La colaboración en la nube es un método de compartir y co-autoría de archivos informáticos a través de la computación en la nube , mediante el cual los documentos se cargan en una "nube" central para su almacenamiento, [1] donde otros usuarios pueden acceder a ellos. Las tecnologías de colaboración en la nube permiten a los usuarios cargar, comentar y colaborar en documentos e incluso modificar el documento en sí, evolucionando el documento. [2] En los últimos años, las empresas han ido recurriendo cada vez más al uso de la colaboración en la nube.
La computación en la nube es un término de marketing que se utiliza para referirse a tecnologías que proporcionan software , acceso a datos y servicios de almacenamiento que no requieren que el usuario final conozca la ubicación física y la configuración del sistema que ofrece los servicios. Se puede trazar un paralelo a este concepto con la red eléctrica , donde los usuarios finales consumen energía sin necesidad de comprender los dispositivos componentes o la infraestructura necesaria para utilizar la tecnología.
La colaboración se refiere a la capacidad de los trabajadores de trabajar juntos simultáneamente en una tarea en particular. La colaboración en documentos puede realizarse cara a cara. Sin embargo, la colaboración se ha vuelto más compleja, con la necesidad de trabajar con personas de todo el mundo en tiempo real en una variedad de tipos diferentes de documentos, utilizando diferentes dispositivos. Un informe de 2003 trazó cinco razones por las que los trabajadores son reacios a colaborar más. [3] Estas son:
Como resultado, muchos proveedores crearon herramientas de colaboración en la nube, que incluyen la integración de alertas por correo electrónico en el software de colaboración y la capacidad de ver quién está viendo el documento en cualquier momento. Todas las herramientas que un equipo podría necesitar están reunidas en un solo software, por lo que los trabajadores ya no tienen que depender del correo electrónico. [ cita requerida ]
Antes de que existiera el software de colaboración e intercambio de archivos en la nube, la mayoría de las colaboraciones se limitaban a métodos más primitivos y menos efectivos, como el correo electrónico y el FTP, entre otros, en los que cada cambio en un archivo se guardaba en un disco duro local o una red de área local y debía compartirse manualmente con otros usuarios. Cuando dos o más personas cambiaban un archivo simultáneamente, no podían ver las modificaciones de los demás hasta que guardaban y luego compartían el archivo.
Los primeros pasos en el campo de la computación en la nube fueron realizados por Amazon Web Services , que en 2006 comenzó a ofrecer servicios de infraestructura de TI a empresas en forma de servicios web . La computación en la nube recién comenzó a cobrar importancia en 2007, cuando Google decidió trasladar partes de su servicio de correo electrónico a una nube pública. [4] No pasó mucho tiempo antes de que IBM y Microsoft siguieran su ejemplo con LotusLive y Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) respectivamente. Con un aumento en los servicios de computación en la nube , la colaboración en la nube pudo evolucionar. Desde 2007, muchas empresas ingresaron a la industria ofreciendo muchas funciones .
Muchos analistas [ ¿quiénes? ] explican el auge de la colaboración en la nube señalando el uso cada vez mayor por parte de los trabajadores de sitios web y herramientas en línea no autorizados para realizar su trabajo. Esto incluye el uso de mensajería instantánea y redes sociales . En una encuesta realizada a principios de 2011, el 22% de los trabajadores admitió haber utilizado uno o más de estos sitios web externos no autorizados. [5] Los paquetes de colaboración en la nube brindan la capacidad de colaborar en documentos en tiempo real, lo que hace que el uso de mensajería instantánea no autorizada sea redundante. Los administradores de TI ahora pueden regular adecuadamente la colaboración basada en Internet con un sistema hecho a medida para la oficina.
La colaboración en la nube es esencial para los departamentos de TI con trabajadores cada vez más móviles y lugares de trabajo virtuales que necesitan acceso a los datos dondequiera que estén, ya sea a través de un navegador de Internet o en tecnologías más nuevas como teléfonos inteligentes y tabletas .
La industria tecnológica experimentó varios cambios de paradigma importantes debido al software colaborativo:
Cada una de estas revoluciones trajo consigo nuevas economías de escala . El costo por transacción, el costo de automatización de los procesos de oficina y de escritorio y, finalmente, el costo del ancho de banda de la red cayeron rápidamente y permitieron a los usuarios comerciales aplicar soluciones de TIC de manera más amplia para crear valor comercial. [ cita requerida ] La mayoría de los analistas (Forrester, Gartner, etc.) creen que la computación en la nube desató la siguiente ola de innovación empresarial habilitada por la tecnología.
Durante la era del mainframe, la tecnología cliente/servidor se consideró inicialmente una tecnología de "juguete", no viable como reemplazo del mainframe. Sin embargo, con el tiempo, la tecnología cliente/servidor encontró su camino hacia la empresa. De manera similar, cuando se propuso por primera vez la tecnología de virtualización , las preocupaciones por la compatibilidad de las aplicaciones y la posible dependencia de un proveedor se mencionaron como barreras para su adopción. Sin embargo, la economía subyacente de ahorros del 20 al 30 por ciento obligó a los CIO a superar estas preocupaciones, y la adopción se aceleró rápidamente. [6]
Las primeras herramientas de colaboración en la nube eran bastante básicas y tenían funciones limitadas. Los paquetes más nuevos se centran mucho más en los documentos en su enfoque de la colaboración. Las herramientas más sofisticadas permiten a los usuarios "etiquetar" áreas específicas de un documento para incluir comentarios que se envían en tiempo real a quienes ven el documento. [7] En algunos casos, el software de colaboración puede incluso integrarse en Microsoft Office, [8] o permitir a los usuarios organizar videoconferencias.
Además, la tendencia actual es que las empresas utilicen una única herramienta de software para resolver todas sus necesidades de colaboración, en lugar de tener que depender de múltiples técnicas diferentes. Los proveedores de colaboración en la nube están reemplazando una complicada maraña de mensajería instantánea, correo electrónico y FTP. [9]
Hoy en día, la colaboración en la nube se promueve como una herramienta de colaboración interna entre diferentes departamentos de una empresa, pero también externamente como un medio para compartir documentos con los clientes finales y recibir retroalimentación. Esto hace que la computación en la nube sea una herramienta muy versátil para empresas con muchas aplicaciones diferentes en un entorno empresarial. [ cita requerida ]
Las mejores herramientas de colaboración en la nube: [10]
Un informe de Gartner de 2011 describe un modelo de cinco etapas sobre la madurez de las empresas en lo que respecta a la adopción de herramientas de colaboración en la nube. [11] Se dice que una empresa en la primera etapa es "reactiva", con solo el correo electrónico como plataforma de colaboración y una cultura que se resiste a compartir información. Una empresa en la quinta etapa se llama "omnipresente", y tiene acceso universal a un rico conjunto de herramientas de colaboración y una fuerte cultura colaborativa. El artículo sostiene que la mayoría de las empresas se encuentran en la segunda etapa, pero a medida que la colaboración en la nube se vuelve más importante, la mayoría de los analistas esperan ver a la mayoría de las empresas ascender en el modelo.