificar que el vendedor, proveedor, prestador o sus respectivos directores (por ejemplo, propietarios, alta gerencia, etc.) no estén suspendidos, inhabilitados o excluidos de otra manera por el gobierno federal. Esto se hace consultando el Sistema de Lista de Partes Excluidas (EPLS) mantenido por la Administración de Servicios Generales o contactando a la agencia federal. [34]
Los ingresos del programa a veces son generados directamente por el programa financiado por el gobierno federal. [35] Este tipo de ingresos incluye, entre otros, los ingresos provenientes de honorarios por servicios prestados, el uso o alquiler de propiedades adquiridas con fondos del programa, la venta de artículos fabricados bajo el programa y los pagos de capital e intereses sobre préstamos hechos por el receptor a otros con fondos del programa. Sin embargo, generalmente no incluye los intereses sobre los fondos del programa (que están cubiertos bajo “Administración de efectivo”, ver arriba); ni cubre descuentos, créditos y reembolsos (cubiertos bajo “Costos permitidos/Principios de costos”); ni los ingresos provenientes de la venta de equipos o bienes inmuebles (cubiertos bajo “Administración de equipos y bienes inmuebles”). [35] Los usos o el tratamiento de los ingresos del programa son deducidos por la agencia federal del presupuesto actual del programa (por ejemplo, los ingresos del programa sustituyen parte del presupuesto original), se suman al presupuesto actual del programa o se utilizan para cumplir con los requisitos de contrapartida. [35]
Esta sección cubre el cumplimiento de la Ley de Políticas Uniformes de Asistencia para la Reubicación y Adquisición de Bienes Inmuebles de 1970 (URA). Esta ley establece un tratamiento uniforme y equitativo para las personas desplazadas de sus hogares, negocios o granjas por programas federales, lo que incluye asegurar una compensación justa y ayudar en la reubicación. [36] Por ejemplo, si la construcción de una carretera bajo un programa federal requiere la expropiación de viviendas, la expropiación debe hacerse ya sea proporcionando una compensación justa por esa propiedad o proporcionando asistencia o reembolso de los gastos de reubicación incurridos por la persona afectada. El Suplemento de Cumplimiento sugiere verificar que la propiedad adquirida sea tasada por tasadores independientes calificados, que las tasaciones sean examinadas por un tasador de revisión para asegurar su aceptabilidad y que después de la aceptación, el tasador de revisión certifique el valor recomendado o aprobado de la propiedad para una compensación justa al propietario. [36]
Esta sección establece que todos los beneficiarios deben presentar informes (ya sean financieros, relacionados con el desempeño o de naturaleza especial) al gobierno federal para monitorear las actividades y usos de la asistencia federal. [37] Los informes más comunes son prediseñados por la agencia federal, son aprobados por la OMB y están disponibles gratuitamente para todos los beneficiarios y el público en general. Los plazos para presentarlos varían según el informe. Además, los requisitos de presentación de informes (por ejemplo, qué informes deben presentarse, el momento de la presentación, la información que contienen los informes, etc.) pueden variar de un beneficiario a otro, aunque el gobierno federal ha establecido varios informes que se aplican a todos los beneficiarios. Algunos de los informes “universales” más comunes incluyen: [37]
Este requisito de cumplimiento establece que cualquier receptor no federal de asistencia federal que transfiera dicha asistencia, ya sea en parte o en su totalidad, a otro receptor (conocidos como entidades de transferencia y subreceptores , respectivamente) es responsable de monitorear las actividades de asistencia federal de ese subreceptor, así como de asegurar que ambos cumplan con las leyes y regulaciones. Este requisito se basa en el hecho de que ambos son igualmente responsables de los fondos federales recibidos. El monitoreo del subreceptor puede consistir en visitas al sitio, contacto regular, entrevistas, reuniones y exámenes del subreceptor, así como requerir que el subreceptor esté sujeto a una auditoría única anual. [38]
Ciertos programas tienen requisitos de cumplimiento únicos (establecidos por leyes, reglamentos y contratos o acuerdos de subvención) que no se ajustan a los requisitos enumerados anteriormente. Esta sección cubre esos requisitos. El auditor debe revisar el contrato y los acuerdos de subvención del programa y las leyes y reglamentos a los que se hace referencia para identificar requisitos de cumplimiento únicos y desarrollar objetivos y procedimientos de auditoría de conformidad con esta sección. [39]