La gestión de categorías es un enfoque para la organización de compras dentro de una organización empresarial , también denominada a menudo adquisiciones. La aplicación de la gestión de categorías a la actividad de compras beneficia a las organizaciones al proporcionar un enfoque para reducir el costo de compra de bienes y servicios, reducir el riesgo en la cadena de suministro, aumentar el valor general de la base de suministro y obtener acceso a más innovación de los proveedores. Es un enfoque estratégico que se centra en la gran mayoría del gasto organizacional. Si se aplica de manera efectiva en toda una organización, los resultados pueden ser significativamente mayores que los de las tradicionales negociaciones de compras basadas en transacciones; sin embargo, la disciplina de la gestión de categorías se malinterpreta gravemente. [1]
El concepto de Gestión de Categorías en compras se originó a finales de los años 1980. No existe un único fundador u creador, pero la metodología apareció por primera vez en el sector automotriz y desde entonces ha sido desarrollada y adoptada por organizaciones de todo el mundo. Hoy en día, muchas empresas globales consideran la gestión de categorías como un enfoque de compra estratégico esencial. La gestión de categorías se ha definido como “una metodología en evolución que impulsa la estrategia de abastecimiento en las organizaciones progresistas de hoy”. [2]
El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) define la gestión de categorías como:
En un escrito de 2007, CIPS defendió un nivel de especialización y precisión que en ese momento consideraba un enfoque "menos de moda" para el uso de recursos de adquisición limitados, y de manera similar, CIPS Australia señala en una investigación realizada en 2010 que "Categoría Los gerentes luchan por enfocarse y especializarse cuando su cartera tiene demasiada amplitud (administran múltiples categorías con pocas sinergias, si es que tienen alguna) o demasiada profundidad (se les asigna la responsabilidad de adquisiciones de extremo a extremo, incluidos los requisitos estratégicos, tácticos y operativos). ) .
Jonathan O'Brien, autor de Category Management in Purchasing , define Category Management como:
Mark Webb de Future Purchasing hace tres declaraciones al definir la gestión de categorías:
Peter Hunt, socio de ADR International, escribe
Las principales tareas de la gestión de categorías son: [8]
Es necesario acceder a los datos desde sistemas internos, como pronósticos de demanda, gastos y precios actuales y capacidades y desempeño de los proveedores existentes. Estos datos generalmente provienen del sistema ERP de una empresa y, a menudo, requieren una limpieza importante de los datos . Luego, los datos internos se combinan con datos externos, como información pública sobre proveedores, precios de productos básicos o monedas. El análisis de categorías se puede complementar con fuentes de datos comerciales, como parentesco de proveedores, calificaciones crediticias, puntuaciones de sostenibilidad o perfiles de riesgo de proveedores.
Una estrategia de categoría alinea las necesidades con los objetivos comerciales y las necesidades de las partes interesadas. Por ejemplo, la matriz de Kraljic se puede utilizar por categoría para segmentar la categoría dividiéndola en una de cuatro clases, según la complejidad (o riesgo) del mercado de suministro (como situaciones de monopolio, barreras de entrada, innovación tecnológica) y la importancia de las compras o proveedores (determinada por el impacto que tienen en la rentabilidad de la empresa). [9] Esto permite al administrador de la categoría definir las estrategias de compra óptimas para la categoría.
Se pueden utilizar otros análisis como las cinco fuerzas de Porter o el Análisis FODA .
Una vez que se ha desarrollado la estrategia, se debe implementar, y esto a menudo requiere actividad de abastecimiento y contratación . Además, es necesario establecer sistemas de gestión de las relaciones con los proveedores para facilitar el seguimiento posterior. La implementación también incluye la gestión del cambio: asegurarse de que todas las partes interesadas comprendan la estrategia y la cumplan.
Monitorear el desempeño de la categoría y la entrega de valor utilizando indicadores clave de desempeño (KPI) y otros mecanismos de retroalimentación.
CIPS Australasia sostiene que el conjunto de habilidades necesarias para la gestión de categorías comprende la capacidad estratégica en relación con las adquisiciones y la competencia comercial, la capacidad de influir y comunicarse de manera efectiva, y un subconjunto de habilidades que se relacionan con la categoría específica que se gestiona, que podría incluir el mercado. conocimiento, capacidad para establecer especificaciones para los bienes y servicios que se compran dentro de la categoría y comprensión de los generadores de costos y el entorno más amplio en el que opera la categoría. [10] White se ha referido a la "increíble variedad" de habilidades requeridas. [11]
Kay Bayen, del Instituto Europeo de Gestión de Compras (EIPM), ha identificado la gestión de categorías como un área deficitaria de habilidades, y se requiere que más profesionales de adquisiciones asuman ese rol. [12]
Muchas organizaciones del sector público han adoptado la gestión de categorías como herramienta de transformación estratégica. Sir Philip Green , en su "Efficiency Review" del gasto público del Reino Unido (2010), recomendó que "la contratación centralizada [debería ser] obligatoria para categorías comunes para aprovechar... el poder adquisitivo y lograr las mejores prácticas". [13]
En los Estados Unidos, la Administración de Servicios Generales federal , en colaboración con la Oficina de Política Federal de Adquisiciones (OFPP) de la Oficina de Gestión y Presupuesto, adoptó la gestión de categorías como herramienta operativa para las compras bajo el liderazgo de Thomas Sharpe, Comisionado de Adquisiciones Federales de la GSA. Servicio, en abril de 2014. [14] [15] [16]