Un empleador en los Estados Unidos puede proporcionar beneficios de transporte a sus empleados que están libres de impuestos hasta un cierto límite. Según la sección 132(a) del Código de Rentas Internas de los Estados Unidos , los beneficios de transporte calificados son uno de los ocho tipos de beneficios legales para empleados (también conocidos como beneficios complementarios) que se excluyen del ingreso bruto al calcular el impuesto federal a las ganancias. Los beneficios de transporte calificados son los pases de transporte , el uso compartido de vehículos , la bicicleta y el estacionamiento asociado con estas cosas. [1] [2]
En general, los gastos de desplazamiento al trabajo no están excluidos de la compensación imponible en la legislación fiscal estadounidense (por ejemplo, el costo del combustible para ir al lugar de trabajo habitual no se puede deducir). El objetivo de hacer que los beneficios específicos descritos anteriormente no sean imponibles es fomentar formas de desplazamiento que reduzcan la congestión vial y la contaminación. [3]
Los beneficios para viajeros libres de impuestos, también conocidos como beneficios de transporte calificados, son programas de beneficios voluntarios proporcionados por el empleador que permiten a los empleados reducir sus gastos mensuales de transporte, viajes compartidos, bicicletas y estacionamiento relacionados con el trabajo. El beneficio es un beneficio fiscal federal autorizado por la Sección 132(a) del Código de Rentas Internas , Beneficios de Transporte Calificados. El dinero utilizado para estos gastos elegibles se puede excluir del ingreso bruto sujeto a impuestos federales. Muchos estados también excluyen este dinero de los impuestos estatales y locales.
Los beneficios para viajeros, establecidos en 1993 como parte de la sección 132(f) del código tributario federal, [4] tenían como objetivo brindar incentivos fiscales a los empleados para alentar su uso del transporte público , con el objetivo de reducir la congestión del tráfico y mejorar la calidad del aire. La ley establece límites mensuales a la cantidad que se puede excluir del ingreso bruto y, por lo tanto, no está sujeta a impuestos.
Los beneficios de transporte público que reúnen los requisitos incluyen los gastos que paga el empleador asociados con el uso por parte de los empleados de cualquier servicio de transporte público o privado. Una forma permitida de beneficio de transporte público es proporcionar a los empleados pases de transporte público, incluidas tarjetas de viaje, fichas, vales o pases que dan derecho a una persona a utilizar un servicio de transporte público o a comprar un pase de transporte público. El empleador también puede utilizar el reembolso en efectivo en determinadas circunstancias en las que un vale o instrumento similar no esté "fácilmente disponible", según lo define la ley. Sin embargo, el reembolso en efectivo debe estar respaldado por un "sistema de reembolso de buena fe" que incluya recibos o una certificación del tipo de gasto.
El uso compartido de vehículos es una prestación que se puede obtener siempre que el vehículo cumpla con ciertos requisitos, como que el 80 % del kilometraje se destine al transporte de los empleados desde y hacia el lugar de trabajo, que la capacidad de asientos sea para seis empleados más el conductor y que se utilicen al menos la mitad de los asientos. Los vehículos compartidos pueden ser operados directa o indirectamente por el empleador o pueden ser organizados por el empleado con el fin de trasladarse al trabajo.
El estacionamiento para viajeros se define como el estacionamiento en el lugar de trabajo o cerca de él o en un lugar desde el cual un empleado viaja al trabajo en transporte público, camioneta o vehículo compartido. Además, se excluye el estacionamiento para fines residenciales.
El beneficio de estacionamiento es el único beneficio relacionado con el uso compartido del vehículo en el estatuto.
Según la legislación fiscal estadounidense vigente, los beneficios de viaje diario están exentos de impuestos para los empleados solo a través de un empleador. Un empleado no puede aprovechar directamente estos beneficios fiscales, por ejemplo, mediante una deducción fiscal o un crédito en la declaración de impuestos individual de esa persona. Según el nivel del empleador, las opciones para los beneficios de viaje diario pueden incluir:
Los beneficios complementarios de transporte calificados permitidos bajo la sección 132(f) incluyen el reembolso del costo del transporte en vehículos de carretera para viajeros diarios ( vanpooling ), pases de transporte y gastos de estacionamiento para viajeros calificados. [5] Los beneficios se distribuyen comúnmente en forma de boletos de transporte prepagos o pases de metro (para usar en el metro , autobús , tren ligero , ferry o jitneys ), vales de transporte o estacionamiento prepagos, tarjetas de débito u otros medios electrónicos (utilizables solo para beneficios de viajero calificados) o reembolsos en efectivo por gastos de transporte o estacionamiento. Los beneficios para viajeros diarios no se rigen por las mismas reglas y regulaciones que los acuerdos de cuenta de gastos flexibles (FSA) y se tratan de manera diferente para fines impositivos y de informes.
