La gestión de instalaciones [1] o gestión de instalaciones ( FM ) es una disciplina de gestión profesional centrada en la prestación eficiente y eficaz de logística y otros servicios de apoyo relacionados con bienes inmuebles y edificios . Abarca múltiples disciplinas para garantizar la funcionalidad, la comodidad, la seguridad y la eficiencia del entorno construido integrando personas, lugar, procesos y tecnología, según lo define la Organización Internacional de Normalización (ISO). La profesión está certificada a través de organizaciones miembros de la Global Facility Management Association (Global FM).
El término "gestión de instalaciones" fue acuñado en la década de 1960 por Ross Perot , ex alumno de IBM y fundador de Electronic Data Systems , en referencia a la gestión de redes de sistemas de TI , y pronto se amplió para incluir todos los elementos de la gestión de espacios comerciales. [2] [3]
La gestión de instalaciones como parte integral de los procesos de planificación organizacional estratégica estuvo representada durante una conferencia de 1979 patrocinada por Herman Miller . [2] Tras la reunión, el fabricante de muebles inauguró el Facility Management Institute (FMI), con sede en Ann Arbor, Michigan . [2]
La Asociación Nacional de Gestión de Instalaciones (NFMA) se formó en 1980, separando la profesión en general de una sola empresa. [2] En 1982, la NFMA se expandió para formar la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA) [4]
En 1986, se lanzó la primera organización profesional de FM en el Reino Unido, la Association of Facility Managers (AFM). [2]
La FM profesional como función empresarial interdisciplinaria tiene como objetivo coordinar la demanda y la oferta de instalaciones y servicios dentro de organizaciones públicas y privadas. El término "instalación" (pl. instalaciones) significa algo que se construye, instala o establece para cumplir un propósito, Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA), 1998 que, en general, es todo "activo tangible que sustenta una organización". [5] Los ejemplos incluyen: bienes raíces , edificios , infraestructura técnica, HVAC , iluminación , transporte , servicios de TI , muebles , custodia , mantenimiento de terrenos y otros equipos y electrodomésticos específicos del usuario.
En abril de 2017, la Organización Internacional de Normalización publicó la norma ISO 41011:2017 para la gestión de instalaciones, definiéndola como la "función organizacional que integra personas, lugares y procesos dentro del entorno construido con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio principal." [6] La definición ISO fue adoptada formalmente por BIFM en agosto de 2017. [6]
ISO también desarrolló un estándar de sistema de gestión para la gestión de instalaciones y lo publicó como ISO 41001:2018. [7] [8]
La gestión de instalaciones se divide en dos áreas:
Sus dos amplias áreas de operación se denominan comúnmente "FM dura" y "FM blanda". [10] El primero se refiere al entorno físico construido con un enfoque en el espacio de trabajo y la infraestructura del edificio. El segundo abarca a las personas y la organización y está relacionado con la psicología del trabajo y la fisiología ocupacional. [11]
Según la IFMA: "FM es la práctica de coordinar el lugar de trabajo físico con las personas y el trabajo de la organización. Integra los principios de la administración de empresas, la arquitectura y las ciencias del comportamiento y la ingeniería". [12] En un análisis global de tareas laborales de 2017, [13] IFMA identificó once competencias de gestión de instalaciones como:
El Institute of Workplace and Facilities Management , anteriormente el Instituto Británico de Gestión de Instalaciones, [14] adoptó la definición europea y, a través de su marco de cualificación acreditado, ofrece un plan de estudios de trayectoria profesional que va desde el nivel de finalización de estudios hasta el nivel de maestría alineado con las cualificaciones europeas. estructura. [ cita necesaria ]
La gestión financiera también puede abarcar actividades distintas de los servicios empresariales: se denominan funciones no básicas y varían de un sector empresarial a otro. FM también está sujeta a innovación y desarrollo continuo, bajo presión para reducir costos y agregar valor al negocio principal de las organizaciones clientes del sector público o privado. [15]
La gestión de instalaciones está respaldada por educación, formación y cualificaciones profesionales, a menudo coordinadas por institutos, universidades y asociaciones de FM. Existen programas de grado tanto a nivel de pregrado como de posgrado. Facility Management [16] ha sido una disciplina académica reconocida desde la década de 1990. El trabajo inicial de investigación sobre FM en Europa comenzó en universidades del Reino Unido, los Países Bajos y los países nórdicos, donde las academias financiaron centros de investigación y comenzaron a establecer cursos a nivel de licenciatura, maestría y doctorado. [ cita necesaria ]
Los primeros centros europeos de investigación de FM incluyen el Centro para la Gestión de Instalaciones (CFM), fundado en Glasgow en 1990; el Centro para Personas y Edificios de la Universidad Tecnológica de Delft ; y Metamorphose en la Universidad Noruega de Ciencia y Tecnología. [ cita necesaria ] La Facultad de Arquitectura de la Universidad de Moratuwa en Sri Lanka ha ofrecido una licenciatura. Licenciado en Gestión de Instalaciones desde 2006. [17]
En 2018, 50 universidades e instituciones de investigación estuvieron representadas en EUROFM. [18] La Asociación Alemana de Gestión de Instalaciones (GEFMA) ha certificado 16 programas de estudio y cursos de FM en universidades y universidades de ciencias aplicadas en Alemania. [19]
A partir de 2021, IFMA acredita programas de títulos universitarios en los Estados Unidos, Sri Lanka, Corea del Sur, Singapur, Alemania, Hong Kong, Irlanda y los Países Bajos. [20]
Los administradores de instalaciones (FM) operan en todas las funciones comerciales. La principal prioridad de un FM es mantener a las personas vivas y seguras. Los administradores de instalaciones deben operar en dos niveles:
El departamento de FM de una organización debe identificar, analizar, evaluar, controlar y gestionar muchos problemas relacionados con el medio ambiente y la seguridad. No hacerlo puede dar lugar a condiciones insalubres que provoquen que los empleados se enfermen, se lesionen, pierdan el negocio, sean procesados y se reclamen seguros. La confianza de los clientes e inversores en el negocio también puede verse afectada por la publicidad adversa derivada de fallos de seguridad.
La amenaza de incendio conlleva uno de los mayores riesgos de pérdida de vidas y la posibilidad de dañar la propiedad o cerrar un negocio. El departamento de gestión de instalaciones implementará mantenimiento, inspección y pruebas para todos los equipos y sistemas de seguridad contra incendios de la instalación, manteniendo registros y certificados de cumplimiento.
La protección de los empleados y de la empresa suele estar bajo el control del departamento de gestión de instalaciones, en particular el mantenimiento del hardware de seguridad. La vigilancia dotada de personal puede estar bajo el control de un departamento independiente.
Se requieren programas de mantenimiento, pruebas e inspección para garantizar que la instalación esté funcionando de manera segura y eficiente en cumplimiento de las obligaciones legales, para maximizar la vida útil del equipo y reducir el riesgo de falla. El trabajo se planifica, a menudo utilizando un sistema de gestión de instalaciones asistido por computadora (CAFM). El mantenimiento de edificios incluye todos los trabajos preventivos, correctivos y de mejora necesarios para el mantenimiento y mejora de los edificios y sus componentes. Estos trabajos pueden incluir disciplinas como pintura y decoración, carpintería, fontanería, vidriado, yesería y alicatado.
Los edificios podrán diseñarse con miras a minimizar sus necesidades de mantenimiento. [21]
Las operaciones de limpieza a menudo se llevan a cabo fuera del horario laboral, pero se pueden tomar medidas durante las horas de ocupación para limpiar los baños, reponer los consumibles (como papel higiénico, jabón) y recoger basura y se programa una respuesta reactiva como una serie de actividades periódicas (diarias). , semanales y mensuales).
El departamento de gestión de instalaciones tiene responsabilidades sobre el funcionamiento diario del edificio; Estas tareas pueden subcontratarse o llevarse a cabo por personal contratado directamente. Esta es una cuestión de política, pero debido a la inmediatez de la respuesta requerida en muchas de las actividades involucradas, el administrador de las instalaciones a menudo requerirá informes diarios o un procedimiento de escalamiento.
Algunos problemas requieren algo más que un simple mantenimiento periódico, por ejemplo, aquellos que pueden detener o dificultar la productividad de la empresa o que tienen implicaciones de seguridad. Muchos de estos son administrados por la "mesa de ayuda" de administración de instalaciones, con la que se puede contactar al personal por teléfono o correo electrónico. La respuesta a las llamadas al servicio de asistencia técnica tiene prioridad, pero puede ser tan simple como demasiado calor o demasiado frío , luces que no funcionan, fotocopiadora atascada, derrames de café o problemas con la máquina expendedora.
Los mostradores de ayuda se pueden utilizar para reservar salas de reuniones, plazas de aparcamiento y muchos otros servicios, pero esto suele depender de cómo esté organizado el departamento de instalaciones. Las instalaciones pueden dividirse en dos secciones, a menudo denominadas servicios "blandos", como la recepción y la sala de correos, y servicios "duros", como los servicios mecánicos, contra incendios y eléctricos. [22] Debido al cambio climático , los proveedores de FM se centran cada vez más en consideraciones de cumplimiento ambiental, social y de gobernanza. [23] [24]
Todas las organizaciones deben tener un plan de continuidad para que, en caso de incendio o falla importante, el negocio pueda recuperarse rápidamente. En organizaciones grandes, puede ser que el personal se traslade a otro sitio que haya sido configurado para modelar la operación existente. El departamento de gestión de instalaciones sería uno de los actores clave en caso de que fuera necesario trasladar el negocio a un sitio de recuperación.
En muchas organizaciones, la distribución de las oficinas está sujeta a cambios frecuentes. Este proceso se conoce como abandono y el porcentaje del personal que se traslada durante un año se conoce como "tasa de abandono". Estos traslados normalmente los planifica el departamento de gestión de instalaciones mediante un sistema de diseño asistido por ordenador (CAD). Además de satisfacer las necesidades de la empresa, el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la distribución de las oficinas incluye:
También se puede considerar la venta, el catering o un lugar donde el personal pueda preparar una bebida y tomar un descanso de su escritorio.
Desde 2009, Global FM ha patrocinado un Día Mundial de la Gestión de Instalaciones anual, el "Día Mundial de FM". [25] "El tema del Día Mundial de la FM 2022 (22 de mayo de 2022) fue 'liderar un futuro sostenible'; el propósito del día es 'reconocer y celebrar el trabajo vital al que contribuyen los gerentes de lugares de trabajo e instalaciones y la industria en general". negocios en todo el mundo'." [26]
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