El departamento de adquisiciones de la biblioteca es el responsable de la selección y compra de materiales o recursos. El departamento puede seleccionar proveedores, negociar precios de consorcio , organizar pedidos permanentes y seleccionar títulos o recursos individuales. [1]
Las bibliotecas, tanto físicas como digitales, suelen tener cuatro objetivos generales comunes que ayudan a determinar estas responsabilidades. Estos objetivos son importantes para las bibliotecas a fin de mantener el principio básico del acceso.
- Adquirir material lo más rápidamente posible
- Mantener un alto nivel de precisión en todos los procedimientos de trabajo.
- Mantener los procesos de trabajo simples para lograr el menor costo unitario posible
- Desarrollar relaciones de trabajo estrechas y amistosas con otras unidades de la biblioteca y proveedores.
Generalmente se siguen cinco pasos para adquirir material para una colección de biblioteca, ya sea física o digital.
- Procesamiento de solicitud
- Verificación
- Realizar pedidos
- Informes (gestión fiscal)
- Recibiendo pedidos
Existen ocho tipos de métodos de adquisición que siguen las bibliotecas:
- Pedidos en firme: pedidos que se determinan por nombre de manera específica. Por ejemplo, un libro, un libro de texto o una revista específica que la biblioteca desea.
- Pedidos permanentes: pedidos abiertos para todos los títulos que se ajustan a una categoría o tema en particular. Por ejemplo, estos pedidos suelen estar diseñados para publicaciones periódicas y la biblioteca sabe que querrá que se publique cualquier artículo de esa serie en particular. Una ventaja de este estilo de pedido es que es automático: el departamento de adquisiciones no tiene que pedir el siguiente artículo de la serie.
- Planes de aprobación: son similares a los pedidos permanentes, salvo que cubren una gran cantidad de áreas temáticas, los envía el proveedor y a la biblioteca solo se le cobra por los títulos específicos que acepta en su colección. En estas circunstancias, la biblioteca tiene la libertad de devolver cualquier cosa que no desee agregar a sus colecciones. Una ventaja de este estilo de pedido es que, a veces, el departamento de adquisiciones puede tomar mejores decisiones con los materiales en mano en lugar de con un formulario de pedido.
- Pedidos generales: en gran medida, una combinación de un pedido en firme y un plan de aprobación. Los pedidos generales son el compromiso de la biblioteca de comprar todo lo que se le ocurra. Por ejemplo, una biblioteca hace un contrato con un determinado editor o proveedor y comprará todo lo que este editor o proveedor tenga disponible en relación con un tema. Una ventaja de este estilo de pedido es la adquisición automática de materiales para un campo en particular, lo que puede ser especialmente beneficioso para bibliotecas especializadas o académicas.
- Suscripciones: se utilizan generalmente para revistas, periódicos u otras publicaciones periódicas que una biblioteca adquirirá. Al igual que los pedidos permanentes y generales, una biblioteca solo tiene que desarrollar un contrato una vez con un proveedor o editor y los artículos se entregan automáticamente cuando se imprimen. A menudo, las suscripciones tienen una duración determinada y deben renovarse al final del contrato.
- Contratos de arrendamiento: contratos que permiten el acceso a recursos específicos durante un período de tiempo. Los contratos de arrendamiento se utilizan con mayor frecuencia con recursos electrónicos, como bases de datos, revistas y materiales basados en la web. La biblioteca paga por el acceso al material en lugar de pagar por la propiedad del mismo.
- Regalos: en algunos casos, las bibliotecas pueden permitir regalos que la gente les dé. Es tarea del departamento de adquisiciones determinar si el regalo se conservará y se incorporará a la colección de la biblioteca. Este método lo utilizan normalmente las grandes instituciones académicas y las personas que dan los regalos son en su mayoría antiguos alumnos de esa institución. La política de desarrollo de la colección de una biblioteca suele indicar si la biblioteca acepta regalos.
- Intercambios: los intercambios se pueden dividir en dos subcategorías: intercambio de materiales duplicados o donados no deseados e intercambio de materiales nuevos entre bibliotecas. Nuevamente, las instituciones que suelen tener un proceso para este tipo de adquisición son las bibliotecas académicas o de investigación más grandes. Este también es un proceso de consorcios. [2]
La Asociación Americana de Bibliotecas ofrece cursos sobre Fundamentos de Adquisiciones durante todo el año para proporcionar procedimientos básicos para conceptos de adquisiciones de bibliotecas comúnmente utilizados para todos los formatos de bibliotecas. [3]
Véase también
Referencias
- ^ Reitz, Joan M. «Adquisiciones». Diccionario en línea de ciencias de la información bibliotecaria . ABC-CLIO . Consultado el 23 de julio de 2011 .
- ^ Evans, G. y Margaret Zarnosky Saponaro. Fundamentos de gestión de colecciones . Sexta edición. Libraries and Information Science Text Series. Libraries Unlimited; Oxford, Inglaterra. 2012. págs. 103–130.
- ^ "Fundamentos de adquisiciones". ala.org . Asociación de Colecciones Bibliotecarias y Servicios Técnicos (ALCTS) . Consultado el 25 de abril de 2020 .