Los programas de beneficios para trabajadores que viajan diariamente al trabajo ofrecen importantes ahorros fiscales, tanto para los empleadores como para los empleados. Si se ofrecen como un beneficio antes de impuestos, los empleados ahorran en sus impuestos federales sobre la nómina porque el monto designado por el empleado se deduce de sus ingresos brutos, y los empleadores ahorran porque no están obligados a pagar impuestos sobre la nómina sobre dicho monto deducido. Y para los empleados que están sujetos a impuestos estatales y locales que reconocen los beneficios antes de impuestos, sus ahorros pueden ser incluso mayores. Los empleadores que ofrecen el beneficio como un beneficio complementario libre de impuestos (pagado por el empleador) ahorran en impuestos sobre la nómina porque el empleador no necesita incluir el monto del beneficio complementario en el ingreso bruto del empleado. Normalmente, el monto de cualquier beneficio complementario proporcionado a los empleados debe incluirse en el ingreso bruto del empleado, pero los beneficios complementarios de transporte calificados proporcionados según la sección 132(f) están excluidos de este requisito.
Antes de 1984, el IRS consideraba que el estacionamiento gratuito para empleados, proporcionado por un empleador, era un beneficio adicional libre de impuestos, independientemente del valor del estacionamiento. [6] No existía ningún beneficio adicional libre de impuestos para los desplazamientos en transporte público. Este subsidio de estacionamiento servía como incentivo, en algunos casos un incentivo significativo, para conducir al trabajo incluso en áreas donde había una buena alternativa de transporte público. Muchos creían que tales subsidios contribuían a la creciente congestión en las carreteras. En un estudio realizado en el área metropolitana de la ciudad de Nueva York , hasta el 64% de los conductores solitarios que viajaban a Manhattan , un área bien servida por el transporte público, recibían un subsidio de estacionamiento. La exención de estacionamiento se codificó en la ley como parte de la Ley de Reducción del Déficit de 1984 cuando era parte de una nueva categoría de "beneficios adicionales por condiciones de trabajo". Normalmente, este tipo de beneficios adicionales se referían a cosas que proporcionaba un empleador, pero que serían deducibles de impuestos si las pagaba el empleado. Sin embargo, los empleados no podían deducir el costo del estacionamiento, por lo que el estacionamiento pagado por el empleador no encajaba en esta definición; no obstante, se creó una exención para el estacionamiento pagado por el empleador. [6]
La misma ley de 1984 intentó reparar las consecuencias no deseadas del estacionamiento libre de impuestos proporcionado por los empleadores mediante la creación de un incentivo fiscal federal para el transporte público que los empleadores podrían ofrecer a los empleados. En respuesta a una solicitud del Congreso contenida en esa ley, el IRS acordó permitir que los empleadores proporcionaran un beneficio adicional de transporte público de $15 mensuales a los empleados. TransitCenter en Nueva York fue creado por las agencias de transporte público de la zona en colaboración con los gobiernos locales y la comunidad empresarial, y financiado por el gobierno federal, para crear un programa para vender este beneficio a los empleadores como una forma de reducir la congestión.
En 1993, como resultado del éxito del programa TransitCenter, que se llamó TransitChek, y del aumento del costo de los gastos de transporte, se promulgó una nueva sección del Código de Rentas Internas para consolidar los beneficios impositivos proporcionados por el empleador para el transporte bajo una única disposición legal y para ampliar los incentivos para el transporte y el uso compartido de vehículos. Esta nueva disposición, la sección 132(f), aumentó el límite mensual para el transporte y el uso compartido de vehículos a $60 por mes, limitó el beneficio de estacionamiento a $155 por mes y agregó un índice anual que aumentaba los límites mensuales en incrementos de $5 a medida que aumentaba el costo de vida. Sin embargo, los beneficios libres de impuestos se limitaron a los beneficios pagados por el empleador hasta 1998, cuando el Código de Rentas Internas se amplió aún más para permitir como alternativa los beneficios para los viajeros antes de impuestos o financiados por el empleado. El actual programa de beneficios para viajeros es una consecuencia de estos cambios.
Otro cambio importante en la interpretación de la ley de beneficios para viajeros ocurrió a fines de 2006 en relación con el creciente uso de tarjetas de débito para beneficios de transporte, un tema que no se abordó en el estatuto ni en regulaciones anteriores. En respuesta al creciente uso de tarjetas de débito y crédito (y otros medios electrónicos) para compras de pases de transporte, el IRS emitió un nuevo conjunto de pautas que entrarán en vigencia a partir del 1 de enero de 2010. [7] La nueva norma establece que una tarjeta de débito (u otro medio electrónico) utilizada para proporcionar beneficios de transporte debe restringirse para su uso solo en aquellos puntos de venta donde solo se venden medios de tarifas de transporte, boletos y pases (tarjetas de débito con límite de terminal) para calificar como autojustificables de modo que puedan categorizarse como pases de transporte. Las tarjetas de débito que no tienen límite de terminal se consideran reembolsos en efectivo y requieren justificación.
