Una carpeta de archivos (o simplemente carpeta ) es un tipo de carpeta que mantiene unidos los documentos para organizarlos y protegerlos. [1] Las carpetas de archivos generalmente consisten en una hoja de papel pesado u otro material delgado pero rígido que se dobla por la mitad y se utilizan para guardar documentos en papel . A menudo se utilizan junto con un archivador para almacenamiento. Las carpetas de archivos se pueden comprar fácilmente en tiendas de artículos de oficina .
Las carpetas de archivos suelen estar etiquetadas según lo que contienen. Las carpetas se pueden etiquetar directamente en la pestaña con un bolígrafo o lápiz . Otros escriben en etiquetas adhesivas que se colocan en las pestañas. También existen rotuladoras electrónicas que se pueden utilizar para hacer las etiquetas.
Las carpetas de archivos pueden estar hechas de plástico o papel. Cuando se utiliza papel, es preferible que esté elaborado a partir de pulpa de papel con fibra larga de celulosa , como el papel kraft o el papel manila .
Las carpetas de archivos son una herramienta organizacional central de la burocracia , la administración de empresas y la gestión científica . La profesión médica , en particular, hace un uso intensivo de carpetas de archivos para los registros de pacientes individuales, generalmente recopilados en filas de estantes o archivadores en orden alfabético , y continúa haciéndolo en muchas consultas a pesar de la migración en curso hacia la salud electrónica. registros . Las carpetas de archivos también prevalecen en los sistemas de archivo de la profesión jurídica .
La eliminación de los registros en papel y de las carpetas utilizadas para organizarlos es un objetivo de la oficina sin papel . La creación de imágenes de documentos mediante software de captura de documentos sigue siendo un proceso que requiere mucha mano de obra para los materiales de archivo; Los registros de archivo a menudo terminan guardados en cajas bancarias llenas de carpetas de archivos en instalaciones de almacenamiento seguras, con un tiempo de recuperación de horas a días.
Archivo o carpeta son otros términos utilizados para las carpetas de archivos, pero carpetas de archivos es un nombre común para el artículo en los Estados Unidos. Las carpetas Manila son probablemente las más comunes, pero las carpetas de archivos vienen en muchas formas diferentes. En los Estados Unidos, los tamaños carta y legal son comunes.
La forma exacta de referirse a este tipo de carpeta no está clara. No existe un término estándar internacional. El término carpeta de archivos parece dominar el idioma norteamericano, pero no parece tan común en otros países. Como se indicó, algunos se refieren a las carpetas de archivos simplemente como carpetas, pero en Norteamérica esto resulta confuso porque carpeta puede referirse a varias cosas diferentes. Otros utilizan el término carpetas de manila, pero esto resulta confuso porque no todas las carpetas de archivos están hechas de cáñamo de Manila . A veces, este tipo de carpeta se denomina incorrectamente "carpeta básica".
Otro tipo de carpeta comúnmente utilizada es la carpeta colgante, que tiene ganchos en las cuatro esquinas que se deslizan sobre un riel. Normalmente, las carpetas colgantes se utilizan para archivar una o más carpetas manila, y no es una práctica común colocar hojas sueltas directamente en las carpetas colgantes. Cuando es necesario recuperar algunos documentos, las carpetas manila correspondientes se retiran de la carpeta colgante. La propia carpeta colgante se deja en su lugar sobre los rieles.
Ocasionalmente, el término del artículo cambia según su contexto. Algunos pueden referirse a las carpetas de archivos como archivos cuando se utilizan para almacenamiento. Por ejemplo, alguien podría decir: "¿Podría darme el expediente del caso Patterson?". O alguien podría decir: "Esa información está en los archivos de reclamaciones de seguros". Carpeta de archivos o simplemente carpeta parece ser lo que muchos se refieren al artículo cuando se compra o aún no contiene papel. Por ejemplo, alguien podría decir: "¿Me darías una carpeta vacía de la caja? Necesito crear un archivo sobre la propiedad de Thompson". O alguien podría decir: "Cuando vayas a la tienda, ¿me conseguirías algunas carpetas de archivos de tamaño legal?". Por otra parte, los muebles de oficina que contienen documentos en papel siempre se denominan archivadores o simplemente archivadores, y nunca archivadores.
Los términos están aún más distorsionados en sus contrapartes digitales. En informática, la palabra "carpeta" (o, en algunos casos, "carpeta de archivos") se utiliza a menudo como sinónimo de " directorio ", mientras que la palabra "archivo" se utiliza universalmente para elementos de datos reales en un disco (a veces llamado "documentos", especialmente en Apple Macintosh ). En sistemas tipo Unix , esto se resuelve hasta cierto punto con el credo " todo es un archivo "; las carpetas son en sí mismas solo un tipo especial de archivo, y muchos comandos (para copiar, eliminar, mover o cambiar el nombre) se pueden ejecutar sin saber si el archivo identifica una carpeta completa o no.
Las carpetas de archivos pueden tener pestañas. Las pestañas suelen ser útiles cuando se almacenan muchos archivos juntos y es necesario que haya una manera fácil de diferenciarlos. Las pestañas pueden estar en la parte superior de las carpetas (común en oficinas comerciales) o en el extremo/lateral (común en consultorios médicos). Los tamaños de las pestañas varían y se designan según el tamaño de cada pestaña en proporción a la longitud total de la carpeta. Ellos pueden ser:
Debido a que las pestañas se pueden cortar en diferentes posiciones, también se puede hacer referencia a la posición de la pestaña. Por ejemplo, para el estilo de corte 1 ⁄ 3 , se considera que las carpetas con pestañas en la posición más a la derecha tienen una pestaña en la posición número tres.
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