El software de gestión de consultorios médicos ( PMS ) es una categoría de software de atención médica que se ocupa de las operaciones diarias de un consultorio médico , incluidos los veterinarios . Este tipo de software permite con frecuencia a los usuarios capturar datos demográficos de los pacientes, programar citas, mantener listas de pagadores de seguros, realizar tareas de facturación y generar informes. [1]
En los Estados Unidos , la mayoría de los sistemas PMS están diseñados para consultorios médicos pequeños y medianos. Algunos de los programas están diseñados para empresas de facturación médica de terceros o son utilizados por ellas. Los PMS suelen dividirse entre software de escritorio, software cliente-servidor o software basado en Internet.
La variedad de software de escritorio está pensada para que la utilicen uno o varios usuarios que comparten el acceso en una sola computadora. El software cliente-servidor normalmente requiere que la consulta adquiera o alquile equipos de servidor y opere el software de servidor en ese hardware, mientras que las estaciones de trabajo de los usuarios individuales contienen software cliente que accede al servidor. La ventaja del software cliente-servidor es que permite que varios usuarios compartan los datos y la carga de trabajo; una desventaja importante es el costo de funcionamiento del servidor. El software basado en Internet es una clase relativamente nueva de PMS. Este tipo de software reduce la necesidad de que la consulta ejecute su propio servidor y se preocupe por la seguridad y la fiabilidad. Sin embargo, este tipo de software elimina los datos de los pacientes de las instalaciones de la consulta, lo que puede considerarse un riesgo de seguridad en sí mismo.
El PMS suele estar conectado a los sistemas de registros médicos electrónicos (EMR). Si bien cierta información en un PMS y un EMR se superpone (por ejemplo, los datos del paciente y del proveedor), en general, el sistema EMR se utiliza para ayudar a la práctica con cuestiones clínicas, mientras que el PMS se utiliza para cuestiones administrativas y financieras. Los consultorios médicos a menudo contratan a diferentes proveedores para proporcionar los sistemas EMR y PMS. La integración del software EMR y PMS se considera uno de los aspectos más desafiantes de la implementación del software de gestión de la práctica médica.
La mayoría de los programas de gestión de consultorios contienen sistemas que permiten a los usuarios ingresar y hacer un seguimiento de los pacientes, programar y hacer un seguimiento de las citas de los pacientes, enviar reclamos de seguros y estados de cuenta de los pacientes como parte del proceso de cobro, procesar pagos de seguros, pacientes y terceros, y generar informes para el personal administrativo y clínico del consultorio. Por lo general, el uso de un PMS también implica mantener actualizados grandes conjuntos de datos, incluidas listas de diagnósticos y procedimientos, listas de compañías de seguros, médicos referentes, proveedores, instalaciones y mucho más.
Los sistemas de gestión de consultorios suelen incluir un componente de calendario o programación que permite al personal crear y hacer un seguimiento de las próximas visitas de los pacientes. El software suele diferenciarse por si permite la doble reserva o si utiliza un modelo de programación o de reserva. Los horarios suelen estar codificados por colores para permitir que los proveedores de atención médica (es decir, médicos, enfermeras, asistentes) identifiquen fácilmente bloques de tiempo o grupos de pacientes.
Si el paciente tenía una póliza de seguro pública o privada válida en el momento en que se le proporcionaron estos servicios, los cargos se envían como una reclamación de seguro. El proceso de envío de cargos puede realizarse en papel, generalmente con el uso del formulario CMS -1500. Este formulario enumera el proveedor que realizó el servicio, el paciente, los servicios realizados y los diagnósticos relacionados. Para los cargos institucionales (normalmente hospitalarios), las reclamaciones también pueden enviarse en los formularios UB-04 (anteriormente UB-92, cuyo uso se interrumpió en 2007). Las reclamaciones también pueden enviarse electrónicamente utilizando los estándares de intercambio electrónico de datos estándar de la industria .
En la mayoría de los casos, las reclamaciones electrónicas se envían mediante un proceso de software automatizado. Algunos proveedores de sistemas de gestión de consultorios actualizarán los códigos CPT/ICD-10 en el software de consultorio anualmente. Algunos, especialmente las firmas más pequeñas, dejan que los consultorios médicos se encarguen exclusivamente de ello. [2] Si bien muchos pagadores de seguros han creado métodos para la presentación directa de reclamaciones electrónicas, muchos proveedores de software o usuarios de consultorios utilizan los servicios de un centro de compensación de reclamaciones electrónicas para presentar sus reclamaciones. Estos centros de compensación suelen mantener conexiones con un gran número de pagadores y facilitan que los consultorios presenten reclamaciones a cualquiera de estos pagadores. En lugar de crear una conexión con cada pagador, el usuario del consultorio o el proveedor de software solo deben conectarse al centro de compensación.
Una vez que el pagador resuelve un reclamo, se envía algún tipo de respuesta al solicitante. Por lo general, se trata de una Explicación de beneficios (EOB) en papel o un Aviso de remesa electrónica (ERA). En ellos se describen las acciones que el pagador tomó en cada reclamo: montos pagados, denegados, ajustados, etc.
En los casos en los que un paciente no tenía un seguro adecuado o en los que la cobertura del seguro no cubría la totalidad de los gastos, el consultorio suele enviar los estados de cuenta del paciente. El software de gestión de consultorios suele contener formas para que un consultorio imprima y envíe por correo sus propios estados de cuenta (u otra correspondencia) e incluso puede contener una forma de interactuar con empresas de impresión de estados de cuenta de pacientes de terceros.
Casi invariablemente, el proceso de gestión de una consulta médica requiere cierta introspección, y el software de gestión de consultas suele contener funciones de generación de informes que permiten a los usuarios extraer datos detallados sobre el rendimiento financiero y los historiales financieros de los pacientes. El PMS suele tener informes preconfigurados y permite a los usuarios diseñar sus propios informes ad hoc. En algunos casos, la función de generación de informes del PMS interactúa con los sistemas de apoyo a la toma de decisiones o tiene una funcionalidad similar incorporada.
Se estimó que el tamaño de la industria mundial de PMS veterinarios era de 323 millones [3] en 2016, con más de 120 millones de Estados Unidos. [3] Se espera que el PMS veterinario crezca a una tasa del 8,9 % anual. [3] Hay más de 20 programas diferentes disponibles en el mercado para PMS veterinarios. [4]
El software de gestión de la práctica médica (PMS) ha sido tradicionalmente comercial; existen pocos sistemas de gestión de la práctica médica gratuitos viables, aunque se están desarrollando algunos sistemas de código abierto . La licencia y el funcionamiento de un PMS suelen costar entre 100 y decenas de miles de dólares. [ cita requerida ]
A menudo, el PMS necesita interactuar con el mundo exterior. Existen varios estándares que se utilizan: