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Las actas , también conocidas como actas de reunión (abreviatura MoM ), protocolos o, informalmente, notas , son el registro escrito instantáneo de una reunión o audiencia . Por lo general, describen los eventos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una declaración de las actividades consideradas por los participantes y respuestas o decisiones relacionadas para las actividades.
El nombre "minutos" posiblemente deriva de la frase latina minuta scriptura (literalmente "escritura pequeña") que significa "notas aproximadas". [1]
Las actas pueden ser redactadas durante la reunión por un mecanógrafo o taquígrafo judicial , quien puede utilizar notación taquigráfica y luego preparar las actas y entregárselas a los participantes posteriormente. Alternativamente, la reunión se puede grabar en audio o en video , o el secretario designado o asignado informalmente de un grupo puede tomar notas y preparar las actas más tarde. Muchas agencias gubernamentales utilizan software de grabación de actas para registrar y preparar todas las actas en tiempo real .
Las actas son el registro oficial escrito de las reuniones de una organización o grupo. No son transcripciones de esos procedimientos. Utilizando las Reglas de orden recientemente revisadas de Robert (RONR), las actas deben contener principalmente un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que dijeron los miembros. [2] [3] [4] La organización podrá tener sus propias normas en cuanto al contenido del acta.
Para la mayoría de las organizaciones o grupos, es importante que las actas sean concisas y solo incluyan un resumen de las decisiones. [2] Un informe literal (transcripción) normalmente no es útil. A menos que las reglas de la organización lo requieran, un resumen de las discusiones en una reunión no es necesario ni apropiado. [2]
Las actas de ciertos grupos, como una junta directiva corporativa , deben mantenerse archivadas y son documentos legales importantes. [5] [6] [7] Las actas de las reuniones de la junta directiva se mantienen separadas de las actas de las reuniones generales de miembros dentro de la misma organización. [8] Asimismo, las actas de las sesiones ejecutivas podrán conservarse por separado. [9] Los comités no están obligados a levantar actas formales, aunque se pueden tomar notas menos formales. [10] Para los comités, sus registros formales son los informes presentados a su organismo matriz.
El formato de las actas puede variar dependiendo de los estándares establecidos por una organización, aunque existen pautas generales. [11] [12] [13] Las Reglas de orden de Robert contienen un conjunto de actas de muestra. [14]
Generalmente, las actas comienzan con el nombre del organismo que celebra la reunión (por ejemplo, una junta) y también pueden incluir el lugar, la fecha, la lista de personas presentes y la hora en que el presidente llamó al orden la reunión. [15]
Dado que la función principal de las actas es registrar las decisiones tomadas, se deben incluir todas las decisiones oficiales. Si se propone y apoya una moción formal , entonces (independientemente de si se aprueba) se registra. [16] También podrá incluirse el recuento de votos. [17] La parte del acta que trata de una moción de rutina podría indicar simplemente que una moción en particular fue "propuesta por Ann y aprobada". No es estrictamente necesario incluir el nombre de la persona que apoya una moción. [16] Cuando se incluye un recuento, es suficiente registrar el número de personas que votaron a favor y en contra de una moción, [17] pero se pueden permitir solicitudes de los participantes para anotar sus votos por nombre. Si la decisión se toma mediante votación nominal , todos los votos individuales se registran por nombre. [17] Si se hace por consentimiento general sin votación formal, entonces este hecho podrá registrarse.
El acta podrá finalizar con una nota de la hora en que se levantó la sesión. [18] [19]
A veces, las actas las presenta la persona responsable de ellas (a menudo el secretario) en una reunión posterior para su revisión. La frase de cierre tradicional es "Enviado respetuosamente" (aunque esto ya no es común), seguida de la firma del oficial, su nombre mecanografiado (o impreso) y su cargo. [19] [20] Esa frase final se desarrolló a partir de "presentados respectivamente", expresando una afirmación de que el orden en que se registran los diversos eventos en el acta coincide con el orden en que ocurrieron durante la reunión real.
Normalmente, uno de los primeros puntos del orden del día o del orden del día de una reunión es la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior. Si los miembros del grupo acuerdan (generalmente por consentimiento unánime ) que el acta escrita refleja lo que sucedió en la reunión anterior, entonces se aprueban y el hecho de su aprobación se registra en el acta de la reunión actual. [21] Si hay errores u omisiones importantes, el acta podrá redactarse nuevamente y presentarse nuevamente en una fecha posterior. Se pueden realizar cambios menores inmediatamente utilizando los procedimientos de enmienda normales , y las actas enmendadas pueden aprobarse "según enmendada". [21] Normalmente es apropiado enviar un borrador del acta a todos los miembros antes de la reunión para que la reunión no se retrase debido a la lectura del borrador. [19]