En derecho internacional , la legalización de documentos es el proceso de autenticar o certificar un documento para que pueda ser aceptado en otro país.
Debido a la falta de familiaridad con los documentos extranjeros o las entidades que los emiten, muchos países exigen que los documentos extranjeros estén legalizados para ser aceptados allí. Este procedimiento de legalización generalmente consiste en una cadena de certificaciones, por una o más autoridades del país de origen del documento y del país de destino. La primera autoridad certifica al emisor del documento, y cada autoridad posterior certifica a la anterior, hasta que la certificación final la realiza una autoridad del país de destino que pueda ser reconocida por el usuario final allí. [1]
Los documentos públicos deben ser autenticados por el Ministerio de Asuntos Exteriores o equivalente del país de origen y luego legalizados por una embajada o consulado del país de destino ubicado en el país de origen. [2] [3] [4] [5] Por ejemplo, un documento egipcio que se vaya a utilizar en los Países Bajos debe ser autenticado por el Ministerio de Asuntos Exteriores de Egipto y luego legalizado por la Embajada de los Países Bajos en Egipto. [6]
Algunos casos pueden requerir más certificaciones. Por ejemplo, para ser aceptado en Tailandia , un documento del estado estadounidense de Maryland no emitido por un funcionario del gobierno debe ser certificado por un notario público , quien luego debe ser certificado por el secretario del tribunal de circuito en el condado del notario , quien luego debe ser certificado por el Secretario de Estado de Maryland , que luego debe ser certificado por el Departamento de Estado de los EE. UU ., que finalmente debe ser certificado por la Embajada de Tailandia en los Estados Unidos . [7] [8] En algunos países, también se requiere una certificación adicional del Ministerio de Asuntos Exteriores del país de destino. [1]
No todos los países exigen la legalización de documentos extranjeros. Por ejemplo, Canadá , Japón , Sudáfrica , el Reino Unido y los Estados Unidos generalmente aceptan documentos de cualquier país sin ninguna certificación. [9] [10] [11] [12] [13]
Algunos países tienen acuerdos que eliminan el requisito de legalización de ciertos documentos emitidos por otros, como entre Argentina e Italia , [14] entre Brasil y Francia , [15] entre las partes de la Convención sobre la expedición de extractos multilingües de los registros del estado civil , [16] [17] y entre las partes de la Convención sobre asistencia jurídica y relaciones jurídicas de la Comunidad de Estados Independientes . [18] [19] La Unión Europea también tiene un reglamento que elimina el requisito de legalización de ciertos documentos de sus estados miembros para ser aceptados por los demás. [20]
El Convenio sobre la Apostilla tiene como objetivo simplificar el procedimiento de legalización sustituyéndolo por una certificación denominada apostilla, expedida por una autoridad designada por el país de origen. Si el Convenio se aplica entre dos países, la apostilla es suficiente para que el documento sea aceptado en el país de destino. [1]
Lo ideal sería que la apostilla fuera la única certificación necesaria, pero en algunos casos pueden requerirse certificaciones adicionales en el país de origen antes de emitir la apostilla. [1] Por ejemplo, los documentos no emitidos por un funcionario del gobierno pueden necesitar ser certificados por un notario ; en algunos estados de EE. UU., los documentos certificados por un notario o funcionario de la ciudad deben luego ser certificados por el condado o tribunal respectivo; finalmente, se puede emitir la apostilla, certificando al funcionario anterior. [7] [21] En cualquier caso, después de la apostilla, no se requiere ninguna certificación del país de destino.
La Convención de Apostilla requiere que los países parte de la convención ordenen a sus embajadas y consulados que ya no realicen legalizaciones de documentos donde se aplica la convención. [1] La eliminación de este servicio tiene como objetivo evitar certificaciones excesivas que puedan requerir instituciones demasiado entusiastas, [22] pero en los casos en que una certificación consular por sí sola sería suficiente para legalizar un documento y el procedimiento de apostilla requiere más pasos o tarifas más altas, la convención puede en realidad resultar en un procedimiento más complejo o más costoso para certificar el documento.