A partir del 1 de enero de 2016, el límite mensual para el transporte público calificado siempre será igual al del estacionamiento calificado. [8]
Los empleados regulares pueden pagar hasta un límite determinado por el valor combinado de los pases de transporte proporcionados por el empleador más el viaje en la camioneta o autobús del empleador. Cualquier monto que supere el monto libre de impuestos se incluye en los ingresos brutos.
Los pases de tránsito calificados incluyen fichas, tarjetas de tarifa o vales para empresas de transporte público o privado.
Los vehículos de transporte colectivo o furgoneta que cumplan los requisitos deben tener capacidad para al menos seis pasajeros, con al menos la mitad de los asientos ocupados por empleados, y deben usarse al menos el 80 % del tiempo para el desplazamiento de los empleados.
La Sección 132(f) del Código de Rentas Internas permite que un empleador pague los costos de "transporte calificado" de los empleados que viajan diariamente al trabajo, hasta un límite mensual. El servicio de transporte compartido en camioneta está reconocido por el IRS como una forma de "transporte calificado" junto con los servicios de autobús, tren y ferry. [24]
Los empleados regulares pueden estacionar su vehículo hasta un límite determinado en un estacionamiento libre de impuestos o subvencionado hasta ese monto. Cualquier monto que supere el monto imponible debe incluirse en los ingresos brutos. Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), los beneficios de estacionamiento deben valorarse de acuerdo con el precio comercial regular para estacionar en el mismo lugar o en un lugar cercano. El estacionamiento debe estar dentro o cerca de las instalaciones del empleador, en una instalación de transporte público como una estación de tren o en un centro de uso compartido de vehículos . [25]
El beneficio para ciclistas que viajan al trabajo se agregó al Código 132(f) del IRS como parte de la Ley de Estabilización Económica de Emergencia de 2008 , promulgada el 3 de octubre de 2008. A partir de 2009, se permitió a los empleadores reembolsar a los ciclistas que viajan al trabajo hasta $20 por mes libres de impuestos por cada mes que se use una bicicleta para el transporte entre el hogar del empleado y el lugar de trabajo. El reembolso puede ser por gastos razonables incurridos para la compra de una bicicleta, mejoras de la bicicleta, reparación y almacenamiento. Los ciclistas que viajan al trabajo que reciben cualquier otro beneficio complementario de transporte según la Sección 132 no son elegibles para recibir el beneficio para ciclistas que viajan al trabajo.
El beneficio de la bicicleta se diferencia del beneficio de transporte público y estacionamiento en algunas maneras:
Este beneficio fue derogado temporalmente para los civiles como parte de la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos de 2017 y volverá a entrar en vigor el 1 de enero de 2026. [26]
Existen varias formas en las que los empleadores implementan programas de beneficios para los viajeros. La forma más directa es que los empleadores administren el programa ellos mismos, organizando, por ejemplo, la venta o entrega de pases de transporte a los empleados en el lugar de trabajo. De este modo, las empresas pueden ponerse en contacto con una agencia de transporte y comprar pases para sus empleados cada mes y utilizar las deducciones antes de impuestos de los empleados para pagar los pases o proporcionarlos gratuitamente a los empleados como un beneficio adicional. Alternativamente, los proveedores de beneficios de transporte para viajeros ofrecen productos de beneficios de transporte, como vales de transporte y tarjetas de débito de transporte, para la venta a los empleadores que los empleados pueden usar para comprar pases de transporte de cualquier operador de transporte en un área. Debido a que estos enfoques requieren tiempo y esfuerzo de la empresa para identificar qué empleados quieren participar, qué tipo de pase o producto necesitan y para manejar la distribución, esta opción es la más utilizada por las empresas de tamaño pequeño y mediano. Sin embargo, algunos operadores de transporte en todo el país tienen programas de venta de pases bien establecidos que involucran a grandes corporaciones que quieren contribuir al bienestar de su comunidad participando en este tipo de programas.
Cada vez más, las empresas medianas y grandes han buscado la ayuda de administradores externos (TPAs) o proveedores de beneficios para viajeros para que se encarguen de toda la administración de sus empleados. En estos casos, el proveedor se encargará de las inscripciones, la selección de productos, la distribución y el servicio de atención al cliente para la empresa. Además, los proveedores o TPAs se encargan de todos los asuntos de cumplimiento necesarios para garantizar que los productos y servicios cumplan con las normas del IRS . A cambio, el empleador pagará una tarifa de servicio para cubrir los gastos administrativos. Muchas de las empresas más grandes ubicadas en las principales áreas metropolitanas donde hay transporte público disponible utilizan este tipo de proveedores.
Las normas del Tesoro prevén un tipo adicional de beneficio de transporte. El valor de un diseño especial de vehículo (como un vidrio a prueba de balas) destinado a brindar seguridad se puede excluir del ingreso bruto si el diseño está destinado a una empresa de seguridad orientada a fines comerciales de buena fe. [27]