La gestión de contratistas es la gestión del trabajo subcontratado realizado para una empresa individual. La gestión de contratistas implementa un sistema que administra la información de salud y seguridad de los contratistas, la información de seguros, los programas de capacitación y los documentos específicos que pertenecen al contratista y al cliente propietario. La mayoría de los contratos modernos requieren el uso eficaz de software de gestión de contratos para facilitar la administración entre múltiples partes.
El riesgo aumenta con la pérdida de control que supone la externalización del trabajo . Mantener el trabajo en la empresa proporciona al propietario-cliente un control total sobre la producción o los servicios prestados, incluida la calidad, la durabilidad y la consistencia. La externalización del trabajo reduce la cantidad de control que se tiene sobre estos aspectos. Si bien se pueden establecer contratos y acuerdos para controlar el producto final, el propietario-cliente no puede tener la plena seguridad de que se están cumpliendo sus requisitos. [1]
Con la continua externalización de la producción, las empresas tienen dificultades para estandarizar sus procesos de gestión de contratistas. Los requisitos y las normas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de los EE. UU. y otros organismos reguladores cambian constantemente. Las empresas necesitan tener una visibilidad completa de la calidad del trabajo que sus contratistas han realizado en el pasado y están realizando ahora, y esto a menudo resulta difícil.
Existen herramientas que permiten medir el nivel de desempeño del contratista. Por ejemplo, muchas refinerías grandes han integrado su sistema de control de acceso a las puertas con un software de gestión de contratos. Esto proporciona acceso en tiempo real al desempeño de la fuerza laboral del contratista dentro de la refinería.
Una gestión eficaz de los contratistas se basa, en primer lugar, en un formulario de precalificación estandarizado (PQF). [ cita requerida ] Un formulario de precalificación de calidad también permitirá una funcionalidad personalizada, según sea necesario. El formulario de precalificación garantiza que se hayan tomado las medidas necesarias para que un contratista trabaje de forma segura y sostenible, antes de establecer un acuerdo o permitir que un proveedor acuda al lugar.
Se proporciona un formulario de precalificación (o una explicación de los requisitos) antes de ofertar o cotizar para asegurar e incluir los requisitos en los planes de trabajo y presupuestos.
En concreto, el formulario de precalificación permitirá a la organización realizar un seguimiento del aspecto más importante de la gestión de contratistas, la precalificación de contratistas, a través de estas dinámicas esenciales:
Se utiliza un formulario de precalificación completo con cada uno de estos componentes para verificar las tasas de incidencia y garantizar que la certificación de seguro del contratista esté en línea con los requisitos de la empresa.
Luego, se revisa el formulario de precalificación para verificar los registros de OSHA [2] y las calificaciones de modificación de experiencia (EMR) para descubrir cualquier inconsistencia y verificar el estado de la licencia del contratista. Finalmente, se contacta a las referencias para que proporcionen el historial laboral y la experiencia reales para certificar aún más que el contratista está precalificado para realizar el trabajo en esa ubicación.
Una vez completado el formulario de precalificación, se debe supervisar el cumplimiento del contratista, lo que constituye una parte importante de la gestión del contratista. Se realiza una auditoría en función de los servicios que presta el contratista y el riesgo asociado con ese servicio.
Para los contratistas que participan en un oficio de mayor riesgo (por ejemplo, electricistas, [3] trabajadores de bloqueo y etiquetado [4] y trabajadores de espacios confinados [5] ), la auditoría es una parte esencial de la revisión del programa de seguridad del contratista. Muchos de estos trabajadores de alto riesgo están involucrados en situaciones potencialmente mortales y deben demostrar su capacidad para proteger a los empleados y a sus clientes de situaciones dañinas.
Para determinar que el contratista posee un conocimiento adecuado tanto del trabajo a realizar como de las normas de seguridad que se deben seguir, se formulan las siguientes preguntas:
Estas preguntas se utilizan como indicadores para determinar el nivel de desempeño del contratista. La auditoría garantiza que el contratista se haya preparado y esté haciendo cumplir las pautas de seguridad en sus prácticas diarias. Básicamente, la auditoría proporciona una confirmación por parte de un tercero de que la información proporcionada en el formulario de precalificación es precisa y está actualizada.
Se puede utilizar una base de datos para registrar y acceder a los datos de los proveedores dentro de un programa de gestión de contratistas. La base de datos debe actualizarse periódicamente para garantizar que todas las partes interesadas estén informadas de cualquier cambio, en particular si el programa de gestión de contratistas se utiliza para eliminar a los que no cumplen con las expectativas. El uso de una base de datos de gestión de contratistas en línea facilita el intercambio de datos de los contratistas en un formato seguro con todos los usuarios necesarios, utilizando una disponibilidad las 24 horas, los 7 días de la semana y los 365 días del año.
El objetivo de un programa de gestión de contratistas es centralizar, calificar y supervisar mejor a la fuerza laboral temporal. Como resultado de la implementación de un programa de gestión de contratistas, una organización puede esperar experimentar algunas o todas las siguientes ventajas:
Estas ventajas son inmediatas y duraderas. Un programa de gestión de contratistas integral basado en la web de una empresa de confianza puede proporcionar una base fiable para precalificar a contratistas, vendedores y otros proveedores de bienes y servicios.
Hay dos consideraciones principales a tener en cuenta a la hora de gestionar a los contratistas. En primer lugar, hay que decidir los criterios de evaluación y, en segundo lugar, hay que desarrollar un proceso de gestión eficaz para evaluar dichos criterios. Hay una serie de criterios con los que se puede evaluar la seguridad de un contratista, como la información sobre tendencias históricas y futuras. [9]
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